Depuis le vote du Conseil d’administration (CA) du 20 novembre 2023, l’Abes a travaillé activement à son Projet d’Établissement 2024-2028, en ouvrant différents chantiers d’importance : travail avec les ministères de la Culture et de l’ESR pour la transformation du réseau Sudoc PS ; lancement du projet Réinformatisation (groupes de travail autour de l’expression des besoins, du portrait des données gérées par l’Abes et de l’analyse du marché) ; discussions avec le consortium Couperin et le MESR pour préciser la contribution de l’agence à la gestion de la documentation électronique ; lancement d’une étude pour effectuer le bilan carbone de l’agence… Enfin, une très conséquente réorganisation interne est en cours à l’Abes afin d’adapter sa structuration aux défis de ce projet ambitieux.
Cette activité soutenue tout au long de 2024 va s’intensifier en 2025 et au-delà, ce qui exige une concentration des forces de l’agence sur la réinformatisation et les impacts majeurs qu’elle aura sur les services proposés et les réseaux desservis.
Pour ne pas obérer les chances de réussite de ce projet crucial pour nos missions, l’Abes a réfléchi à la réorientation de certaines de ses activités courantes. Ainsi, après la validation par son CA le 20 novembre 2023 de la suspension des déploiements dans les réseaux Sudoc et Calames jusqu’à l’ouverture du nouveau système de gestion de métadonnées (SGM) prévue en 2027, une seconde salve de réorientations, plus opérationnelles, a été présentée et validée par le CA du 27 juin 2024 (consulter le document).
Une nécessaire priorisation des activités courantes déclinée selon plusieurs axes
Dans cette perspective, plusieurs axes ont été étudiés. Le premier concerne la suspension des évolutions des outils de signalement amenés à disparaître lors du changement de système. Ce gel des évolutions porte particulièrement sur les applications associées au CBS, socle logiciel du Sudoc auquel s’est greffé au fil des années un grand nombre d’outils et de services. Qu’il s’agisse de l’évolution des formats de données, des consignes de catalogage ou des fonctionnalités, les administrateurs ont validé le gel de ces applications qui ne devraient donc pas connaître de changements significatifs jusqu’au déploiement du nouveau système en 2027. Dans le même ordre d’idées, la création de nouvelles moulinettes d’imports de données sera strictement limitée aux imports contractuellement prévus dans le cadre des achats de documentation électronique. De même, les opérations de versement de nouveaux catalogues ou bases externes, particulièrement longues et coûteuses, se feront dans le prochain système.
Le CA du 27 juin a également validé la réorientation de certains travaux autour des données réalisés par l’agence à la demande des membres des réseaux. Ainsi, les opérations d’injection ou de modification en masse de données locales, par exemple, sont mises en pause afin de permettre aux équipes de l’Abes de concentrer leurs efforts sur la préparation des données en vue de la migration (correction, mise en cohérence, dédoublonnage…). Pour autant, l’accès aux ressources documentaires étant la mission première de l’agence, le service de modification en masse sur les données d’accès restera disponible via le guichet d’assistance. Une nouvelle version de l’application ITEM est par ailleurs programmée. Une nouvelle fonctionnalité permettra aux professionnels des réseaux de supprimer des lots d’exemplaires. Développer l’autonomie des établissements dans la gestion de leurs données constitue, rappelons-le, un objectif important du changement de système.
Par ailleurs, l’investissement de l’Abes en matière de normalisation va être réévalué dans les mois à venir afin d’ajuster son niveau d’intervention et de concentrer son action sur les travaux les plus pertinents au regard des enjeux stratégiques du Projet d’Établissement 2024-2028 ainsi que des établissements de l’ESR. En effet, au-delà des standards internationaux promus par l’IFLA, de nouveaux modèles de données émergent dans le paysage normatif (ROR, ORCID, DOI CrossRef, BibFrame…). L’interopérabilité de nos données avec les bases de connaissances internationales, le projet de mise en œuvre d’un référentiel spécifique aux structures, ainsi que l’importance croissante des identifiants pérennes (PIDs) dans les écosystèmes concernés, constituent autant d’éléments structurants qui orientent et guident les actions de l’Abes dans ce domaine.
Le dernier axe de priorisation envisagé met l’accent sur les projets favorisant l’autonomie des établissements. Plusieurs projets sont d’ores et déjà à l’étude. Outre la nouvelle version d’ITEM mentionnée ci-dessus, l’Abes projette également : d’optimiser les flux internes pour sécuriser le suivi budgétaire ; de mettre en place un nouvel outil d’assistance, plus ergonomique, qui distingue les types de demandes afin d’ajuster au mieux leur traitement en interne ; d’ouvrir un CRM pour faciliter le suivi des relations avec les établissements. Autant de projets qui visent à accroître l’efficacité des services rendus et dont bénéficieront directement leurs utilisateurs.
Le déploiement du nouvel organigramme de l’Abes, prévu début 2025, devrait également rationaliser les circuits existants grâce à de nouvelles procédures, ce qui aidera l’Abes à renforcer son investissement dans la réalisation de son Projet d’établissement.
Consulter également : Réorientation des activités courantes de l’Abes, Arabesques [En ligne], 115 | octobre-décembre 2024