Réorganiser les services de l’Abes : une étape nécessaire du projet d’établissement

Grâce à son Projet d’établissement 2024-2028 adopté en novembre 2023, l’Abes souhaite affirmer son rôle dans la fourniture de métadonnées de qualité aux organisations de l’enseignement supérieur et de la recherche.

A cette fin, elle met l’accent sur une volumétrie de données plus massive, sur la mise en œuvre de nouveaux référentiels, mais aussi sur des traitements plus automatisés et une gestion plus dynamique des flux de données à destination des établissements. Pierre angulaire de ce projet d’établissement, le renouvellement de notre système d’information constitue l’un des principaux moyens de réalisation de cet objectif général.

Une réorganisation devenue nécessaire

Le Projet d’établissement a également identifié qu’il était nécessaire d’adapter l’agence à ces nouvelles orientations. En vue d’une meilleure adéquation entre les ressources humaines et la réalisation des grands axes de développements retenus, une restructuration des départements et services de l’Abes était donc indispensable. Cette réorganisation, qui nous a occupés tout au long de l’année 2024, est en passe d’aboutir.

Le nouvel organigramme, qui sera mis en œuvre début 2025, met en avant deux principes.

Le premier principe répond au besoin de transversalité entre les métiers et, au sein des métiers, entre les équipes pour remédier à un fonctionnement considéré, tant par l’établissement que par le HCERES, comme s’étant cristallisé autour de silos impropres au nécessaire partage de compétences et fragilisant l’action au long terme de l’établissement.

Le second principe porte le souhait d’une nouvelle approche par services, plutôt que par produits logiciels ou par catégories de données, afin de mieux répondre aux pratiques et enjeux stratégiques des établissements, dans une approche plus globale des données et services.

Des départements repensés, la création d’une cellule Projets

Le département « Développement des services et des réseaux »

Tout d’abord, l’analyse des besoins des établissements desservis étant au cœur de la démarche de construction du projet d’établissement de l’Abes, l’organigramme prend en compte cet impératif en créant un département « Développement des services et des réseaux », intégralement tourné vers les relations extérieures à l’agence. Sa mission principale sera d’être à l’écoute des besoins exprimés par la communauté universitaire, qu’ils soient membres de nos réseaux ou réutilisateurs de nos données, afin de permettre à l’Abes de transformer ses services et son système en les ajustant au plus près des attentes qui se seront exprimées. Il sera dirigé par Héloïse Lecomte, conservatrice des bibliothèques qui, après des expériences professionnelles à la BnF et à la BULAC, travaille depuis 2018 à l’Abes sur les problématiques de normalisation et de coordination des données.

Ce département rassemble tous les services orientés vers les établissements :

  • Un service « Achat et valorisation de la documentation électronique », chargé de coordonner et promouvoir les activités autour de l’acquisition et du signalement de ces ressources. Il aura notamment pour mission de travailler à la soutenabilité de la mission selon les axes de travail présentés dans le Projet d’établissement.
  • Un service « Ingénierie pédagogique et Documentation », qui a vocation à offrir l’ensemble des dispositifs propres à accompagner les réseaux dans l’usage des outils, des données et des services déployés.
  • Un service « Animation des réseaux et Communication », ayant pour double objectif de développer et assurer l’animation et la communication de l’Abes (auprès des réseaux membres, des partenaires, des réutilisateurs de nos données…) et de coordonner les évolutions potentielles au travers d’enquêtes et de procédures d’évaluation.
  • Un service « Fourniture de données et Interfaces », qui donne accès aux données gérées par l’Abes par le biais d’applications, d’exports ou de services d’exposition (par exemple par APIs).

Le département du « Système d’information et des Métadonnées »

Le département du « Système d’information et des Métadonnées » a quant à lui été conçu en appui du département « Développement des services et des réseaux » avec, pour mission première de lui permettre de répondre aux attentes et besoins exprimés. Son objectif est d’assurer le bon fonctionnement des outils et des applications déployées dans un cadre et une architecture techniques opérationnels conformes à la politique informatique de l’agence. L’une de ses priorités sera de travailler à la cohérence des données mises à disposition des réseaux en veillant au respect des normes documentaires, en association étroite et constante avec le département « Développement des services et des réseaux ».

Ce département aura un rôle crucial dans l’intégration de l’ensemble des briques de notre système d’information actuel avec le nouveau Système de Gestion de Métadonnées attendu pour forger un nouveau système d’information cohérent.

Il sera dirigé par Stéphane Gully, ingénieur de recherche informatique qui, après plusieurs années d’expériences à l’INRIA, dans le secteur privé, et à l’Inist-CNRS, travaille depuis 2018 à l’Abes où il exerce jusqu’ici les fonctions de DSI.

Le département des « Affaires Générales »

Enfin, le département des « Affaires générales » vise à apporter à l’Abes le soutien nécessaire en termes de finances, de ressources humaines, de documentation et communication internes, ainsi que l’appui juridique indispensable aux besoins de l’agence. Le département sera dirigé par Nawal Benni, inspectrice principale des finances publiques, qui a rejoint l’Abes en 2023 après avoir travaillé à la Direction Régionale des Finances Publiques.

La cellule Projets et la réinformatisation

Ces 3 départements sont complétés dans l’organigramme par une cellule Projets, qui comporte, outre le Labo de l’Abes, un service dédié au Projet de réinformatisation de l’Abes, l’une des principales réalisations à mener dans les années qui viennent. C’est Raluca Pierrot qui a été nommée directrice de ce projet. Conservatrice en chef des bibliothèques, elle était précédemment directrice adjointe du SCD de l’Université Montpellier 3. A l’Abes depuis 2018, elle assure jusqu’ici le pilotage de l’ensemble des activités liées à la documentation électronique, tant sur le volet des négociations et contrats que sur le volet des données associées.

Consulter également : Réinformatisation : point d’étape, Arabesques » [En ligne], 115 | octobre-décembre 2024

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Projet d’établissement 2024-2028 : hiérarchiser les priorités de l’Abes pour construire le futur 

Des travaux conséquents en 2024

Depuis le vote du Conseil d’administration (CA) du 20 novembre 2023, l’Abes a travaillé activement à son Projet d’Établissement 2024-2028, en ouvrant différents chantiers d’importance : travail avec les ministères de la Culture et de l’ESR pour la transformation du réseau Sudoc PS ; lancement du projet Réinformatisation (groupes de travail autour de l’expression des besoins, du portrait des données gérées par l’Abes et de l’analyse du marché) ;  discussions avec le consortium Couperin et le MESR pour préciser la contribution de l’agence à la gestion de la documentation électronique ; lancement d’une étude pour effectuer le bilan carbone de l’agence… Enfin, une très conséquente réorganisation interne est en cours à l’Abes afin d’adapter sa structuration aux défis de ce projet ambitieux.

Cette activité soutenue tout au long de 2024 va s’intensifier en 2025 et au-delà, ce qui exige une concentration des forces de l’agence sur la réinformatisation et les impacts majeurs qu’elle aura sur les services proposés et les réseaux desservis.

Pour ne pas obérer les chances de réussite de ce projet crucial pour nos missions, l’Abes a réfléchi à la réorientation de certaines de ses activités courantes. Ainsi, après la validation par son CA le 20 novembre 2023 de la suspension des déploiements dans les réseaux Sudoc et Calames jusqu’à l’ouverture du nouveau système de gestion de métadonnées (SGM) prévue en 2027, une seconde salve de réorientations, plus opérationnelles, a été présentée et validée par le CA du 27 juin 2024 (consulter le document).

Une nécessaire priorisation des activités courantes déclinée selon plusieurs axes

Dans cette perspective, plusieurs axes ont été étudiés. Le premier concerne la suspension des évolutions des outils de signalement amenés à disparaître lors du changement de système. Ce gel des évolutions porte particulièrement sur les applications associées au CBS, socle logiciel du Sudoc auquel s’est greffé au fil des années un grand nombre d’outils et de services. Qu’il s’agisse de l’évolution des formats de données, des consignes de catalogage ou des fonctionnalités, les administrateurs ont validé le gel de ces applications qui ne devraient donc pas connaître de changements significatifs jusqu’au déploiement du nouveau système en 2027. Dans le même ordre d’idées, la création de nouvelles moulinettes d’imports de données sera strictement limitée aux imports contractuellement prévus dans le cadre des achats de documentation électronique. De même, les opérations de versement de nouveaux catalogues ou bases externes, particulièrement longues et coûteuses, se feront dans le prochain système.

Le CA du 27 juin a également validé la réorientation de certains travaux autour des données réalisés par l’agence à la demande des membres des réseaux. Ainsi, les opérations d’injection ou de modification en masse de données locales, par exemple, sont mises en pause afin de permettre aux équipes de l’Abes de concentrer leurs efforts sur la préparation des données en vue de la migration (correction, mise en cohérence, dédoublonnage…). Pour autant, l’accès aux ressources documentaires étant la mission première de l’agence, le service de modification en masse sur les données d’accès restera disponible via le guichet d’assistance.  Une nouvelle version de l’application ITEM est par ailleurs programmée. Une nouvelle fonctionnalité permettra aux professionnels des réseaux de supprimer des lots d’exemplaires. Développer l’autonomie des établissements dans la gestion de leurs données constitue, rappelons-le, un objectif important du changement de système.

Par ailleurs, l’investissement de l’Abes en matière de normalisation va être réévalué dans les mois à venir afin d’ajuster son niveau d’intervention et de concentrer son action sur les travaux les plus pertinents au regard des enjeux stratégiques du Projet d’Établissement 2024-2028  ainsi que des établissements de l’ESR. En effet, au-delà des standards internationaux promus par l’IFLA, de nouveaux modèles de données émergent dans le paysage normatif (ROR, ORCID, DOI CrossRef, BibFrame…). L’interopérabilité de nos données avec les bases de connaissances internationales, le projet de mise en œuvre d’un référentiel spécifique aux structures, ainsi que l’importance croissante des identifiants pérennes (PIDs) dans les écosystèmes concernés, constituent autant d’éléments structurants qui orientent et guident les actions de l’Abes dans ce domaine.

Le dernier axe de priorisation envisagé met l’accent sur les projets favorisant l’autonomie des établissements. Plusieurs projets sont d’ores et déjà à l’étude. Outre la nouvelle version d’ITEM mentionnée ci-dessus, l’Abes projette également : d’optimiser les flux internes pour sécuriser le suivi budgétaire ; de mettre en place un nouvel outil d’assistance, plus ergonomique, qui distingue les types de demandes afin d’ajuster au mieux leur traitement en interne ; d’ouvrir un CRM pour faciliter le suivi des relations avec les établissements. Autant de projets qui visent à accroître l’efficacité des services rendus et dont bénéficieront directement leurs utilisateurs.

Le déploiement du nouvel organigramme de l’Abes, prévu début 2025, devrait également rationaliser les circuits existants grâce à de nouvelles procédures, ce qui aidera l’Abes à renforcer son investissement dans la réalisation de son Projet d’établissement.

Consulter également : Réorientation des activités courantes de l’Abes, Arabesques [En ligne], 115 | octobre-décembre 2024

 

 

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L’Abes rejoint Callisto-formation, plateforme pédagogique nationale de l’IST

Mise en ligne en 2021 sous l’impulsion et avec le soutien du MESR, et grâce au travail conjoint des CRFCB, des Urfist et de l’Inist-CNRS, la plateforme Callisto-formation met à disposition et valorise un éventail, large et sans cesse croissant, de ressources éducatives libres dans les domaines de l’information scientifique et technique, de la science ouverte et des métiers des bibliothèques (comme, par exemple, Doranum en matière de gestion et de partage des données de la recherche ou les conseils méthodologiques de Formadoct à destination des doctorants).

Callisto-formation repose sur Moodle, logiciel de Learning Management System (LMS) qui s’est particulièrement développé dans le monde de l’enseignement supérieur à distance. Ses objectifs sont de constituer un écosystème apprenant de valorisation documentaire commun à l’ensemble des professionnels de l’IST, et de contribuer à la construction de parcours de formations distancielles, in fine personnalisables et davantage certifiables.

Un nouveau partenariat qui prend corps

A la suite de l’adoption, par son Conseil d’administration du 24 juin 2024, d’un nouveau conventionnement entre l’Abes et la fondation UNIT (qui administre le dispositif Callisto), les ressources en autoformation de l’agence, précédemment hébergées sur le site moodle.abes.fr, ont  été migrées vers un nouvel espace institutionnel dédié au sein de Callisto-formation.

A partir du lundi 23 septembre 2024, c’est donc à cette nouvelle adresse que chacun pourra accéder à l’ensemble des ressources de formations à distance, présentes et à venir, et notamment à tous les matériaux des webinaires de formation continue de l’Abes (J-e.cours et Rendez-vous avec les experts).

Un jalon vers un accompagnement pédagogique renouvelé et mutualisé

Ces ressources, librement consultables, sont regroupées en six rubriques principales, correspondant aux réseaux actuels : Sudoc, Sudoc PS, Thèses, Autorités et référentiels, Calames, Documentation électronique. Précisons que la fonction d’authentification disponible dans Callisto ne s’applique qu’à certaines formations accessibles uniquement sur inscription (c’est le cas par exemple des préparations aux concours des bibliothèques proposées par l’ADCRFCB). Dans le cas des cours de l’Abes, cette authentification est donc non avenue.

Ce nouveau dispositif d’ingénierie pédagogique mutualisé se présente ainsi comme l’un des leviers d’accompagnement de la future réinformatisation de l’Abes, enjeu central de son projet d’établissement 2024-2028, qui entraînera une refonte de l’offre de formations, en partenariat avec les grands organismes de formation du secteur.

Consulter : https://callisto-formation.fr

 

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Abes Tour : prochaine étape à Strasbourg

Le dispositif Abes Tour a été initié en 2019 par la commission SSI de l’ADBU. Depuis sa mise en place, l’Abes a visité 15 établissements (3 à 4 visites annuelles)

Avec la rentrée universitaire 2024-2025 reprennent les Abes Tour. Ce dispositif, qui permet à l’Abes de rendre visite à un établissement membre des réseaux documentaires de l’ESR, a pour objectif de mieux appréhender les réalités du travail quotidien, de recueillir les besoins et d’échanger sur des aspects stratégiques, notamment autour des axes du Projet d’établissement 2024-2028.

Ainsi, le 8 octobre prochain, une délégation de 6 agents de l’Abes – dont Nicolas Morin, son directeur – fera une halte de 24 heures dans le Grand Est à l’invitation du service des Bibliothèques de l’Université de Strasbourg.

Vue du Studium
Bibliothèque du Studium, université de Strasbourg

Ce sera pour l’Abes l’occasion de présenter le projet Réinformatisation visant à la refonte du Système universitaire de documentation (Sudoc) et de répondre, autant que faire ce peut, à certaines interrogations légitimes par exemple autour du signalement des ressources électroniques ou du  futur outil de catalogage. L’Abes présentera également sa politique de R&D et l’activité de son Labo.

Pour sa part, l’Abes attend de la part de son hôte strasbourgeois, son retour d’expérience sur les outils, locaux et nationaux, utilisés dans le cadre des activités de signalement. Un autre axe de réflexion, qui sera décliné lors d’un atelier dédié et abordé selon un angle pratique et fonctionnel sera consacré au travail sur les identifiants et référentiels – notamment dans la perspective du futur référentiel pour l’identification des structures de recherche, autre axe du Projet d’établissement de l’Abes.

 

Observatoire de Strasbourg
Observatoire de Strasbourg

La journée s’achèvera avec la visite d’une bibliothèque du réseau documentaire de l’université : le centre des données astronomiques, où nos hôtes et leurs visiteurs pourront, depuis la Coupole de l’Observatoire astronomique de Strasbourg, avoir la tête dans les étoiles !

 

 

 

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Suspension du compte X de l’Abes

L’Abes a pris la décision de mettre en veille son compte X (ex-Twitter), une décision qui intervient dans la foulée de la suspension de comptes d’autres établissements de l’ESR (enssib, universités …).

Depuis bientôt deux ans, l’Abes a renforcé sa présence sur le réseau Linkedin. Initialement ouvert pour diffuser largement les offres d’emploi, le compte Linkedin de l’Abes a progressivement gagné en nombre d’abonnés et montre une croissance dynamique du nombre de ses abonnements. 

Les abonnés au compte X de l’Abes sont  invités :

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Formations 2024-2025 : ouverture des inscriptions

bonne rentrée ! Le service Accompagnement des Réseaux de l’Abes a le plaisir d’informer les professionnels des réseaux de l’ouverture des inscriptions aux formations 2024-2025.

Pour les nouveaux catalogueurs Calames et Sudoc

Les sessions de formation  « Catalogueur d’un établissement Calames » et « Catalogueur d’un établissement Sudoc » sont assurées par l’équipe des formateurs-relais (Calames / Sudoc).

Importance des pré-requis ! 
Ces sessions ont pour objectif d’apprendre aux participants à utiliser de manière efficace les interfaces professionnelles de production tout en respectant les consignes et règles de catalogage. Il est important de noter que ces sessions ne sont pas destinées à fournir une formation en catalogage.
Pour tirer pleinement parti de ces formations, les participants doivent posséder des connaissances fondamentales en catalogage.
Par exemple, pour Calames, une connaissance préalable de XML-EAD est indispensable, tandis que pour le Sudoc, il est essentiel de maîtriser le format UNIMARC, l’indexation RAMEAU, ainsi que les normes ISBD et leur conversion en RDA-FR.

En cas de doute, il est conseillé de prendre conseil auprès des Correspondants Abes présents dans chaque établissement membre.
Rappelons que des formations sont régulièrement dispensées, notamment par les CRFCB (consulter la plateforme des formations des CRFCB), ainsi qu’à l’Enssib pour ce qui concerne l’EAD en bibliothèque.

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QualiMarc : Publication des résultats de l’enquête de satisfaction

Logo QualiMarcAprès une année de mise en service, le moment était venu de dresser une première évaluation des usages de QualiMarc, l’outil d’analyse de la qualité des notices bibliographiques du Sudoc. Une enquête de satisfaction a été lancée, en mars 2024, auprès des contributeurs du Sudoc (catalogueurs, correspondants, responsables CR). 210 réponses individuelles ont été récoltées et analysées.

La synthèse de cette enquête est désormais disponible sur le site de l’Abes,

Voici un résumé de cette analyse, en 6 points-clé :

1.       QualiMarc est un outil bien connu des membres du réseau, sa campagne de lancement a été réussie.

2.       QualiMarc est un outil jugé facile d’utilisation (le visionnage du tutoriel est suffisant pour s’approprier l’outil).

3.       La majorité des répondants utilise QualiMarc au moins une fois par jour.

4.       L’usage principal de QualiMarc est l’analyse quotidienne de son travail de catalogage : les fonctionnalités prévues pour l’analyse d’importants volumes de PPN (l’export, le tri, les filtres de résultats), généralement dans le cadre de chantiers-qualité, sont aujourd’hui peu utilisées.

5.       Bien que très apprécié, QualiMarc est cependant jugé perfectible, notamment sur les temps de traitement, l’exhaustivité des contrôles, l’intelligibilité des messages et l’ergonomie (différenciation souhaitée entre les alertes qui relèvent de l’erreur et celles qui relèvent du point de vigilance).

6.       Enfin, il est souhaité qu’une fonctionnalité d’authentification, permettant la personnalisation, le suivi de ses propres analyses et la création de ses propres règles, soit proposée.

 

Consulter : Évaluation de QualiMarc, enquête mars 2024

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Calames – publication du Rapport statistique 2023

L’Abes a le plaisir d’annoncer la publication du Rapport statistique 2023 – Activité du réseau Calames.

Une production en net recul en 2023

logo Calames rondAprès plusieurs années exceptionnelles de 2020 à 2022, au cours desquelles des records de production et de publication dans Calames ont été battus, l’année 2023 marque un net ralentissement de l’activité du réseau.

Qu’il s’agisse de la production – située en dessous de la moyenne historique des 100 000 composants <c> EAD – ou de la publication dans Calames – avec 56 970 composants <c> publiés, la moyenne annuelle depuis l’origine de Calames se situant autour de 82 000 composants, cette baisse importante s’explique en partie du fait de l’arrêt quasi complet de l’activité dans Calames des trois établissements les plus productifs en 2022, dont celle de l’INHA, principal contributeur depuis 2020, avec plus de 151 000 composants produits sur la période 2020-2022, qui a été divisée par quatre en 2023. Dès le début 2023, la production et la publication de composants ont été nettement inférieures aux niveaux des années précédentes et ce, ensuite, pour quasiment tous les mois de l’année.

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Journées Abes 2024 : ouverture des inscriptions

Affiche Journées Abes 2024L’Abes a le plaisir d’annoncer la publication du programme et l’ouverture des inscriptions aux Journées Abes, qui auront lieu les 28 et 29 mai 2024 au Corum – Palais des Congrès de Montpellier.

Suite à la finalisation du projet d’établissement 2024-2028, le programme des Journées Abes 2024 en déclinera les thématiques structurantes, notamment lors de la seconde journée sous forme d’ateliers collaboratifs, les JabesCamp, visant à associer les professionnels des réseaux documentaires de l’ESR à la mise en oeuvre du projet.

En cette année particulière qui célèbre les 30 ans de l’Agence, le cocktail dînatoire se tiendra dans un lieu emblématique de Montpellier, le MO.CO Musée d’art contemporain.

L’Abes remercie chaleureusement les sociétés sponsors pour leur contribution essentielle à la réussite de ces Journées, essentielles à la cohésion de notre communauté professionnelle.

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Réseau Sudoc PS : restitution d’une enquête sur l’application Cidemis

L’application Cidemis constitue l’interface unique à disposition des bibliothèques des réseaux de l’Abes – soit environ 3 000 établissements, répartis entre les réseaux Sudoc et Sudoc PS – pour les échanges directs avec les 93 Centres du réseau international de l’ISSN.  

Avec une moyenne d’environ 4 000 demandes émises chaque année, c’est via l’application Cidemis que sont transmises :

  • les demandes d’attribution de nouveaux n°ISSN pour les ressources qui n’en disposent pas encore 
  • les demandes de correction de données au sein des notices du Registre international de l’ISSN, répertoire de référence pour les notices de ressources continues géré par le Centre International de l’ISSN.  

Après une refonte de Cidemis réalisée en 2021 afin d’en améliorer le confort d’usage et les performances, le moment était venu de « reprendre le pouls » de l’application en sollicitant ses principaux utilisateurs : les Responsables de Centres du Réseau Sudoc PS.  

A cette fin, du 6 au 16 novembre 2023, l’Abes a lancé l’enquête flash « Workflow entre le Sudoc PS et ISSN, via l’application Cidemis  ». Celle-ci  a recueilli les réponses de 19 Responsables de Centres du Réseau Sudoc PS, soit 63% des Responsables CR en poste. 

Le but visé : améliorer le circuit de numérotation ISSN en s’intéressant aux flux sur lesquels reposent Cidemis. L’analyse des points d’achoppement du circuit permettra à l’Abes de réaliser des actions ciblées pour en améliorer la fluidité.

Consulter les résultats de l’enquête : https://abes.fr/enquete-cidemis-2023

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