Les 10 ans du dispositif de formation continue «J.e-cours» !

En 2012, pour répondre aux demandes des membres des réseaux exprimées lors d’une enquête de satisfaction et via l’AURA (l’Association des Utilisateurs des Réseaux de l’Abes, dissoute depuis et remplacée par la commission SSI – Signalement et Systèmes d’Information – de l’ADBU), le pôle Formation créait les « J.e-cours ».

Il s’agissait alors d’améliorer et consolider la diffusion des consignes de travail auprès des utilisateurs, de proposer à ceux ayant déjà suivi une formation initiale des contenus de formation plus ciblés et d’intégrer ce temps de formation dans les habitudes de travail des utilisateurs, dans le cadre d’un rendez-vous court, en ligne et régulier.

C’est le jeudi qui fut choisi pour proposer, à un rythme bimensuel, ces cours en ligne, d’une durée de 45 minutes : l’appellation « J.e-cours » paraissait toute trouvée.

logo du dispositif "J.e-cours"
Le logo officiel du dispositif

 

Pourtant, le choix d’un nom pertinent, facile à mémoriser, à prononcer, plaisant tout en étant sérieux, ne fût pas une mince affaire  !

« Les abesinaires », « Les BlaBabes », « Les FormAbes », « Les FormulAbes », « Les FLAM’nCO » – pour Formations Légères, A distance, Modérées et Continues – , « Les bouillAbes » n’ont pas été retenus.
L’équipe formation a privilégié des noms tels que « Le 11/12 », « Les rendez-vous de l’Abes », puis « Les jeudis de l’Abes » qui est rapidement devenu « Les J-cours » et enfin « Les J.e-cours », séduisant à la fois pour sa justesse (des cours en version électronique proposé les jeudis) et pour l’enthousiasme évoqué par sa sonorité (« J’y cours »). Cet enthousiasme se vérifie d’ailleurs à chaque ouverture des inscriptions : près de 40% d’entre elles s’effectuent dans la demi-heure qui suit l’annonce. Cela fait toujours très plaisir de constater que nos rendez-vous sont toujours très attendus.

Quelques chiffres

C’est donc en 2012 que le dispositif fût lancé, après 6 mois d’instruction et de préparation des plateformes techniques utilisées (« Training Center » de Cisco Webex pour le direct, la plateforme d’autoformation moodle.abes.fr pour la mise à disposition des cours en différé). Dès le début, nous avions pensé aux utilisateurs ultra-marins, pour qui le suivi du cours en direct était impossible : il fallait que le support du cours proposé et l’enregistrement de la session soient rapidement disponibles.

Premier visuel de la plateforme d'autoformation
Le premier visuel de la plateforme d’autoformation de l’Abes, lors du lancement du dispositif

 

Le tout premier J.e-cours eut lieu le 13 septembre 2012 : il était destiné aux membres du réseau Thèses et enseignait les scénarios de diffusion complexes dans STAR.

Depuis, 125 « J.e-cours » ont été proposés, pour votre plus grande satisfaction, résumée par ce commentaire d’une collègue strasbourgeoise :

« Je voudrais à mon tour saluer le travail de l’ABES ainsi que la qualité des tutoriels, leur clarté et leur concision. Certains cours dépassant le cadre strict du catalogage, j’ai relayé l’information à l’ensemble de l’établissement, mettant l’accent sur certains tutoriels. J.e-cours est vraiment un complément indispensable au Guide méthodologique, dont nous n’arriverons plus à nous passer. Nous attendons avec impatience les prochaines sessions ! »

En moyenne,  le dispositif recueille 600 inscriptions annuelles. Depuis ses débuts, 6 248 inscriptions ont été  enregistrées. Environ 30 % des inscrits ne se connectent finalement pas lors du direct. Mais derrière une inscription se trouvent parfois plusieurs collègues : comme c’est le cas à Nantes, à Strasbourg ou à Paris Cité, de nombreux établissements organisent, dans une salle dédiée, des visionnages collectifs des cours proposés.

Les évolutions majeures du dispositif

En avril 2013, quelques mois après le lancement du dispositif, une enquête d’évaluation a permis aux réseaux de préciser ses attentes : la fréquence était alors très largement appréciée (97,3 % des sondés), ainsi que la durée (97,2%). Quelques sondés se prononcèrent pour une augmentation de la durée à 60 minutes. Certains sujets, en effet, le méritaient.

À la suite de ces suggestions, les « J.e-cours » sont depuis programmés sur 60 minutes, et la session des « Questions-réponses » n’est plus réservée qu’au direct : elle est enregistrée et proposée en podcast, comme le cours.

modèle de message
Le nouveau visuel, décliné dans les courriels d’annonce

 

Le besoin de dialoguer en direct avec les formateurs et collègues de l’Abes et de les solliciter sur des points précis sera également exprimé lors d’une seconde enquête, en 2018. L’équipe formation décida alors de proposer une variante aux « J.e-cours » : les « Rendez-vous avec les experts » apparaitront un an plus tard. Sur un modèle identique (même outil, même horaire), il s’agit non plus d’apprentissage d’un nouvel outil, d’une nouvelle fonctionnalité ou d’une consigne récente, mais plutôt d’un approfondissement, via un dialogue de type « question / réponse », d’un sujet précis lié à nos pratiques.
Pour élargir encore davantage le nombre de participants, l’Abes décida de modifier sa licence auprès du prestataire CiscoWebex et opte pour une salle virtuelle pouvant accueillir non plus 100 mais 200 connexions simultanées. La fréquentation s’en ressent : cette année-là (2019), on enregistre plus de 1 400 inscriptions.

Un accompagnement indispensable

Qui accompagne qui ? La question mérite d’être posée car il est important de ne pas oublier que la formation ne se conçoit jamais comme un service à sens unique : l’Abes, en côtoyant les utilisateurs de ses applications lors des « J.e-cours » (entre autres) et surtout, en étant à l’écoute de leurs questions, de leurs besoins exprimés, accroît continuellement sa connaissance des réseaux, de leur diversité, de leurs fonctionnements, de leurs attentes.
Elle espère ainsi proposer un accompagnement raisonné, continu et complet, notamment face à la multiplication des applications et services qu’elle met à disposition de ses trois réseaux professionnels (15 applications) et publics (3 catalogues et 1 référentiel).

En complément du formidable travail réalisé  par les formateurs-relais Sudoc et Calames, par les CRFCB et le réseau des formateurs du programme national Transition bibliographique, le Service Accompagnement des Réseaux de l’Abes est fier de permettre aux professionnels des bibliothèques de consolider leurs connaissances et d’acquérir de nouvelles compétences dans le domaine du signalement bibliographique, fier de les aider à s’adapter aux évolutions profondes de notre métier et surtout heureux d’avoir pu consolider, avec ce rendez-vous régulier, un lien de confiance et d’entraide mutuelle.

 

Retrouvez l’histoire de l’Abes à travers sa frise chronologique.

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Changement prochain de direction à l’Abes

Après deux mandats de 3 ans en temps que directeur  de l’Abes, M. David Aymonin quitte sa fonction.

A compter du 9 octobre prochain, c’est M. Nicolas Morin, conservateur général des bibliothèques actuellement directeur adjoint du GED Campus Condorcet, qui prendra la direction de l’agence.

Les équipes de l’Abes lui souhaitent la bienvenue.

consulter l’arrêté de nomination du 25 août 2022 sur le Journal Officiel

consulter le profil Linkedin de Nicolas Morin

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Délivrance du diplôme national de doctorat : mise à jour de l’arrêté

  • Post category:Thèses

L’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat a été mis à jour par l’arrêté du 26 août 2022.

Ce billet fait le point sur les modifications concernant le dépôt national des thèses.

L’article 19 de l’arrêté du 26 août 2022 met à jour l’article 24 de l’arrêté du 25 mai 2016 :

  • il est reprécisé que l’impression des exemplaires de la thèse à destination des membres du jury et du doctorant est à la charge de l’établissement ,ce qui était déjà le cas auparavant, mais la formulation n’était pas aussi claire.
  • la mention de la recommandation TEF, jugée trop précise, a été supprimée et remplacée par la mention des « règles de signalement définies par l’Abes » : cela ne change rien à la situation actuelle, puisque l’Abes base les règles de signalement des thèses sur la recommandation TEF. Cette dernière reste donc en vigueur.
  • il est clairement indiqué que, si le jury demande des corrections au doctorant, «La délivrance du diplôme de doctorat est conditionnée au dépôt de la thèse corrigée.». Dans le cas d’une demande de correction émise par le jury, le dépôt d’un second fichier de thèse est donc obligatoire : le diplôme ne peut être délivré si le docteur n’a pas déposé un nouveau fichier corrigé de sa thèse. C’était déjà le cas mais la nouvelle formulation fournit aux établissements un levier pour contraindre les docteurs à déposer le fichier corrigé de leur thèse.
Pour sa part, l’article 20 de l’arrêté du 26 août 2022 met à jour l’article 25 de l’arrêté du 25 mai 2016 :
  • il est précisé que le signalement des thèses de doctorat soutenues est obligatoire sur theses.fr.
  • une formulation a été revue au paragraphe 5, mais ne change rien à la situation actuelle.

L’Abes invite les établissements habilités à délivrer le diplôme national de doctorat à mettre à jour les documents administratifs qui citent l’arrêté du 25 mai 2016, afin de préciser que celui-ci, toujours valable, a été mis à jour par l’arrêté du 26 août 2022. Normalement, les mises à jour de l’arrêté du 26 août 2022 devraient être intégrées à l’arrêté du 25 mai 2016.

Pour sa part, l’Abes a mis à jour son site web ainsi que les manuels à destination des professionnels du réseau Thèses.

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Formations 2022-2023 : ouverture des inscriptions

Le service Accompagnement des Réseaux de l’Abes a le plaisir d’informer les membres des réseaux documentaires de l’ouverture des inscriptions aux formations 2022-2023.

Ardoise formation

 

Catalogueurs Sudoc et Calames

Les sessions de formation « Catalogueur d’un établissement Sudoc » et « Catalogueur d’un établissement Calames » sont assurées respectivement par l’équipe des formateurs-relais Sudoc et Calames.

Formations délocalisées : pour les établissements dans lesquels un grand nombre d’agents doit être formé dans l’année, une formation sur site est possible. Dans ce cas, le formateur se déplace, ses frais de mission et sa rémunération étant intégralement pris en charge par l’Abes.

Attention  : des conditions d’éligibilité ont été fixées – voir les modalités.

Pré-requis : dans tous les cas, précisons qu‘il ne s’agit pas d’une formation au catalogage mais  bien à l’utilisation des interfaces professionnelles de production dans le respect des consignes et règles de catalogage. Il est donc indispensable pour les agents en formation de connaître les fondamentaux  : EAD pour Calames ; format UNIMARC, indexation RAMEAU, normes ISBD vers RDA-FR pour le Sudoc.

En cas de doute, prendre conseil auprès des correspondants et/ou se former dans le CRFCB de sa région – consulter la plateforme des formations des CRFCB.

Nouveaux correspondants

Pour leur part, les sessions de formation à destination des nouveaux correspondants sont assurées par les formateurs de l’Abes  :

Formation continue en ligne

L’organisation des sessions J.e-cours sera annoncée via le site de l’Abes et les listes de diffusion, en fonction de l’actualité et des évolutions des pratiques. Chaque session est enregistrée et mise à disposition de tous, en libre accès, sur la plateforme d’autoformation.

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Nouvelle version de l’application Licences nationales : de nouveaux services pour l’ESR

Visuel nouvelle application Licences nationalesAprès 10 ans de bons et loyaux services, l’application de gestion des droits d’accès aux ressources acquises sous licence nationale fait peau neuve !

Pivot entre les établissements et les fournisseurs d’accès  (éditeurs ou Inist-CNRS pour les plateformes ISTEX ou PANIST), l’application Licences nationales permet à tout établissement bénéficiaire de déclarer ses adresses IP. Une fois vérifiées par l’Abes, celles-ci sont transmises tous les mois aux fournisseurs d’accès. Actuellement, l’application comprend 379 établissements et des milliers d’adresses IP rattachées.

Le circuit semble simple, mais c’est sans compter sur l’absence de normalisation des noms des établissements à mission d’enseignement supérieur ou de recherche et sur l’évolution permanente des institutions elles-mêmes – fusions, nouvelles formes de regroupements, scissions…

Consolider les données …

Compte tenu de ses missions nationales en termes de gestion des métadonnées, incluant la description des établissements eux-mêmes, l’Abes a souhaité consolider à la fois l’identification des établissements et le suivi de leur vie. Deux choix techniques ont permis de répondre à ces objectifs :

  • désormais, chaque établissement est identifié par son SIREN, identifiant unique et pérenne, et, dans le processus de création des nouveaux comptes, l’API SIRENE de l’Insee est intégrée à l’application ;
  • une fonctionnalité d’historique des établissements qui feront l’objet de fusions ou scissions, grâce à une technologie basée sur les événements, permettra à partir de maintenant d’identifier les différents avatars d’un établissement, dans le but d’éviter les ruptures d’accès en cas de changement de périmètre.

…et proposer de nouveaux services

Plusieurs nouvelles fonctionnalités permettent également de répondre à d’autres besoins exprimés ou constatés : meilleur suivi des étapes de déclaration des adresses IP par les établissements, intégration d’éléments de gestion de workflows, export facilité des informations, accès à un tableau de bord clair et riche en informations…

Par ailleurs, l’application permet désormais de déclarer, de manière harmonisée, des adresses IPv6, amenées à terme à remplacer les adresses IPv4 utilisées actuellement.

En savoir plus sur les adresses IPv6.

 

Tableau de bord de la nouvelle application Licences nationales
Vue du tableau de bord de la nouvelle application

 

Last but not least, l’application intègre la charte graphique de l’Abes et les visuels du site licencesnationales.fr, entièrement repensé en 2021, et rend plus facilement accessible la documentation dédiée aux Licences nationales.

La nouvelle application et la documentation associée ont bénéficié des échanges et tests UX menés avec des collègues de plusieurs établissements (Bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne, SCD de l’Université de Montpellier, SCD de l’Université Paul Valéry, SCD de l’Université de Rennes 1). L’équipe Licences nationales souhaite leur adresser à nouveau ses plus vifs remerciements pour leur apport très riche et toujours pertinent.

Accéder à la nouvelle application

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Journée d’étude « Les autorités étoilées : partageons nos recettes pour des données de qualité » : synthèse de l’évaluation

Une journée dédiée à tous ceux qui s’intéressent aux données d’autorité

Cette Journée d’étude en ligne a suscité un vif intérêt au sein du réseau Sudoc, puisque 210 inscriptions ont été enregistrées. Destinée avant tout aux Correspondants Autorités  – qui ont répondu largement présents (36 % du public connecté), elle s’adressait également à tout professionnel de bibliothèque sensible aux enjeux des données d’autorité :

  • les catalogueurs et Correspondants Catalogage (respectivement 8,8 % et 17,7 % du public), qui savent qu’avec l’application du modèle IFLA LRM, d’ici quelques années, le catalogage deviendra un catalogage par entités, et que parmi elles, les entités « Œuvres » auront un rôle crucial
  • les Coordinateurs Sudoc (18,9% du public), qui savent que les alignements de données sont de plus en plus courants entre les différents environnements documentaires utiles à leurs établissements (Sudoc, portail HAL, service Editions de l’établissement…)
  • les personnels impliqués dans le signalement, sans avoir une fonction « Abes » (18,3 % du public) : qu’il s’agisse de correspondants HAL, membres d’un service d’appui à la recherche, administrateurs de portail ou de SGB, chacun a conscience que la collaboration avec les Correspondants Autorités est souhaitable
profil des participants de la Journée d'étude
Profil des participants de la Journée d’étude
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Synchronisation Alma-Sudoc : un nouveau workflow pour la gestion de la documentation électronique

Le circuit de synchronisation entre le Sudoc et la solution de SGB Alma d’Ex Libris est le fruit d’une longue et fructueuse collaboration avec les équipes des universités de Bordeaux et de Toulouse, premiers établissements à avoir intégré ce nouveau circuit au début du mois de mai. Bien que le recul ne soit pas encore important, on peut d’ores et déjà se réjouir du travail accompli : au 31 mai, environ 60 000 notices ont été localisées pour ces deux établissements, preuve que ce nouveau circuit tient ses promesses.

Ce circuit de synchronisation répond à plusieurs enjeux et attentes des établissements Sudoc, comme notamment l’optimisation du signalement des exemplaires, l’enrichissement et la qualité des données exposées. En créant un véritable cercle vertueux pour la production et l’exposition des données, cette solution technique efficace et rationnelle est destinée principalement aux gestionnaires de la documentation électronique du réseau Sudoc.

Si le premier périmètre de production a été établi en collaboration avec les établissements ayant opté pour la suite Alma – Exlibris dans le cadre du projet SGBm, précisons que le circuit de synchronisation a vocation à s’élargir à tout établissement intéressé, quel que soit son Système de Gestion de Bibliothèques.

Le workflow en bref

Conçu pour une plus grande valorisation des données, ce workflow de synchronisation s’applique à chacune des étapes du circuit des données : de la création des inventaires dans Alma au moissonnage par le Sudoc, de l’exemplarisation automatique à la gestion des erreurs de validation et à la communication des mises à jour dans le cadre des transferts réguliers.

Le futur proche

Dés septembre, de nouveaux établissements pourront intégrer le circuit. Ces intégrations seront réalisées par déploiements successifs, selon un calendrier ajusté en collaboration avec les établissements et les équipes de l’Abes. Un accompagnement fonctionnel et technique sera bien entendu proposé aux établissements intéressés.

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Journées d’étude « Les Autorités étoilées » : les présentations sont en ligne

Organisée le mardi  24 mai 2022, la  Journée d’étude « Les autorités étoilées » consacrée aux actions d’enrichissement pour la qualité des données d’autorité a remporté un franc succès avec 180 inscrits ayant participé aux échanges. Cette Journée d’étude en ligne visait plusieurs objectifs :

  • partage de méthodes de travail pour améliorer la qualité des données
  • retours d’expérience sur quelques réalisations menées par des Correspondants Autorités
  • échanges autour de collaborations possibles avec les autres acteurs du signalement

Les enregistrements des présentations sont en ligne et consultables à partir du site de l’Abes :

https://abes.fr/evenements/journees-d-etude/journee-detude-correspondant-autorites-2022

 

 

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Cap sur les Journées Abes 2022

L’Abes a le plaisir de dévoiler ce jour le programme des Journées Abes 2022 programmées les 21 et 22 juin au Corum, Palais des Congrés de Montpellier et d’annoncer l’ouverture des inscriptions (pour la première fois via la plateforme Sciencesconf) : http://jabes.sciencesconf.org

Au programme

Sujet crucial en temps de science ouverte, la question de la réutilisation des données sera au cœur des échanges de la première journée. Produites par et pour les réseaux documentaires de l’ESR, les données de l’Abes, ouvertes et disponibles sous licence ouverte, sont largement réutilisées dans de nombreux environnements numériques. Comment optimiser l’exposition de ces données, gage de leur qualité selon les critères FAIR ? Comment, grâce à SciencePlus ou Bacon, accroître leur visibilité sur le web de données ou leur utilisation par les outils de découverte ? Quel rôle pivot jouent les données d’autorité et les identifiants IdRef dans le cadre de différents appels à projets et infrastructures de recherche ? Autant de sujets complexes qui feront l’objet de sessions plénières, d’une table ronde mais également de la conférence inaugurale, donnée par Nicolas Vigneron, spécialiste international de Wikidata, actuellement en résidence au SCD de l’université Clermont Auvergne.

Nouveau format expérimenté cette année, les Journées Abes 2022 intègrent la traditionnelle « Journée annuelle des Centres du Réseau Sudoc PS (JCR) » afin de mettre en lumière, lors de la seconde journée, les problématiques spécifiques liées au signalement des ressources continues.

Le mercredi après-midi, chacun pourra embarquer pour la session parallèle de son choix : 3 ateliers (destinés en priorité aux responsables CR du Sudoc PS) ; un point d’étape sur l’impact de la transition bibliographique sur le signalement des ressources continues ; un tour d’horizon de collaborations  inspirantes entre services de Documentation et services d’Archives ; pour les amateurs de codes et astuces informatiques, une session en mode Hackathon qui abordera les territoires des scripts WinIBW et des requêtes croisées entre data.idref et Wikidata.

Les rendez-vous du salon professionnel Parrainages

Les Journées 2022 sont parrainées par 18 organismes (éditeurs scientifique, prestataires et éditeurs SGB, opérateurs de l’IST) que l’Abes remercie pour leur fidèle soutien. Chacun est invité à les rencontrer pendant le salon professionnel programmé le 21 juin de 17h30 à 19h.

  • Pack Diamant : OCLC et Gale Cengage, qui interviendront lors de 2 sessions plénières le 21 juin
  • Pack Or : BibLibre, Cairn, De Gruyter, Ebsco, EDP Sciences, Ex Libris, IOP Publishing, Progilone/Tech Advantage, Proquest, Springer, Wiley
  • Pack Cristal : American Chemical Society (ACS), Chemical Abstract Service (CAS), LexisNexis BIS
  • Participation institutionnelle : INIST-CNRS, association KohaLa

Enfin, chacun sera invité à sélectionner son poster préféré parmi la dizaine de posters proposés,  illustration de la richesse et de la dynamique des projets des établissements documentaires de l’ESR.

Consulter le programme des Journées Abes : https://abes.fr/wp-content/uploads/2022/05/programme-journees-abes-2022.pdf

S’inscrire aux Journées Abes : http://jabes.sciencesconf.org

 

 

 

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Formations : bilan 2021-2022

Logo Formation

Malgré les perturbations engendrées par les restrictions sanitaires des deux dernières années universitaires, l’Abes a maintenu son activité de formation, soit en réduisant la jauge des participants pour les formations en présentiel, soit en transformant certaines sessions en formation en ligne. Depuis octobre 2021, les sessions en présentiel ont repris, cette année universitaire ayant permis de retrouver un nombre de collègues formés assez similaire à ceux d’avant la pandémie.

La formation initiale des Correspondants

  • 6 sessions en présentiel ont permis de former 41 nouveaux Correspondants des réseaux Sudoc (22) et STAR (19).
  • 4 sessions à distance ont permis de former 67 nouveaux Correspondants des réseaux STEP (41) et Peb (26)
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