Quelques rappels
A ce stade du projet, il semble tout d’abord utile de rappeler… … les trois objectifs principaux du « Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé – SGBm », à savoir :
- Fournir un système de gestion locale mutualisé aux bibliothèques des établissements membres du réseau Sudoc
- Fournir, le cas échéant, un outil de découverte local associé au système de gestion
- Garantir l’articulation entre le SGBm et les systèmes nationaux de signalement administrés par l’ABES pour les bibliothèques
… l’engagement des neuf établissements pilotes qui portent ce projet depuis son origine, à savoir :
- Université de Bordeaux, service de coopération documentaire
- Universcience, Cité des sciences et de l’Industrie
- Université Blaise Pascal, Clermont-Ferrand
- Université du Havre
- Université de Lille 3
- Université du Littoral Côte d’Opale
- BIU de Montpellier
- Université Paris-Descartes
- Université fédérale de Toulouse Midi-Pyrénées
… la composition de l’équipe projet :
- Pour l’ABES : un directeur de projet, deux chefs de projets (fonctionnel et informatique), plusieurs experts ABES intervenant ponctuellement en soutien au projet
- un chef de projet par établissement pilote
… l’organisation du projet en différentes commissions et ateliers, reflétant l’ensemble des problématiques transversales liées tant aux ressources imprimées qu’aux ressources électroniques
- Commission A acquisition
- Commission B migration
- Commission C workflow – articulation avec d’autres environnements
- Commission D intégration
- Commission E circulation
- Commission F découverte
- Commission G formation – documentation
- Commission H coûts
Par ailleurs, six ateliers thématiques transversaux se sont réunis à plusieurs reprises pour conduire le projet et répartir les activités dans l’équipe : appel d’offres, fiche de site, modèle économique, planification, communication, marché. Précisons que le projet étant mené selon une approche Agile, de nouveaux ateliers pourront être créés en cas d’identification de nouveaux besoins. … le fait que 46 établissements sont signataires du groupement de commande.
Quelles modalités juridiques ?
Afin de faire émerger des offres qui conviennent à tous au regard des besoins exprimés, c’est la formule complexe du dialogue compétitif qui a été choisie. A l’issue de ce dialogue compétitif – qui se déroulera sur une année au cours de laquelle les fournisseurs retenus après une première sélection seront amenés à dialoguer lors d’auditions menées par chacune des commissions mentionnées ci-dessus, un contrat multi-attributaires sera défini. C’est ensuite au sein de cet accord-cadre que les établissements signataires pourront choisir d’entrer dans le groupement de commande lorsqu’ils le souhaiteront.
Quelles modalités techniques ?
Après avoir recensé les fonctionnalités attendues pour la mise en œuvre du SGB et défini leur classement – prioritaire ou non, les commissions susnommées sont chargées de concevoir les « cas pratiques » qui seront soumis aux fournisseurs. Ainsi, au travers de 70 cas pratiques, déclinaison des fonctionnalités du futur SGBm dans une situation réelle, chaque prestataire retenu pourra exposer la manière dont son système va répondre aux besoins exprimés par le réseau.
Calendrier des prochaines grandes étapes
- 17/04/2015 : envoi du règlement de consultation aux fournisseurs ayant répondu à l’AAPC – Avis d’Appel Public à la Concurrence
- 28/05/2015 : date limite de dépôt des offres écrites par les fournisseurs
- 18/06/2015 : commission d’appel d’offre n°1 : élimination des candidats non admis à poursuivre leur participation au dialogue compétitif sur des critères financiers et techniques
- 01/07/2015 au 20/05/2016 : auditions et phases de tests
- 20/06/2016 : commission d’appel d’offre n°2 : décision d’attribution de l’accord cadre
- automne 2016 : 1er marché subséquent
- début 2017 : début de la phase de ré-informatisation des sites pilotes
Contacts : sgbm@abes.fr