Archive for the ‘SGB mutualisé’ Category

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SGBm : signature des premiers marchés subséquents

24 juillet 2017

Sept ans après les premières études d’opportunité, la signature des premiers marchés subséquents marque l’entrée des Systèmes de Gestion de Bibliothèques (SGB) nouvelle génération dans les établissements de l’Enseignement Supérieur et la Recherche .

Parmi les quatre titulaires de l’accord-cadre, c’est la société Ex Libris qui a été retenue par les établissements pilotes qui, rappelons-le, s’étaient regroupés en 3 vagues pour lancer leurs appels d’offres respectifs : Universités de Toulouse et Montpellier ; Université de Bordeaux ; Universités de Caen, Clermont-Ferrand, Le Havre, Littoral, Rouen et Universcience

Depuis, d’autres d’établissements membres du groupement de commande SGBm ont constitué 3 nouvelles vagues. La première, dont l’appel d’offres a été lancé début juillet, regroupe les universités de Toulon et de Perpignan. En septembre, ce sera au tour de l’Université de Polynésie puis de la COMUE Université Sorbonne Paris Cité.

 

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Projet SGB mutualisé : attribution de l’accord cadre

28 octobre 2016

La fin du suspense…

Durant les 16 mois de travail au cours desquels une trentaine d’experts ont mené un dialogue compétitif poussé avec les principaux éditeurs des Systèmes de Gestion de Bibliothèques (SGB) de nouvelle génération, une analyse poussée des  solutions proposées a été menée.  Le dialogue compétitif a permis de faire évoluer à la fois le modèle économique, les fonctionnalités et l’ingénierie de projet des candidats.

L’avis d’attribution de l’accord cadre venant d’être publié sur le BOAMP et le JOUE, les noms des candidats retenus  peuvent  être officiellement  communiqués. Il s’agit de (classés ici  par ordre alphabétique) :

  • Decalog – Data management
  • Ex-Libris
  • Linagora – Biblibre
  • OCLC

Les 4 titulaires de l’accord cadre sont donc les seuls habilités à équiper les 46 établissements documentaires signataires du groupement de commande, d’une solution de type SGB nouvelle génération,  selon les modalités des marchés subséquents à venir.

Premières vagues de ré-informatisation en 2017

Les sites pilotes seront les premiers à se ré-informatiser au cours de l’année 2017. Ils vont pour cela se constituer par « vagues » et  rédiger les cahiers des charge des premiers marchés subséquents. Si le CCTP de l’accord cadre a défini les besoins techniques pour l’ensemble des signataires du groupement de commande, les documents des marchés subséquents permettront de sélectionner, parmi les titulaires de l’accord cadre, celui dont l’offre est la plus adaptée aux besoins spécifiques des sites constituant chaque vague.

Une communication toujours sensible

Même s’il reste impossible de délivrer des informations techniques précises sur les offres, le projet est désormais entré dans une phase de communication un peu plus libre. Ainsi, le 12 décembre 2016, l’Abes et les sites pilotes organisent une journée d’information qui aura lieu, comme l’an dernier, à l’auditorium de la BULAC (Paris). Réservée aux  membres du groupement de commande, cette journée permettra notamment  de présenter les offres retenues par l’accord cadre, de préciser la procédure des marchés subséquents et le calendrier prévisionnel de leur enchaînement.

Prochaines étapes

  • fin novembre 2016 : publication des remises en concurrence pour équiper les sites pilotes
  • 12 décembre 2016 : rencontre avec les membres du groupement de commande
  • à partir de mars / avril 2017 : lancement du déploiement des sites pilotes
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Des nouvelles du projet SGBm

3 mai 2016

Depuis l’an dernier, les choses se sont considérablement accélérées du côté du projet SGBm !

Nous vous soumettons quelques éléments d’avancement, même si nous sommes tenus à des règles de confidentialité qui limitent sensiblement le champ de notre communication. Ce fil’ABES a fait l’objet d’une relecture attentive de notre service juridique !

Lors de la commission d’appel d’offres du 18 juin dernier, il a été décidé de ne retenir pour le dialogue compétitif que 5 candidats. Toujours pour des raisons de confidentialité liées à cette procédure, nous ne pouvons pas communiquer ici les noms des candidats retenus.

Les auditions

Le dialogue compétitif est une procédure qui se caractérise par des échanges réguliers et normalisés avec les candidats. Jusqu’à ce jour, chaque commission (voir fil’ABES d’avril 2015) a rencontré les fournisseurs à 3 reprises lors d’auditions programmées en juillet-septembre 2015, février et avril 2016. Ces auditions ont  mobilisé près de 1250 jours d’experts, au sein des sites pilotes et de l’ABES.

Le contenu des auditions

Les membres des commissions avaient préparé 70 cas pratiques, représentant plus de 250 fonctionnalités attendues du SGBm. Ces cas pratiques ont été soumis aux candidats avant les auditions, afin qu’ils puissent s’y préparer. Ils sont donc arrivés aux auditions avec des réponses et des présentations argumentées.

A la suite des deux premières séries d’auditions, des compte-rendus ont été rédigés par les membres des commissions et envoyés aux fournisseurs avec des recommandations d’amélioration ou de précision pour les prochaines auditions. Ces échanges permettent de faire évoluer les offres et solutions des candidats dans le sens souhaité.

Une attention particulière sur…

Les 5 solutions répondent globalement de manière satisfaisante aux fonctionnalités de base attendues par un SGB.

Une attention particulière est donc portée sur plusieurs axes, plus délicats :

  • l’articulation entre collections papiers et électroniques et la fluidité de traitement de ces supports (en terme d’acquisitions, de traitement, d’usage…),
  • la gestion des consortia à différents niveaux et dans différents domaines,
  • les échanges de données entre le SUDOC et le SGBm.

Et après ?

Afin de préparer l’accord-cadre, un nouveau  CCTP est actuellement en cours de rédaction. Il recense les besoins fonctionnels et techniques remaniés suite aux auditions et sera soumis aux candidats participant au dialogue. Ce sont les réponses fournies qui permettront d’évaluer les solutions et de retenir plusieurs candidats dans l’accord-cadre.

Rappel du calendrier prévisionnel des prochaines grandes étapes

  • Septembre 2016 : commission d’appel d’offre n°2 avec la décision d’attribution de l’accord-cadre
  • Octobre 2016 : remise en concurrence du premier marché subséquent (destiné aux sites pilotes)
  • Janvier 2017 : début de la phase de ré-informatisation des sites pilotes, pour un passage en production
  • A partir de mi-2017 : ouverture des organisations pour de nouveaux groupes d’établissements.

Contact : sgbm@abes.fr

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Des nouvelles du projet SGBm

22 avril 2015

Quelques rappels

A ce stade du projet, il semble tout d’abord utile de rappeler… … les trois objectifs principaux du « Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé – SGBm », à savoir :

  • Fournir un système de gestion locale mutualisé aux bibliothèques des établissements membres du réseau Sudoc
  • Fournir, le cas échéant, un outil de découverte local associé au système de gestion
  • Garantir l’articulation entre le SGBm et les systèmes nationaux de signalement administrés par l’ABES pour les bibliothèques

… l’engagement des neuf établissements pilotes qui portent ce projet depuis son origine, à savoir :

  • Université de Bordeaux, service de coopération documentaire
  • Universcience, Cité des sciences et de l’Industrie
  • Université Blaise Pascal, Clermont-Ferrand
  • Université du Havre
  • Université de Lille 3
  • Université du Littoral Côte d’Opale
  • BIU de Montpellier
  • Université Paris-Descartes
  • Université fédérale de Toulouse Midi-Pyrénées

… la composition de l’équipe projet :

  • Pour l’ABES : un directeur de projet, deux chefs de projets (fonctionnel et informatique), plusieurs experts ABES intervenant ponctuellement en soutien au projet
  • un chef de projet par établissement pilote

… l’organisation du projet en différentes commissions et ateliers, reflétant l’ensemble des problématiques transversales liées tant aux ressources imprimées qu’aux ressources électroniques

  • Commission A acquisition
  • Commission B migration
  • Commission C workflow – articulation avec d’autres environnements
  • Commission D intégration
  • Commission E circulation
  • Commission F découverte
  • Commission G formation – documentation
  • Commission H coûts

Par ailleurs, six ateliers thématiques transversaux se sont réunis à plusieurs reprises pour conduire le projet et répartir les activités dans l’équipe : appel d’offres, fiche de site, modèle économique, planification, communication, marché. Précisons que le projet étant mené selon une approche Agile, de nouveaux ateliers pourront être créés en cas d’identification de nouveaux besoins. … le fait que 46 établissements sont signataires du groupement de commande.

Quelles modalités juridiques ?

Afin de faire émerger des offres qui conviennent à tous au regard des besoins exprimés, c’est la formule complexe du dialogue compétitif qui a été choisie. A l’issue de ce dialogue compétitif – qui se déroulera sur une année au cours de laquelle les fournisseurs retenus après une première sélection seront amenés à dialoguer lors d’auditions menées par chacune des commissions mentionnées ci-dessus, un contrat multi-attributaires sera défini. C’est ensuite au sein de cet accord-cadre que les établissements signataires pourront choisir d’entrer dans le groupement de commande lorsqu’ils le souhaiteront.

Quelles modalités techniques ?

Après avoir recensé les fonctionnalités attendues pour la mise en œuvre du SGB et défini leur classement – prioritaire ou non, les commissions susnommées sont chargées de concevoir les « cas pratiques » qui seront soumis aux fournisseurs. Ainsi, au travers de 70 cas pratiques, déclinaison des fonctionnalités du futur SGBm dans une situation réelle, chaque prestataire retenu pourra exposer la manière dont son système va répondre aux besoins exprimés par le réseau.

Calendrier  des prochaines grandes étapes

  • 17/04/2015 : envoi du règlement de consultation aux fournisseurs ayant répondu à l’AAPC – Avis d’Appel Public à la Concurrence
  • 28/05/2015 : date limite de dépôt des offres écrites par les fournisseurs
  • 18/06/2015 : commission d’appel d’offre n°1 : élimination des candidats non admis à poursuivre leur participation au dialogue compétitif sur des critères financiers et techniques
  • 01/07/2015 au 20/05/2016 : auditions et phases de tests
  • 20/06/2016 : commission d’appel d’offre n°2 : décision d’attribution de l’accord cadre
  • automne 2016 : 1er marché subséquent
  • début 2017 : début de la phase de ré-informatisation des sites pilotes

Contacts : sgbm@abes.fr

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SGBm : nomination du nouveau directeur de projet

5 mars 2015

Serge Genot prendra ses fonctions le 1er avril en tant que nouveau directeur du projet SGBm. Il s’agit pour lui d’un retour à l’ABES – où il a exercé les fonctions de directeur technique – après une période de disponibilité. Il fera bénéficier le projet SGBm de sa connaissance de l’ABES et d’une expertise enrichie par la diversité de ses expériences. Ingénieur de recherche en informatique, il a contribué entre 2009 et 2011 en tant que directeur général adjoint au développement du Consortium Cocktail. Il est actuellement responsable, dans le cadre d’un projet européen, du déploiement d’une suite logicielle pour les établissements de l’enseignement supérieur algérien.

Serge Genot succédera à ce poste à Pascal Pérotin, nommé directeur adjoint de l’ABES au 1er janvier 2015. Avec cette nomination, comme annoncé dans un précédent Fil Abes, la direction de l’ABES s’étoffe pour mieux prendre en charge les deux projets majeurs qu’elle mène pour la communauté des bibliothèques et plus largement pour l’ESR. En tant que directeur adjoint, Pascal Pérotin sera le garant de la bonne coordination entre les projets SGBm et Sudoc 2. Pour sa part, afin de répondre à un besoin manifesté de longue date et particulièrement nécessaire en ces phases de transition pour l’ABES et les réseaux, Martine Brunet, précédente directrice adjointe, prend en charge une mission d’évaluation centrée sur les services aux établissements.

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Projet SGBm : publication de l’AAPC

9 février 2015

L’avis d’appel public à concurrence pour le marché « Mise en œuvre d’un outil de gestion des bibliothèques en mode service » a été publié le 30 janvier 2015. Il est consultable sur le site web de l’ABES (rubrique « Marchés publics ») et sur  le Bulletin Officiel des Annonces de Marchés Publics (avis n° 15-16107). Il a également été publié au Journal officiel de l’Union Européenne (JOUE, avis n° 2015/S024-040047).

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SGB mutualisé : réunion du groupe pilote

2 décembre 2014
cloudLe mardi 4 décembre, pour la 3ème fois depuis la reprise du travail collaboratif fin septembre, l’équipe du projet SGBm se réunit  au complet en visio-conférence entre l’Abes et l’Université Paris-Descartes. Ces réunions mensuelles ponctuent le travail préparatoire mené en vue du dialogue compétitif prévu à partir de mars 2015. En effet, afin d’élaborer les cas pratiques qui seront soumis aux fournisseurs et de contribuer efficacement aux activités de ce projet à multiples facettes, sept commissions et huit ateliers ont été constitués, chaque groupe travaillant à distance à l’aide d’outils collaboratifs.  Le suivi de l’avancement et les choix à valider collectivement nécessitent des échanges en direct, objet de ces réunions mensuelles.
Voici les membres du groupe projet  :
Loïc Ducasse et Romain Roure (SICD Toulouse), Laure Franceschi (BIU Montpellier), Sophie Demange et Nadège Sieckelinck (SCD Lille 3),  Raphaëlle Bussemey (SCD Clermont-Ferrand), Sandrine Berthier (Réseaux Documentaire Universitaire de Bordeaux), Alessio Biondo (SCD Université du Littoral), Delphine Lescot (SCD Le Havre), Sylviane Pellenq et Barbara Contassot (Bibliothèque Universcience), Julien Sempéré (SCD Paris-Descartes) et pour l’Abes : Pascal Pérotin (directeur du projet SGBm), Marianne Giloux, Mickaël Seror (chefs de projet fonctionnel et informatique), Ilhem  Addoun, Laurent Piquemal, Raphäelle Poveda (experts métiers).