SGBm : un projet fondateur pour les bibliothèques de Sorbonne Université

Fruit de la fusion entre les anciennes universités Pierre et Marie Curie et Paris Sorbonne – toutes deux signataires de l’accord-cadre SGBm, Sorbonne Université a définitivement changé de Système de Gestion de Bibliothèque le 28 mars 2021 après un an de gestion de projet avec le prestataire Ex Libris, et un passage en production le 28 janvier.

Plus qu’un « simple » projet technique, ce chantier de réinformatisation – qui concerne non seulement les bibliothèques intégrées de la Bibliothèque de Sorbonne Université mais également les nombreuses bibliothèques associées de l’université – a constitué un projet fondateur, outil de construction d’une identité commune pour le nouveau service résultant de la fusion de 2 SCD. C’est pourquoi le choix a été fait d’une très large implication des équipes dans la conduite de projet. Ainsi, c’est le tiers des agents qui, pendant deux ans, a réfléchi à l’organisation des activités dans un outil renouvelé, et élaboré collectivement de nouvelles procédures de travail harmonisées.

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Retours sur la 6ème Journée SGBm : le bilan …. et la suite

Le 15 décembre dernier, l’Abes conviait, pour la 6ème année consécutive, les établissements membres du groupement de commandes « accord-cadre SGBm ». Il s’agissait, comme chaque année, de faire un point sur l’avancée du projet, d’évoquer les déploiements réalisés, en cours et à venir et de recueillir les besoins pour la suite du projet.

Pourtant, cette année, la Journée SGBm annuelle a pris une dimension nouvelle en marquant la transition vers « l’après SGBm », l’accord cadre du projet étant à présent terminé. Désormais, les actions d’accompagnement de l’Abes autour d’un SGB nouvelle génération concernent donc l’ensemble des établissements du réseau.

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Le SGBm à l’Université de Poitiers : une mise en production entre deux confinements 

L’Université de Poitiers a choisi de passer un marché subséquent commun avec les deux autres universités de Nouvelle Aquitaine impliquées dans le projet SGBm : l’Université de Pau et des Pays de l’Adour et La Rochelle Université.

Après cette mutualisation fructueuse, tant du point de vue du travail technique sur la rédaction du marché que lors du dépouillement et des négociations, le premier confinement est intervenu, ce juste après la migration test des données pour l’Université de Poitiers.

Les équipes du Service Commun de Documentation ont pu se réorganiser rapidement afin de poursuivre le travail déjà amorcé au sein de groupes thématiques dès la rédaction du marché. Fort heureusement, une partie du personnel avait déjà bénéficié d’une formation à Alma et Primo, dispensée en interne par l’équipe projet à la suite des formations en distanciel proposées par le fournisseur Ex Libris. Par ailleurs, la DSI de l’Université – Service Commun Informatique I-médias – a répondu présente pour la poursuite du projet selon le calendrier initialement fixé. A la suite de la migration définitive des données, l’ouverture des guichets de prêt/retour avec ce nouveau système a donc pu être finalisée dès le 9 juin.

L’Université de Poitiers bénéficie aujourd’hui d’un SGB qui, comme précédemment, regroupe l’ensemble des fonds documentaires des bibliothèques universitaires et des bibliothèques associées. Par ailleurs, certains nouveaux services, bien utiles comme le Drive,  ont pu être déployés rapidement à l’occasion du deuxième confinement. Enfin, le nouvel outil de découverte propose désormais un compte lecteur intégré.

Il reste désormais à intégrer pleinement à ce nouveau système les fonctionnalités ERMS pour la gestion de la documentation électronique et à approfondir les possibilités offertes en matière de services aux usagers, notamment les services de Prêt Entre Bibliothèques et de Numérisation à la demande.

  • Cheffe de projet : Anne-Sophie Pascal
  • équipe projet : 7 chef.fe.s de groupes de travail
  • périmètre : 12 bibliothèques universitaires et 10 bibliothèques associées
  • volumétrie : 640 000 notices de documents physiques
  • outil de découverte : Odébu+
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SGBm : une nouvelle vague pour La Rochelle Université

Le 15 juin 2020, la bibliothèque de La Rochelle Université mettait en production la solution logicielle ALMA d’Ex-Libris retenue dans le cadre du marché subséquent « Groupement de commandes Système de Gestion des Bibliothèques mutualisé (SGBM) » lancé aux côtés de l’université de Poitiers et de l’université Pau et Pays de l’Adour.

Grâce à la ténacité et à l’investissement d’une équipe resserrée qui précise être « heureuse de la collaboration avec les autres établissements qui nous ont précédés dans cette aventure » et bien que la mise en place du SGBm ait constitué une « importante charge de travail du fait du rythme intense imposé par le calendrier contraint du projet« , les usagers de La Rochelle Université disposent désormais d’un outil de découverte renouvelé, qui facilite l’accès à la documentation électronique et met à leur disposition une riche gamme de services documentaires (exports, citations…).

En bref

  • La Rochelle Université : 8 900 étudiants
  • BU de La Rochelle : 1 ILN ; 2 RCR dont 1 électronique
  • volumétrie : 114 000 notices localisées
  • chefs de projet : Suzanne Bellande puis Magali Casier
  • équipe projet : Élodie Guitard, Philippe Pouillaute, Angélique Bouzage (administrateur SIGB)
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SGBm à l’Université de Pau : déploiement réussi en période de confinement

A l’automne 2018, l’Université de Pau et de Pays de l’Adour s’est regroupée avec les universités de Poitiers et de la Rochelle au sein du marché subséquent n°14.

Retours de l’équipe SGBm

L’UPPA a pleinement bénéficié de l’expérience des sites pilotes et de l’Abes dans l’accompagnement du projet, ainsi que des échanges fructueux avec les collègues rochelais, poitevins et bordelais.

Ces collaborations, associées à un rythme de travail intense, ont permis de tenir un calendrier de mise en œuvre compact. Le déploiement s’est étalé du 1er septembre 2019 au 8 avril 2020, avec la particularité d’un basculement entre l’ancien et le nouveau système réalisé en période de confinement.

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Le SGBm en 2020 : une dernière vague avant l’après (SGBm)

Le 9 décembre dernier, les établissements membres du Groupement de Commandes constitué pour l’achat d’un SGBm – Système de Gestion de Bibliothèques mutualisé se sont réunis pour leur 5ème journée annuelle.

A l’ordre du jour : la situation des déploiements en cours et la présentation des scénarios retenus pour « l’Après SGBm »,  l’accord-cadre SGBm se terminant fin octobre 2020.

Une dernière vague de déploiement

En ce début 2020 :

  • 17 établissements sont entrés en production
  • 8 établissements sont en phase d’achat :  Université Sorbonne Paris Cité ; UTBM – Université de Technologie de Belfort Montbéliard ;Université de Franche Comté ; Université de Bourgogne ; Sorbonne Université ; INHA – Institut National d’Histoire de l’Art ; École Française de Rome et École Française d’Athènes.
  • 6 établissements sont en cours de déploiement : Université Paris Saclay ; Université Grenoble Alpes ;  Université Pau et Pays de l’Adour ; Université de Poitiers; La Rochelle Université et Université Savoie Mont Blanc.
  • 2 établissements ont déclaré leur marché infructueux : Université de Polynésie et UPEM.

Des projets « compagnons » qui vont aboutir… bientôt

Parallèlement au déploiement du SGBm dans le cadre des marchés subséquents, l’Abes porte plusieurs projets « compagnons » qui visent à garantir la sécurité des systèmes, la conservation pérenne des données, les échanges de données entre SGBm et systèmes d’information des établissements. Sur tous ces points, les travaux avancent – lentement mais sans heurts – et aboutiront avant fin 2020.

En revanche, la synchronisation entre le Sudoc et le SGBm – pour une meilleure circulation des données – notamment ressources électroniques et données d’exemplaires, nécessite une nouvelle phase de conception en lien avec les fournisseurs. Ce chantier devrait aboutir d’ici un an et demi. Gageons que ce délai sera porteur de grandes évolutions : il en découlera des capacités nouvelles disponibles pour tous les établissements déployés – notamment en matière de mises à jour automatiques et de simplification du travail en local. Ces évolutions devraient en outre rendre la transition bibliographique plus aisée.

L’après SGBm : une nouvelle phase se précise

Après deux enquêtes menées auprès des établissements, une consultation auprès de la commission ADBU-SSI, plusieurs discussions lors du Conseil Scientifique et du Conseil d’Administration, plusieurs réunions du comité de pilotage SGBm (dont la dernière le 27 novembre 2019), la réflexion menée par la direction de l’Abes en relation étroite avec ses partenaires a abouti à une définition plus précise de la phase dite « après-SGBm ». Principe essentiel retenu pour cet « après SGBm » : positionner l’Abes en appui à l’informatisation ou à la réinformatisation des bibliothèques membres de ses réseaux.

Voici la synthèse des principales orientations. Notons que certaines des hypothèses présentées ci-dessous seront examinées lors des prochaines réunions du comité de pilotage SGBm (mai et novembre 2020) avant validation définitive par le Conseil d’Administration de l’Abes fin 2020.

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SGBm : de nouvelles vagues

Caen Normandie : vers une convergence à l’échelle de la Normandie

Après l’université du Havre en juin 2018 et avant l’université de Rouen en juin 2020, le SGBm est entré en production à l’université Caen Normandie en juin dernier. Précisons que, bien que n’étant pas site pilote, dans une volonté de cohérence avec les deux autres universités normandes, l’Université de Caen a rejoint le 3e marché subséquent, dans un calendrier de déploiement échelonné dans le temps.

Le mot des équipes

« En nous associant au 3e marché subséquent, nous avons bénéficié de manière privilégiée de l’expérience des sites pilotes dès la phase de marché.  Leur partage d’expérience pendant la phase de déploiement a ensuite considérablement facilité le déroulement de notre projet, nous permettant d’effectuer des choix – parfois très engageants – en connaissance de cause. Nous avions par ailleurs une bonne maîtrise de nos données et un seul catalogue à migrer, ce qui a engendré une migration de qualité avec peu de reprise de données post-migration à effectuer. Dans ce domaine également, les retours d’expérience ont été particulièrement inspirants : un grand merci au réseau et à l’Abes pour avoir impulsé l’ensemble ! »

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SGBm : le déploiement se poursuit

Nouvelle étape pour le projet SGBm, l’Abes a le plaisir d’annoncer le passage en production de quatre nouveaux établissements, qui à eux seuls illustrent la diversité des problématiques des bibliothèques de l’ESR ainsi que leur engagement commun auprès de  leurs usagers – étudiants, doctorants ou enseignants-chercheurs – pour faciliter l’accès à la richesse des ressources documentaires à leur disposition.

Antilles et Guyane : d’un catalogue commun à deux entités indépendantes

Début juin, ce sont les SCD de l’université des Antilles et de l’université de Guyane qui embarquaient à bord du SGBm. Associés dans le projet de réinformatisation de leur catalogue – commun jusqu’alors, les deux SCD ont travaillé de concert afin de le séparer en deux entités indépendantes conformément à l’évolution de leurs statuts respectifs.

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SGBm : quelques nouvelles

On  peut se réjouir collectivement que l’approche mutualisée pour la réinformatisation des bibliothèques de l’ESR ait tenu ses promesses en permettant de peser favorablement sur l’évolution de l’offre et sur les négociations.  En effet, après six vagues d’achat depuis le lancement de l’accord cadre SGBm – les  deux dernières vagues étant prévues d’ici octobre 2020, date de fin de l’accord cadre, si l’on se réfère aux 23 établissements ayant déjà acquis la solution qui leur convenait, l’économie réalisée s’élève, à l’échelle nationale, à plus de 4 millions d’euros par rapport aux tarifs habituels. 

Rappelons que le projet SGBm comportait plusieurs “projets compagnons” menés en parallèle afin de garantir la sécurisation à long terme et la bonne intégration des SGBm au sein des Systèmes d’Information des établissements. Le projet a également mis en évidence, au-delà des équipements SGBm, la nécessité d’optimiser les flux de données entre le Sudoc et les systèmes locaux, une nécessité qui s’est concrétisée par le projet “Synchronisation des données Sudoc”, menée actuellement à l’Abes avec l’aide conjointe de plusieurs établissements.     

Et après ?

Si jusque là un seul fournisseur a remporté tous les marchés, force est de constater que le projet SGBm a stimulé le développement de solutions innovantes et de technologies adaptées aux besoins des établissements documentaires de l’ESR, solutions qui constituent désormais une offre diversifiée tant pour les établissements ayant opté pour le SGBm que pour ceux souhaitant se réinformatiser hors de ce cadre.

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Projet SGBm : préparer la suite

De juin à octobre 2018, l’Abes a mené une enquête en vue de préparer la suite du projet SGBm. Celle-ci comportait deux volets :  l’un à destination des établissements membres du Groupement de commandes SGBm, l’autre à destination des 90 établissements non membres du GC. Il s’agissait de relever les intentions des établissements à l’issue de la période de l’accord cadre (2020) et des marchés signés (2022 et au-delà) afin de définir au mieux le service proposé par l’Abes dans la suite du dispositif.

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