Archive for the ‘SGB mutualisé’ Category

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SGBm : déploiements en cascade

5 juin 2018
Après le passage en production du SGBm à la Bibliothèque de la Cité des Sciences et de l’Industrie et à la Bibliothèque Clermont Université3 nouveaux établissements pilote viennent de franchir cette étape, cruciale tant pour les équipes que pour les utilisateurs. Rappelons que dans le contexte de l’accord cadre porté par l’Abes, ces établissements ont fait le choix de la suite Alma/Primo portée par la société Ex Libris.
  • BIU Montpellier : ouverture le 24 mai
  • SCD de l’Université du Littoral : ouverture le 4 juin
  • Réseau des bibliothèques de l’Université de Toulouse : ouverture le 5 juin

BIU Montpellier

Chef de projet : Laure Franceschi

Découvrez les 3 environnements dédiés Université de Montpellier / Université Paul Valéry / Université de Nîmes

  • 1 ILN composé de  55 RCR
  • 204 utilisateurs professionnels, 2 856 enseignants-chercheurs, 59 010 étudiants
  • collections : 615 427 monographies imprimées, 239 862 périodiques imprimés, 1 371 032 ressources électroniques

SCD de l’Université Littoral Côte d’Opale

Chef de projet : Alessio Blondo

Découvrez le nouveau site « Ma Bulco »  et  « CALYPSO, l’interface unique pour vos recherches documentaires ». Notons que des tests d’utilisabilité en approche UX – User Xperience sont en cours sur les deux environnements.

  • 1 ILN composés de 11 RCR
  • 53 utilisateurs professionnels, 297 enseignants-chercheurs, 11 721 étudiants
  • collections : 110 261 monographies imprimées, 906 périodiques imprimés, 6 930 ressources électroniques

Réseau des Bibliothèques de l’Université Fédérale de Toulouse

Chef de projet : Loïc Ducasse

Découvrez le nouvel Archipel.

Comme le signifie le visuel ci-contre réalisé par un membre de l’équipe, le réseau des Bibliothèques de l’Université de Toulouse passe d’un seul catalogue « Archipel » à 9 catalogues personnalisés dédiés aux collections de chacune des institutions du réseau (Université Toulouse 1 Capitole, Université Toulouse Jean Jaurès, Université Toulouse III Paul Sabatier, INP Toulouse, INSA Toulouse, ISAE-SUPAERO, ENAC, Institut Mines Telecom, Institut Universitaire Champollion).

  • 1 ILN composé de 82 RCR dont 9 électroniques – 50 bibliothèques sur 8 départements
  • 370 utilisateurs professionnels, 100 000 usagers
  • collections : 1 190 000 notices – 2 600 000 exemplaires – 450 000 livres et périodiques électroniques, 59 bases de données, 30 encyclopédies

Ce sera ensuite au tour du  SCD du Havre, dans les starting blocks pour une ouverture dans la première quinzaine du mois de juin.

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SGBm : lancement réussi à la Bibliothèque de Clermont Université

22 mai 2018

L’Abes a le plaisir d’annoncer  la mise en production réussie de la solution Ex Libris (Alma et Primo) à la BCU, site pilote dans le cadre du projet de SGBm.

Chef de projet : Raphaële Bussemey

La BCU en quelques chiffres

  • 12 bibliothèques intégrées, 3 bibliothèques de composantes, 1 centre de documentation associé
  • 1 ILN composé de 31 RCR, dont 1 électronique
  • 605 000 notices, 11 000 périodiques  et 17 500 livres électroniques
  • 120 agents, 32 000 étudiants

Prochaines ouvertures du SGBm prévues fin mai à la BIU de Montpellier et au SCD de l’Université du Littoral.

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SGBm : ouverture à la Cité des Sciences et de l’Industrie

23 février 2018

L’Abes a le plaisir d’annoncer l’ouverture à la Bibliothèque de la Cité des Sciences et de l’Industrie – BCSI  du premier SGBm, solution de gestion de bibliothèques en « mode service » de la société Ex Libris (SGB Alma et Primo, outil de découverte adossé à la base de connaissances Primo Central Index).

Impliquée dès l’origine en tant qu’établissement pilote du projet SGBm, l’équipe projet de la BCSI – 3 personnes sur 2,5 ETP –  indique que « tout s’est parfaitement déroulé ». Malgré un planning resserré sur 6 mois, le calendrier a été tenu. « Une première dans l’histoire des projets informatiques », comme le souligne plaisamment le chef de projet.

L’équipe projet précise avoir particulièrement apprécié la « forte implication de l’Abes, essentiellement en phase préparatoire », ainsi que la « bonne conduite du projet,  l’implication des équipes techniques et la qualité de l’accompagnement proposé par Ex Libris » – formation administrateur (3 jours) ; ateliers Primo (2 jours) ; tutoriels en ligne (32 heures), certification.

En tant que centre de Ressources de la  Cité des Sciences et de l’Industrie,  la BCSI met à disposition de ses usagers environ 120 000 documents, dont 10 % de ressources électroniques, une collection spécialisée couvrant les différents domaines Sciences et Techniques.  Avec  l’outil de découverte de la suite Ex Libris, l’accompagnement des lecteurs vers la richesse des collections scientifiques en accès libre sur Internet est clairement favorisé.  Le « parcours de découverte » proposé à l’utilisateur s’enrichit de milliers de références issues d’une vingtaine de sources en libre accès – parmi lesquelles les francophones Galllica, HAL, Persée mais aussi Arxiv, HathiTrust, Biomed Central, Wikipedia… –  sélectionnées dans la base de connaissances Primo Central Index. Une navigation à facettes intuitive facilite ce parcours, permettant par exemple de limiter sa recherche aux documents disponibles à la BCSI, d’explorer un sujet, la production d’un auteur ou de recourir à des services bibliographiques ergonomiques, comme la citation ou l’export de références.

Prochaines étapes en  mai avec l’ouverture programmée des solutions SGBm à la BIU Montpellier et à la BCU Clermont Ferrand. Côté Abes,  les équipes travaillent à l’optimisation des interactions et flux de données entre les outils de l’Abes et le SGBm. A suivre très prochainement de façon détaillée dans un billet technique sur le blog Punktokomo.

 

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SGBm : signature des premiers marchés subséquents

24 juillet 2017

Sept ans après les premières études d’opportunité, la signature des premiers marchés subséquents marque l’entrée des Systèmes de Gestion de Bibliothèques (SGB) nouvelle génération dans les établissements de l’Enseignement Supérieur et la Recherche .

Parmi les quatre titulaires de l’accord-cadre, c’est la société Ex Libris qui a été retenue par les établissements pilotes qui, rappelons-le, s’étaient regroupés en 3 vagues pour lancer leurs appels d’offres respectifs : Universités de Toulouse et Montpellier ; Université de Bordeaux ; Universités de Caen, Clermont-Ferrand, Le Havre, Littoral, Rouen et Universcience

Depuis, d’autres d’établissements membres du groupement de commande SGBm ont constitué 3 nouvelles vagues. La première, dont l’appel d’offres a été lancé début juillet, regroupe les universités de Toulon et de Perpignan. En septembre, ce sera au tour de l’Université de Polynésie puis de la COMUE Université Sorbonne Paris Cité.

 

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Projet SGB mutualisé : attribution de l’accord cadre

28 octobre 2016

La fin du suspense…

Durant les 16 mois de travail au cours desquels une trentaine d’experts ont mené un dialogue compétitif poussé avec les principaux éditeurs des Systèmes de Gestion de Bibliothèques (SGB) de nouvelle génération, une analyse poussée des  solutions proposées a été menée.  Le dialogue compétitif a permis de faire évoluer à la fois le modèle économique, les fonctionnalités et l’ingénierie de projet des candidats.

L’avis d’attribution de l’accord cadre venant d’être publié sur le BOAMP et le JOUE, les noms des candidats retenus  peuvent  être officiellement  communiqués. Il s’agit de (classés ici  par ordre alphabétique) :

  • Decalog – Data management
  • Ex-Libris
  • Linagora – Biblibre
  • OCLC

Les 4 titulaires de l’accord cadre sont donc les seuls habilités à équiper les 46 établissements documentaires signataires du groupement de commande, d’une solution de type SGB nouvelle génération,  selon les modalités des marchés subséquents à venir.

Premières vagues de ré-informatisation en 2017

Les sites pilotes seront les premiers à se ré-informatiser au cours de l’année 2017. Ils vont pour cela se constituer par « vagues » et  rédiger les cahiers des charge des premiers marchés subséquents. Si le CCTP de l’accord cadre a défini les besoins techniques pour l’ensemble des signataires du groupement de commande, les documents des marchés subséquents permettront de sélectionner, parmi les titulaires de l’accord cadre, celui dont l’offre est la plus adaptée aux besoins spécifiques des sites constituant chaque vague.

Une communication toujours sensible

Même s’il reste impossible de délivrer des informations techniques précises sur les offres, le projet est désormais entré dans une phase de communication un peu plus libre. Ainsi, le 12 décembre 2016, l’Abes et les sites pilotes organisent une journée d’information qui aura lieu, comme l’an dernier, à l’auditorium de la BULAC (Paris). Réservée aux  membres du groupement de commande, cette journée permettra notamment  de présenter les offres retenues par l’accord cadre, de préciser la procédure des marchés subséquents et le calendrier prévisionnel de leur enchaînement.

Prochaines étapes

  • fin novembre 2016 : publication des remises en concurrence pour équiper les sites pilotes
  • 12 décembre 2016 : rencontre avec les membres du groupement de commande
  • à partir de mars / avril 2017 : lancement du déploiement des sites pilotes
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Des nouvelles du projet SGBm

3 mai 2016

Depuis l’an dernier, les choses se sont considérablement accélérées du côté du projet SGBm !

Nous vous soumettons quelques éléments d’avancement, même si nous sommes tenus à des règles de confidentialité qui limitent sensiblement le champ de notre communication. Ce fil’ABES a fait l’objet d’une relecture attentive de notre service juridique !

Lors de la commission d’appel d’offres du 18 juin dernier, il a été décidé de ne retenir pour le dialogue compétitif que 5 candidats. Toujours pour des raisons de confidentialité liées à cette procédure, nous ne pouvons pas communiquer ici les noms des candidats retenus.

Les auditions

Le dialogue compétitif est une procédure qui se caractérise par des échanges réguliers et normalisés avec les candidats. Jusqu’à ce jour, chaque commission (voir fil’ABES d’avril 2015) a rencontré les fournisseurs à 3 reprises lors d’auditions programmées en juillet-septembre 2015, février et avril 2016. Ces auditions ont  mobilisé près de 1250 jours d’experts, au sein des sites pilotes et de l’ABES.

Le contenu des auditions

Les membres des commissions avaient préparé 70 cas pratiques, représentant plus de 250 fonctionnalités attendues du SGBm. Ces cas pratiques ont été soumis aux candidats avant les auditions, afin qu’ils puissent s’y préparer. Ils sont donc arrivés aux auditions avec des réponses et des présentations argumentées.

A la suite des deux premières séries d’auditions, des compte-rendus ont été rédigés par les membres des commissions et envoyés aux fournisseurs avec des recommandations d’amélioration ou de précision pour les prochaines auditions. Ces échanges permettent de faire évoluer les offres et solutions des candidats dans le sens souhaité.

Une attention particulière sur…

Les 5 solutions répondent globalement de manière satisfaisante aux fonctionnalités de base attendues par un SGB.

Une attention particulière est donc portée sur plusieurs axes, plus délicats :

  • l’articulation entre collections papiers et électroniques et la fluidité de traitement de ces supports (en terme d’acquisitions, de traitement, d’usage…),
  • la gestion des consortia à différents niveaux et dans différents domaines,
  • les échanges de données entre le SUDOC et le SGBm.

Et après ?

Afin de préparer l’accord-cadre, un nouveau  CCTP est actuellement en cours de rédaction. Il recense les besoins fonctionnels et techniques remaniés suite aux auditions et sera soumis aux candidats participant au dialogue. Ce sont les réponses fournies qui permettront d’évaluer les solutions et de retenir plusieurs candidats dans l’accord-cadre.

Rappel du calendrier prévisionnel des prochaines grandes étapes

  • Septembre 2016 : commission d’appel d’offre n°2 avec la décision d’attribution de l’accord-cadre
  • Octobre 2016 : remise en concurrence du premier marché subséquent (destiné aux sites pilotes)
  • Janvier 2017 : début de la phase de ré-informatisation des sites pilotes, pour un passage en production
  • A partir de mi-2017 : ouverture des organisations pour de nouveaux groupes d’établissements.

Contact : sgbm@abes.fr

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Des nouvelles du projet SGBm

22 avril 2015

Quelques rappels

A ce stade du projet, il semble tout d’abord utile de rappeler… … les trois objectifs principaux du « Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé – SGBm », à savoir :

  • Fournir un système de gestion locale mutualisé aux bibliothèques des établissements membres du réseau Sudoc
  • Fournir, le cas échéant, un outil de découverte local associé au système de gestion
  • Garantir l’articulation entre le SGBm et les systèmes nationaux de signalement administrés par l’ABES pour les bibliothèques

… l’engagement des neuf établissements pilotes qui portent ce projet depuis son origine, à savoir :

  • Université de Bordeaux, service de coopération documentaire
  • Universcience, Cité des sciences et de l’Industrie
  • Université Blaise Pascal, Clermont-Ferrand
  • Université du Havre
  • Université de Lille 3
  • Université du Littoral Côte d’Opale
  • BIU de Montpellier
  • Université Paris-Descartes
  • Université fédérale de Toulouse Midi-Pyrénées

… la composition de l’équipe projet :

  • Pour l’ABES : un directeur de projet, deux chefs de projets (fonctionnel et informatique), plusieurs experts ABES intervenant ponctuellement en soutien au projet
  • un chef de projet par établissement pilote

… l’organisation du projet en différentes commissions et ateliers, reflétant l’ensemble des problématiques transversales liées tant aux ressources imprimées qu’aux ressources électroniques

  • Commission A acquisition
  • Commission B migration
  • Commission C workflow – articulation avec d’autres environnements
  • Commission D intégration
  • Commission E circulation
  • Commission F découverte
  • Commission G formation – documentation
  • Commission H coûts

Par ailleurs, six ateliers thématiques transversaux se sont réunis à plusieurs reprises pour conduire le projet et répartir les activités dans l’équipe : appel d’offres, fiche de site, modèle économique, planification, communication, marché. Précisons que le projet étant mené selon une approche Agile, de nouveaux ateliers pourront être créés en cas d’identification de nouveaux besoins. … le fait que 46 établissements sont signataires du groupement de commande.

Quelles modalités juridiques ?

Afin de faire émerger des offres qui conviennent à tous au regard des besoins exprimés, c’est la formule complexe du dialogue compétitif qui a été choisie. A l’issue de ce dialogue compétitif – qui se déroulera sur une année au cours de laquelle les fournisseurs retenus après une première sélection seront amenés à dialoguer lors d’auditions menées par chacune des commissions mentionnées ci-dessus, un contrat multi-attributaires sera défini. C’est ensuite au sein de cet accord-cadre que les établissements signataires pourront choisir d’entrer dans le groupement de commande lorsqu’ils le souhaiteront.

Quelles modalités techniques ?

Après avoir recensé les fonctionnalités attendues pour la mise en œuvre du SGB et défini leur classement – prioritaire ou non, les commissions susnommées sont chargées de concevoir les « cas pratiques » qui seront soumis aux fournisseurs. Ainsi, au travers de 70 cas pratiques, déclinaison des fonctionnalités du futur SGBm dans une situation réelle, chaque prestataire retenu pourra exposer la manière dont son système va répondre aux besoins exprimés par le réseau.

Calendrier  des prochaines grandes étapes

  • 17/04/2015 : envoi du règlement de consultation aux fournisseurs ayant répondu à l’AAPC – Avis d’Appel Public à la Concurrence
  • 28/05/2015 : date limite de dépôt des offres écrites par les fournisseurs
  • 18/06/2015 : commission d’appel d’offre n°1 : élimination des candidats non admis à poursuivre leur participation au dialogue compétitif sur des critères financiers et techniques
  • 01/07/2015 au 20/05/2016 : auditions et phases de tests
  • 20/06/2016 : commission d’appel d’offre n°2 : décision d’attribution de l’accord cadre
  • automne 2016 : 1er marché subséquent
  • début 2017 : début de la phase de ré-informatisation des sites pilotes

Contacts : sgbm@abes.fr