Le SGBm en 2020 : une dernière vague avant l’après (SGBm)

Le 9 décembre dernier, les établissements membres du Groupement de Commandes constitué pour l’achat d’un SGBm – Système de Gestion de Bibliothèques mutualisé se sont réunis pour leur 5ème journée annuelle.

A l’ordre du jour : la situation des déploiements en cours et la présentation des scénarios retenus pour « l’Après SGBm »,  l’accord-cadre SGBm se terminant fin octobre 2020.

Une dernière vague de déploiement

En ce début 2020 :

  • 17 établissements sont entrés en production
  • 8 établissements sont en phase d’achat :  Université Sorbonne Paris Cité ; UTBM – Université de Technologie de Belfort Montbéliard ;Université de Franche Comté ; Université de Bourgogne ; Sorbonne Université ; INHA – Institut National d’Histoire de l’Art ; École Française de Rome et École Française d’Athènes.
  • 6 établissements sont en cours de déploiement : Université Paris Saclay ; Université Grenoble Alpes ;  Université Pau et Pays de l’Adour ; Université de Poitiers; La Rochelle Université et Université Savoie Mont Blanc.
  • 2 établissements ont déclaré leur marché infructueux : Université de Polynésie et UPEM.

Des projets « compagnons » qui vont aboutir… bientôt

Parallèlement au déploiement du SGBm dans le cadre des marchés subséquents, l’Abes porte plusieurs projets « compagnons » qui visent à garantir la sécurité des systèmes, la conservation pérenne des données, les échanges de données entre SGBm et systèmes d’information des établissements. Sur tous ces points, les travaux avancent – lentement mais sans heurts – et aboutiront avant fin 2020.

En revanche, la synchronisation entre le Sudoc et le SGBm – pour une meilleure circulation des données – notamment ressources électroniques et données d’exemplaires, nécessite une nouvelle phase de conception en lien avec les fournisseurs. Ce chantier devrait aboutir d’ici un an et demi. Gageons que ce délai sera porteur de grandes évolutions : il en découlera des capacités nouvelles disponibles pour tous les établissements déployés – notamment en matière de mises à jour automatiques et de simplification du travail en local. Ces évolutions devraient en outre rendre la transition bibliographique plus aisée.

L’après SGBm : une nouvelle phase se précise

Après deux enquêtes menées auprès des établissements, une consultation auprès de la commission ADBU-SSI, plusieurs discussions lors du Conseil Scientifique et du Conseil d’Administration, plusieurs réunions du comité de pilotage SGBm (dont la dernière le 27 novembre 2019), la réflexion menée par la direction de l’Abes en relation étroite avec ses partenaires a abouti à une définition plus précise de la phase dite « après-SGBm ». Principe essentiel retenu pour cet « après SGBm » : positionner l’Abes en appui à l’informatisation ou à la réinformatisation des bibliothèques membres de ses réseaux.

Voici la synthèse des principales orientations. Notons que certaines des hypothèses présentées ci-dessous seront examinées lors des prochaines réunions du comité de pilotage SGBm (mai et novembre 2020) avant validation définitive par le Conseil d’Administration de l’Abes fin 2020.

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SGBm : de nouvelles vagues

Caen Normandie : vers une convergence à l’échelle de la Normandie

Après l’université du Havre en juin 2018 et avant l’université de Rouen en juin 2020, le SGBm est entré en production à l’université Caen Normandie en juin dernier. Précisons que, bien que n’étant pas site pilote, dans une volonté de cohérence avec les deux autres universités normandes, l’Université de Caen a rejoint le 3e marché subséquent, dans un calendrier de déploiement échelonné dans le temps.

Le mot des équipes

« En nous associant au 3e marché subséquent, nous avons bénéficié de manière privilégiée de l’expérience des sites pilotes dès la phase de marché.  Leur partage d’expérience pendant la phase de déploiement a ensuite considérablement facilité le déroulement de notre projet, nous permettant d’effectuer des choix – parfois très engageants – en connaissance de cause. Nous avions par ailleurs une bonne maîtrise de nos données et un seul catalogue à migrer, ce qui a engendré une migration de qualité avec peu de reprise de données post-migration à effectuer. Dans ce domaine également, les retours d’expérience ont été particulièrement inspirants : un grand merci au réseau et à l’Abes pour avoir impulsé l’ensemble ! »

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SGBm : le déploiement se poursuit

Nouvelle étape pour le projet SGBm, l’Abes a le plaisir d’annoncer le passage en production de quatre nouveaux établissements, qui à eux seuls illustrent la diversité des problématiques des bibliothèques de l’ESR ainsi que leur engagement commun auprès de  leurs usagers – étudiants, doctorants ou enseignants-chercheurs – pour faciliter l’accès à la richesse des ressources documentaires à leur disposition.

Antilles et Guyane : d’un catalogue commun à deux entités indépendantes

Début juin, ce sont les SCD de l’université des Antilles et de l’université de Guyane qui embarquaient à bord du SGBm. Associés dans le projet de réinformatisation de leur catalogue – commun jusqu’alors, les deux SCD ont travaillé de concert afin de le séparer en deux entités indépendantes conformément à l’évolution de leurs statuts respectifs.

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SGBm : quelques nouvelles

On  peut se réjouir collectivement que l’approche mutualisée pour la réinformatisation des bibliothèques de l’ESR ait tenu ses promesses en permettant de peser favorablement sur l’évolution de l’offre et sur les négociations.  En effet, après six vagues d’achat depuis le lancement de l’accord cadre SGBm – les  deux dernières vagues étant prévues d’ici octobre 2020, date de fin de l’accord cadre, si l’on se réfère aux 23 établissements ayant déjà acquis la solution qui leur convenait, l’économie réalisée s’élève, à l’échelle nationale, à plus de 4 millions d’euros par rapport aux tarifs habituels. 

Rappelons que le projet SGBm comportait plusieurs “projets compagnons” menés en parallèle afin de garantir la sécurisation à long terme et la bonne intégration des SGBm au sein des Systèmes d’Information des établissements. Le projet a également mis en évidence, au-delà des équipements SGBm, la nécessité d’optimiser les flux de données entre le Sudoc et les systèmes locaux, une nécessité qui s’est concrétisée par le projet “Synchronisation des données Sudoc”, menée actuellement à l’Abes avec l’aide conjointe de plusieurs établissements.     

Et après ?

Si jusque là un seul fournisseur a remporté tous les marchés, force est de constater que le projet SGBm a stimulé le développement de solutions innovantes et de technologies adaptées aux besoins des établissements documentaires de l’ESR, solutions qui constituent désormais une offre diversifiée tant pour les établissements ayant opté pour le SGBm que pour ceux souhaitant se réinformatiser hors de ce cadre.

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Projet SGBm : préparer la suite

De juin à octobre 2018, l’Abes a mené une enquête en vue de préparer la suite du projet SGBm. Celle-ci comportait deux volets :  l’un à destination des établissements membres du Groupement de commandes SGBm, l’autre à destination des 90 établissements non membres du GC. Il s’agissait de relever les intentions des établissements à l’issue de la période de l’accord cadre (2020) et des marchés signés (2022 et au-delà) afin de définir au mieux le service proposé par l’Abes dans la suite du dispositif.

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SGBm : embarquement réussi pour les universités de Toulon et Perpignan


 L’Abes a le plaisir d’annoncer la mise en production des  Systèmes de Gestion de Bibliothèque mutualisés (SGBm)  des bibliothèques des universités de Toulon (le 9 novembre) et de Perpignan (le 16 novembre). Après le déploiement des sites pilotes, il s’agit des premiers établissements à finaliser l’installation de la solution ALMA d’Ex Libris, sélectionnée par ces deux universités parmi les offres de l’accord cadre porté par l’Abes.
La direction des Bibliothèques de l’Université de Perpignan précise que, grâce au passage au SGBm, « un gros travail de préparation des données et de nettoyage du catalogue a été fourni »,  donnant  l’occasion de réaliser « un contrôle qualité sur les travaux de signalement dans les bases ». Le projet, qui a « mobilisé toutes les équipes par le biais de groupes de travail thématiques (service au public, catalogage…) », a permis de « renforcer la communication internepar le biais de billets de blogs afin que toute l’équipe soit tenue informée ». Enfin, la mise en place du SGBm va faciliter « la mise en place de nouveaux services  car le SCD ne disposait pas d’outil de découverte, ce qui constitue une progression indéniable dans la qualité des services offerts à nos enseignants et étudiants, notamment pour la valorisation de nos ressources électroniques. » Pour sa part, la direction des Bibliothèques de l’Université de Toulon précise que « le travail fut intense entre la réunion de lancement (22 mai) et la mise en production, mais qu’aucun problème n’a retardé le calendrier initial. Il adresse de chaleureux remerciements à l’équipe de l’Abes qui a orchestré cette bénéfique mutualisation.’
Pour découvrir les outils de découverte :

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SGBm – 4ème Journée d’information


Pour la 4ème année consécutive,  une journée d’information consacrée au SGBm est organisée  le mardi 11 décembre 2018 de 10h à 16h, à l’auditorium de la BULAC.

Cette journée, réservée aux établissements membres du groupement de commandes SGBm, donnera l’occasion comme les années précédentes, de présenter plusieurs retours d’expérience,  de proposer un point d’avancement des différents sous-projets et des prochains marchés subséquents. Une discussion au sujet de « l’après Accord cadre », éclairée par le résultat de deux enquêtes récentes, sera également au programme de cette journée dont le programme détaillé, établi en fonction des attentes des établissements, sera précisé prochainement.

Rappelons qu’à ce jour, 13 établissements ont signé leur marché subséquent,  7 sont en production.

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SGBm : Bordeaux a franchi la ligne d’arrivée


Médaille BabordLe réseau des bibliothèques universitaires de Bordeaux est heureux d’annoncer son arrivée au bout du marathon SGBm dans les délais qu’il s’était fixé. Ainsi, après 120 heures de formation, 132 heures de réunion, 625 tickets déposés sur l’outil d’assistance du prestataire – et 180 hectolitres de café – le nouveau catalogue a franchi la ligne d’arrivée le 27 septembre.

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SGBm : sixième !


C’est maintenant le SCD de l’Université Le Havre Normandie qui a franchi  la ligne d’arrivée avec l’entrée en production jeudi 7 juin de son SGBm-Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé.

En bref

  • cheffe de projet : Delphine Lescot
  • 1 ILN composé de 2 RCR
  • 37 usagers professionnels / 8 500 étudiants / 300 enseignants chercheurs
  • collections : 167 500 exemplaires matériels / 40 200 périodiques électroniques / 21 800 livres électroniques
  • site : https://bu.univ-lehavre.fr
  • Découvrir le nouveau catalogue

Prochaine étape du tour de France du SGBm en septembre à Bordeaux !

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