Grâce à son Projet d’établissement 2024-2028 adopté en novembre 2023, l’Abes souhaite affirmer son rôle dans la fourniture de métadonnées de qualité aux organisations de l’enseignement supérieur et de la recherche.

A cette fin, elle met l’accent sur une volumétrie de données plus massive, sur la mise en œuvre de nouveaux référentiels, mais aussi sur des traitements plus automatisés et une gestion plus dynamique des flux de données à destination des établissements. Pierre angulaire de ce projet d’établissement, le renouvellement de notre système d’information constitue l’un des principaux moyens de réalisation de cet objectif général.

Une réorganisation devenue nécessaire

Le Projet d’établissement a également identifié qu’il était nécessaire d’adapter l’agence à ces nouvelles orientations. En vue d’une meilleure adéquation entre les ressources humaines et la réalisation des grands axes de développements retenus, une restructuration des départements et services de l’Abes était donc indispensable. Cette réorganisation, qui nous a occupés tout au long de l’année 2024, est en passe d’aboutir.

Le nouvel organigramme, qui sera mis en œuvre début 2025, met en avant deux principes.

Le premier principe répond au besoin de transversalité entre les métiers et, au sein des métiers, entre les équipes pour remédier à un fonctionnement considéré, tant par l’établissement que par le HCERES, comme s’étant cristallisé autour de silos impropres au nécessaire partage de compétences et fragilisant l’action au long terme de l’établissement.

Le second principe porte le souhait d’une nouvelle approche par services, plutôt que par produits logiciels ou par catégories de données, afin de mieux répondre aux pratiques et enjeux stratégiques des établissements, dans une approche plus globale des données et services.

Des départements repensés, la création d’une cellule Projets

Le département « Développement des services et des réseaux »

Tout d’abord, l’analyse des besoins des établissements desservis étant au cœur de la démarche de construction du projet d’établissement de l’Abes, l’organigramme prend en compte cet impératif en créant un département « Développement des services et des réseaux », intégralement tourné vers les relations extérieures à l’agence. Sa mission principale sera d’être à l’écoute des besoins exprimés par la communauté universitaire, qu’ils soient membres de nos réseaux ou réutilisateurs de nos données, afin de permettre à l’Abes de transformer ses services et son système en les ajustant au plus près des attentes qui se seront exprimées. Il sera dirigé par Héloïse Lecomte, conservatrice des bibliothèques qui, après des expériences professionnelles à la BnF et à la BULAC, travaille depuis 2018 à l’Abes sur les problématiques de normalisation et de coordination des données.

Ce département rassemble tous les services orientés vers les établissements :

• Un service « Achat et valorisation de la documentation électronique », chargé de coordonner et promouvoir les activités autour de l’acquisition et du signalement de ces ressources. Il aura notamment pour mission de travailler à la soutenabilité de la mission selon les axes de travail présentés dans le Projet d’établissement.
• Un service « Ingénierie pédagogique et Documentation », qui a vocation à offrir l’ensemble des dispositifs propres à accompagner les réseaux dans l’usage des outils, des données et des services déployés.
• Un service « Animation des réseaux et Communication », ayant pour double objectif de développer et assurer l’animation et la communication de l’Abes (auprès des réseaux membres, des partenaires, des réutilisateurs de nos données…) et de coordonner les évolutions potentielles au travers d’enquêtes et de procédures d’évaluation.
• Un service « Fourniture de données et Interfaces », qui donne accès aux données gérées par l’Abes par le biais d’applications, d’exports ou de services d’exposition (par exemple par APIs).

Le département du « Système d’information et des Métadonnées »

Le département du « Système d’information et des Métadonnées » a quant à lui été conçu en appui du département « Développement des services et des réseaux » avec, pour mission première de lui permettre de répondre aux attentes et besoins exprimés. Son objectif est d’assurer le bon fonctionnement des outils et des applications déployées dans un cadre et une architecture techniques opérationnels conformes à la politique informatique de l’agence. L’une de ses priorités sera de travailler à la cohérence des données mises à disposition des réseaux en veillant au respect des normes documentaires, en association étroite et constante avec le département « Développement des services et des réseaux ».

Ce département aura un rôle crucial dans l’intégration de l’ensemble des briques de notre système d’information actuel avec le nouveau Système de Gestion de Métadonnées attendu pour forger un nouveau système d’information cohérent.

Il sera dirigé par Stéphane Gully, ingénieur de recherche informatique qui, après plusieurs années d’expériences à l’INRIA, dans le secteur privé, et à l’Inist-CNRS, travaille depuis 2018 à l’Abes où il exerce jusqu’ici les fonctions de DSI.

Le département des « Affaires Générales »

Enfin, le département des « Affaires générales » vise à apporter à l’Abes le soutien nécessaire en termes de finances, de ressources humaines, de documentation et communication internes, ainsi que l’appui juridique indispensable aux besoins de l’agence. Le département sera dirigé par Nawal Benni, inspectrice principale des finances publiques, qui a rejoint l’Abes en 2023 après avoir travaillé à la Direction Régionale des Finances Publiques.

La cellule Projets et la réinformatisation

Ces 3 départements sont complétés dans l’organigramme par une cellule Projets, qui comporte, outre le Labo de l’Abes, un service dédié au Projet de réinformatisation de l’Abes, l’une des principales réalisations à mener dans les années qui viennent. C’est Raluca Pierrot qui a été nommée directrice de ce projet. Conservatrice en chef des bibliothèques, elle était précédemment directrice adjointe du SCD de l’Université Montpellier 3. A l’Abes depuis 2018, elle assure jusqu’ici le pilotage de l’ensemble des activités liées à la documentation électronique, tant sur le volet des négociations et contrats que sur le volet des données associées.

Consulter également : Réinformatisation : point d’étape, Arabesques » [En ligne], 115 | octobre-décembre 2024