Grâce à son Projet d’établissement 2024-2028 adopté en novembre 2023, l’Abes souhaite affirmer son rôle dans la fourniture de métadonnées de qualité aux organisations de l’enseignement supérieur et de la recherche.

A cette fin, elle met l’accent sur une volumétrie de données plus massive, sur la mise en œuvre de nouveaux référentiels, mais aussi sur des traitements plus automatisés et une gestion plus dynamique des flux de données à destination des établissements. Pierre angulaire de ce projet d’établissement, le renouvellement de notre système d’information constitue l’un des principaux moyens de réalisation de cet objectif général.

Une réorganisation devenue nécessaire

Le Projet d’établissement a également identifié qu’il était nécessaire d’adapter l’agence à ces nouvelles orientations. En vue d’une meilleure adéquation entre les ressources humaines et la réalisation des grands axes de développements retenus, une restructuration des départements et services de l’Abes était donc indispensable. Cette réorganisation, qui nous a occupés tout au long de l’année 2024, est en passe d’aboutir.

Le nouvel organigramme, qui sera mis en œuvre début 2025, met en avant deux principes.

Le premier principe répond au besoin de transversalité entre les métiers et, au sein des métiers, entre les équipes pour remédier à un fonctionnement considéré, tant par l’établissement que par le HCERES, comme s’étant cristallisé autour de silos impropres au nécessaire partage de compétences et fragilisant l’action au long terme de l’établissement.

Le second principe porte le souhait d’une nouvelle approche par services, plutôt que par produits logiciels ou par catégories de données, afin de mieux répondre aux pratiques et enjeux stratégiques des établissements, dans une approche plus globale des données et services.

Des départements repensés, la création d’une cellule Projets

Le département « Développement des services et des réseaux »

Tout d’abord, l’analyse des besoins des établissements desservis étant au cœur de la démarche de construction du projet d’établissement de l’Abes, l’organigramme prend en compte cet impératif en créant un département « Développement des services et des réseaux », intégralement tourné vers les relations extérieures à l’agence. Sa mission principale sera d’être à l’écoute des besoins exprimés par la communauté universitaire, qu’ils soient membres de nos réseaux ou réutilisateurs de nos données, afin de permettre à l’Abes de transformer ses services et son système en les ajustant au plus près des attentes qui se seront exprimées. Il sera dirigé par Héloïse Lecomte, conservatrice des bibliothèques qui, après des expériences professionnelles à la BnF et à la BULAC, travaille depuis 2018 à l’Abes sur les problématiques de normalisation et de coordination des données.

Ce département rassemble tous les services orientés vers les établissements :

• Un service « Achat et valorisation de la documentation électronique », chargé de coordonner et promouvoir les activités autour de l’acquisition et du signalement de ces ressources. Il aura notamment pour mission de travailler à la soutenabilité de la mission selon les axes de travail présentés dans le Projet d’établissement.
• Un service « Ingénierie pédagogique et Documentation », qui a vocation à offrir l’ensemble des dispositifs propres à accompagner les réseaux dans l’usage des outils, des données et des services déployés.
• Un service « Animation des réseaux et Communication », ayant pour double objectif de développer et assurer l’animation et la communication de l’Abes (auprès des réseaux membres, des partenaires, des réutilisateurs de nos données…) et de coordonner les évolutions potentielles au travers d’enquêtes et de procédures d’évaluation.
• Un service « Fourniture de données et Interfaces », qui donne accès aux données gérées par l’Abes par le biais d’applications, d’exports ou de services d’exposition (par exemple par APIs).

Le département du « Système d’information et des Métadonnées »

Le département du « Système d’information et des Métadonnées » a quant à lui été conçu en appui du département « Développement des services et des réseaux » avec, pour mission première de lui permettre de répondre aux attentes et besoins exprimés. Son objectif est d’assurer le bon fonctionnement des outils et des applications déployées dans un cadre et une architecture techniques opérationnels conformes à la politique informatique de l’agence. L’une de ses priorités sera de travailler à la cohérence des données mises à disposition des réseaux en veillant au respect des normes documentaires, en association étroite et constante avec le département « Développement des services et des réseaux ».

Ce département aura un rôle crucial dans l’intégration de l’ensemble des briques de notre système d’information actuel avec le nouveau Système de Gestion de Métadonnées attendu pour forger un nouveau système d’information cohérent.

Il sera dirigé par Stéphane Gully, ingénieur de recherche informatique qui, après plusieurs années d’expériences à l’INRIA, dans le secteur privé, et à l’Inist-CNRS, travaille depuis 2018 à l’Abes où il exerce jusqu’ici les fonctions de DSI.

Le département des « Affaires Générales »

Enfin, le département des « Affaires générales » vise à apporter à l’Abes le soutien nécessaire en termes de finances, de ressources humaines, de documentation et communication internes, ainsi que l’appui juridique indispensable aux besoins de l’agence. Le département sera dirigé par Nawal Benni, inspectrice principale des finances publiques, qui a rejoint l’Abes en 2023 après avoir travaillé à la Direction Régionale des Finances Publiques.

La cellule Projets et la réinformatisation

Ces 3 départements sont complétés dans l’organigramme par une cellule Projets, qui comporte, outre le Labo de l’Abes, un service dédié au Projet de réinformatisation de l’Abes, l’une des principales réalisations à mener dans les années qui viennent. C’est Raluca Pierrot qui a été nommée directrice de ce projet. Conservatrice en chef des bibliothèques, elle était précédemment directrice adjointe du SCD de l’Université Montpellier 3. A l’Abes depuis 2018, elle assure jusqu’ici le pilotage de l’ensemble des activités liées à la documentation électronique, tant sur le volet des négociations et contrats que sur le volet des données associées.

Consulter également : Réinformatisation : point d’étape, Arabesques » [En ligne], 115 | octobre-décembre 2024

Des travaux conséquents en 2024

Depuis le vote du Conseil d’administration (CA) du 20 novembre 2023, l’Abes a travaillé activement à son Projet d’Établissement 2024-2028, en ouvrant différents chantiers d’importance : travail avec les ministères de la Culture et de l’ESR pour la transformation du réseau Sudoc PS ; lancement du projet Réinformatisation (groupes de travail autour de l’expression des besoins, du portrait des données gérées par l’Abes et de l’analyse du marché) ;  discussions avec le consortium Couperin et le MESR pour préciser la contribution de l’agence à la gestion de la documentation électronique ; lancement d’une étude pour effectuer le bilan carbone de l’agence… Enfin, une très conséquente réorganisation interne est en cours à l’Abes afin d’adapter sa structuration aux défis de ce projet ambitieux.

Cette activité soutenue tout au long de 2024 va s’intensifier en 2025 et au-delà, ce qui exige une concentration des forces de l’agence sur la réinformatisation et les impacts majeurs qu’elle aura sur les services proposés et les réseaux desservis.

Pour ne pas obérer les chances de réussite de ce projet crucial pour nos missions, l’Abes a réfléchi à la réorientation de certaines de ses activités courantes. Ainsi, après la validation par son CA le 20 novembre 2023 de la suspension des déploiements dans les réseaux Sudoc et Calames jusqu’à l’ouverture du nouveau système de gestion de métadonnées (SGM) prévue en 2027, une seconde salve de réorientations, plus opérationnelles, a été présentée et validée par le CA du 27 juin 2024 (consulter le document).

Une nécessaire priorisation des activités courantes déclinée selon plusieurs axes

Dans cette perspective, plusieurs axes ont été étudiés. Le premier concerne la suspension des évolutions des outils de signalement amenés à disparaître lors du changement de système. Ce gel des évolutions porte particulièrement sur les applications associées au CBS, socle logiciel du Sudoc auquel s’est greffé au fil des années un grand nombre d’outils et de services. Qu’il s’agisse de l’évolution des formats de données, des consignes de catalogage ou des fonctionnalités, les administrateurs ont validé le gel de ces applications qui ne devraient donc pas connaître de changements significatifs jusqu’au déploiement du nouveau système en 2027. Dans le même ordre d’idées, la création de nouvelles moulinettes d’imports de données sera strictement limitée aux imports contractuellement prévus dans le cadre des achats de documentation électronique. De même, les opérations de versement de nouveaux catalogues ou bases externes, particulièrement longues et coûteuses, se feront dans le prochain système.

Le CA du 27 juin a également validé la réorientation de certains travaux autour des données réalisés par l’agence à la demande des membres des réseaux. Ainsi, les opérations d’injection ou de modification en masse de données locales, par exemple, sont mises en pause afin de permettre aux équipes de l’Abes de concentrer leurs efforts sur la préparation des données en vue de la migration (correction, mise en cohérence, dédoublonnage…). Pour autant, l’accès aux ressources documentaires étant la mission première de l’agence, le service de modification en masse sur les données d’accès restera disponible via le guichet d’assistance.  Une nouvelle version de l’application ITEM est par ailleurs programmée. Une nouvelle fonctionnalité permettra aux professionnels des réseaux de supprimer des lots d’exemplaires. Développer l’autonomie des établissements dans la gestion de leurs données constitue, rappelons-le, un objectif important du changement de système.

Par ailleurs, l’investissement de l’Abes en matière de normalisation va être réévalué dans les mois à venir afin d’ajuster son niveau d’intervention et de concentrer son action sur les travaux les plus pertinents au regard des enjeux stratégiques du Projet d’Établissement 2024-2028  ainsi que des établissements de l’ESR. En effet, au-delà des standards internationaux promus par l’IFLA, de nouveaux modèles de données émergent dans le paysage normatif (ROR, ORCID, DOI CrossRef, BibFrame…). L’interopérabilité de nos données avec les bases de connaissances internationales, le projet de mise en œuvre d’un référentiel spécifique aux structures, ainsi que l’importance croissante des identifiants pérennes (PIDs) dans les écosystèmes concernés, constituent autant d’éléments structurants qui orientent et guident les actions de l’Abes dans ce domaine.

Le dernier axe de priorisation envisagé met l’accent sur les projets favorisant l’autonomie des établissements. Plusieurs projets sont d’ores et déjà à l’étude. Outre la nouvelle version d’ITEM mentionnée ci-dessus, l’Abes projette également : d’optimiser les flux internes pour sécuriser le suivi budgétaire ; de mettre en place un nouvel outil d’assistance, plus ergonomique, qui distingue les types de demandes afin d’ajuster au mieux leur traitement en interne ; d’ouvrir un CRM pour faciliter le suivi des relations avec les établissements. Autant de projets qui visent à accroître l’efficacité des services rendus et dont bénéficieront directement leurs utilisateurs.

Le déploiement du nouvel organigramme de l’Abes, prévu début 2025, devrait également rationaliser les circuits existants grâce à de nouvelles procédures, ce qui aidera l’Abes à renforcer son investissement dans la réalisation de son Projet d’établissement.

Consulter également : Réorientation des activités courantes de l’Abes, Arabesques [En ligne], 115 | octobre-décembre 2024

L’Abes a pris la décision de mettre en veille son compte X (ex-Twitter), une décision qui intervient dans la foulée de la suspension de comptes d’autres établissements de l’ESR (enssib, universités …).

Depuis bientôt deux ans, l’Abes a renforcé sa présence sur le réseau Linkedin. Initialement ouvert pour diffuser largement les offres d’emploi, le compte Linkedin de l’Abes a progressivement gagné en nombre d’abonnés et montre une croissance dynamique du nombre de ses abonnements. 

Les abonnés au compte X de l’Abes sont  invités :

• à rejoindre le compte Linkedin de l’Abes : https://fr.linkedin.com/company/abes-agence-bibliographique-esr  
• à s’abonner directement aux blogs Fil’Abes, Punktokomo, Oubipo pour rester informé en temps réel des publications 
• à s’abonner à la lettre d’information mensuelle « L’actu des Réseaux » (via le guichet d’assistance – https://stp.abes.fr/assistance/domaines/2790