Réflexion sur le projet d’établissement de l’Abes : fin de la première étape

Le Conseil d’administration de la mi-juillet a été l’occasion de présenter les résultats de la première partie du travail de réflexion mené par l’Abes pour la mise en place de son projet d’établissement 2024-2028. Dans ce billet, Nicolas Morin, directeur de l’Abes, en présente les grandes lignes.

Le premier semestre 2023 a été consacré principalement à l’analyse de notre existant et au recueil des besoins des utilisateurs. Ce travail a été encadré par la lettre de mission confiée au nouveau directeur de l’Abes en octobre 2022, et alimenté par le rapport du Hcéres remis en mai 2023 suite à l’évaluation de l’agence menée en novembre 2022.

Notre démarche

Au-delà de ces documents, deux processus ont été menés, l’un interne et l’autre externe, qui se sont nourris l’un l’autre.

En interne, une équipe projet composé de 10 personnes a été mise en place et consacre un jour par semaine, de février à aujourd’hui, au travail sur le projet d’établissement.

Un séminaire d’une journée, réunissant l’ensemble des personnels, a été organisé en avril 2023, avec deux objets : d’une part, faire un bilan, forcément succinct, de la période 2018-2023 et évaluer collectivement nos actions et notre organisation ; d’autre part, entamer une réflexion plus prospective sur nos offres et services.

D’autres réunions internes, plus courtes, ont permis de prolonger ces discussions jusqu’à l’été.

Par ailleurs, nous nous sommes fait aider par le cabinet Ourouk, qui a mené une trentaine d’entretiens, tant avec des personnels de l’Abes qu’avec un large panel d’interlocuteurs extérieurs : membres du MESRI, de la BnF, de l’AMUE, collègues responsables de services documentaires, responsables informatiques, archivistes, collègues associés de longue date à l’Abes, en particulier par son Conseil scientifique, collègues en France, mais aussi en Suisse ou en Belgique, chercheurs, DGS d’université…

Enfin, cette démarche a été renforcée lors des Journées Abes de mai dernier, dans le cadre d’un atelier d’une demi-journée consacré au projet d’établissement.

Le projet 2018-2023

Le projet d’établissement 2018-2022, prolongé d’une année dans le contexte de la crise sanitaire, comportait 19 actions, dont 11 de priorité maximale. Rétrospectivement, cet ensemble donne le sentiment, souligné par le Hcéres et confirmé par l’essentiel des interlocuteurs internes et externes, d’une difficulté de l’agence à définir clairement ses priorités. De plus, l’analyse des réalisations du projet a été rendue difficile du fait que les actions inscrites à ce programme s’accompagnaient rarement de critères de réussite permettant d’en apprécier explicitement le résultat.

Ce sont deux difficultés que le projet 2024-2028 devra résoudre, mais qui témoignent, en creux, de la forte capacité de l’Abes, identifiée par l’ensemble des interlocuteurs, à s’adapter tant à des missions nouvelles – et parfois informelles – qu’aux évolutions des besoins des établissements des réseaux. L’exemple le plus frappant concerne l’activité de gestion des groupements de commandes de documentation électronique, qui, bien qu’elle n’ait cessé de croître depuis 2004, ne constitue pourtant pas une mission « officielle » de l’établissement.

Le projet 2018-2023, marqué par la crise sanitaire, n’a pas permis de mettre en place un « nouveau système de gestion de métadonnées », qui était pourtant la première de ses ambitions. Des réussites sont néanmoins à souligner, sur lesquelles nous pourrons nous appuyer pour l’avenir : le travail autour du référentiel de personnes IdRef est par exemple unanimement salué, de même que la consolidation de l’infrastructure informatique de l’Abes.

Les besoins des utilisateurs

L’objectif premier des démarches menées lors du premier semestre 2023 était d’identifier les besoins des utilisateurs, présents et futurs, afin de concevoir les produits et services que nous pourrons proposer à l’avenir. Parmi les nombreux sujets abordés, certains sont apparus communs au plus grand nombre des interlocuteurs.

Tout d’abord, la dette technique de l’Abes inquiète : les outils mis à disposition ainsi que leurs interfaces sont considérés comme dépassés techniquement ; une refonte complète est jugée primordiale, en particulier pour le Sudoc et ses applications satellites. Il s’agit là de poursuivre et étendre le travail de refonte du système d’information entrepris dans la période précédente, en touchant cette fois aux applications métiers.

Concernant les référentiels, au-delà d’IdRef, on attend que l’Abes joue un rôle moteur dans l’adoption de référentiels de personnes dans l’ensemble des établissements de l’ESR, en particulier autour de l’identifiant ORCID. Un effort similaire est nécessaire, de l’avis général, pour les structures de l’ESR, un sujet large et complexe, qui concerne tant les établissements que les laboratoires ou les financeurs de la recherche.

Par ailleurs, l’importance des référentiels est perçue comme cohérente avec l’évolution de la normalisation documentaire elle-même, qui vise à passer d’un modèle de notices bibliographiques et d’autorité à un modèle de référentiels d’entités liés entre eux.

Le rôle de l’Abes dans les acquisitions de documentation électronique ne fait pas entièrement l’unanimité. Certains des interlocuteurs considèrent que cette activité ne devrait pas être inscrite dans les missions de l’Abes et représente, d’une certaine façon, une « distraction » pour l’agence, sans pour autant qu’on puisse dire clairement à quel autre opérateur elle pourrait être confiée ; d’autres en revanche considèrent que cette mission devrait être officialisée et largement étendue ; d’autres enfin souhaiteraient l’officialiser en l’encadrant plus strictement.

Il en va tout autrement de la question du signalement de la documentation électronique. De facto, ce signalement dans les bases de l’Abes est partiel et, comme l’a noté un des interlocuteurs, chacun gère un peu ses ressources électroniques dans son coin : le Sudoc ne joue donc pas entièrement ici son rôle de catalogue collectif. Or, les attentes des établissements sont clairement exprimées : ils ont besoin que l’Abes mette à disposition de plus grands volumes de métadonnées, enrichies par ses soins et redistribuées par des flux de données efficaces entre systèmes locaux de tous types et les bases de données gérées par l’Abes. Ces flux de données devraient en outre fonctionner dans les deux sens : depuis les bases de données de l’Abes vers les systèmes des établissements, et réciproquement.

Cette attente commune en termes de volumes et de flux de métadonnées s’accompagne de besoins différenciés quant au niveau de signalement attendu : les bibliothèques ont en effet des attentes variables sur ce point, une même bibliothèque pouvant souhaiter des traitements différenciés selon les fonds, la qualité attendue étant explicitement fonction de l’usage et du contexte.

Concernant l’animation des réseaux, la majorité des interlocuteurs soulignent le niveau d’engagement de l’Abes et la richesse des dispositifs existants, mais ils expriment aussi un besoin de modernisation de la relation avec l’agence, dans ses outils et ses modalités. Ils nous sollicitent par exemple pour que soient mieux pris en compte certains réseaux, peu ou pas couverts aujourd’hui. Par ailleurs, un espace de dialogue stratégique est attendu, de même qu’une instance d’échanges avec les acteurs qui, au sein de l’ESR, sont intéressés par les métadonnées sur lesquelles travaille le secteur documentaire. Ce mouvement, qui concerne par exemple les directions de la Recherche ou les DSI des établissements, est cohérent avec la trajectoire des structures documentaires elles-mêmes au sein de leurs institutions ainsi qu’avec les besoins exprimés de plus grandes volumétries de métadonnées, bénéficiant de traitements automatisés et fournies par flux aux établissements.

Au second semestre 2023

Nous ambitionnons de présenter un projet d’établissement 2024-2028 au Conseil d’administration de novembre prochain. Il nous faut donc maintenant décider, sur la base des besoins utilisateurs identifiés et en tenant compte de nos contraintes, des actions que nous pouvons raisonnablement proposer pour les 5 prochaines années. La présentation d’un projet, bien entendu, ne répond pas dans le détail à toutes les questions posées, mais elle devra fixer des priorités et donner à l’agence à la fois une orientation générale permettant d’inscrire son action dans la longue durée ainsi que des objectifs spécifiques pour la période 2024-2028.

Nous allons donc travailler à ces choix dans les semaines qui viennent, et continuer d’échanger avec les réseaux pendant cette période : les Abes Tours, dont le rythme a été sensiblement accéléré depuis fin 2022, vont se poursuivre.  Comme chaque année, l’Abes tiendra un stand lors du congrès de l’ADBU : nous espérons vous y rencontrer pour échanger à ce sujet. Enfin, dès que possible, une version initiale du projet sera diffusée afin de recueillir vos commentaires.