Au cœur du nouveau dispositif national de conservation partagée des périodiques (PCPP), les Pilotes de plan occupent une place centrale. Que les plans dont ils ont la charge relèvent des Plans de gestion partagée des périodiques (PGP-ESR) ou des Plans de conservation régionaux (PCP-Culture), les Pilotes de plan contribuent directement à la mise en œuvre de cette politique renouvelée, au service de la visibilité des collections, de la coopération entre bibliothèques et des besoins de la recherche.
Facilitateurs, coordinateurs et garants scientifiques, les Pilotes de plan assurent la cohérence d’ensemble du dispositif. Leur rôle est essentiel pour accompagner les établissements, structurer les actions collectives et garantir la qualité des collections signalées et conservées.
La mise en place du réseau national de Pilotes de plans de gestion de l’ESR
Au sein du dispositif national, le CTLes anime le réseau des Pilotes de plans de Gestion disciplinaires de l’ESR (PGP-ESR). L’Abes coordonne, quant à elle, les actions relatives au signalement de ces plans dans les outils nationaux.
À la suite des Appels à manifestations d’intérêt (AMI) lancés par le CTLes, chacun des établissements lauréats porteurs d’un PGP a désigné un Pilote de plan.
Deux listes de diffusion, administrées par le CTLes, sont mises à disposition des acteurs du dispositif :
- pilotes-pgp@groupes.renater.fr réservée aux échanges entre Pilotes de PGP
- comite-pcp-ctles@groupes.renater.fr destinée à l’ensemble des personnes impliquées dans le dispositif PGP
Afin de faciliter les échanges entre les Pilotes de plan et avec les différents acteurs du réseau, l’Abes mettra prochainement à disposition un annuaire fondé sur la liste consolidée des Pilotes de PGP tenue à jour par le CTLes.
Enfin, une fiche de fonction a été élaborée conjointement par l’Abes et le CTLes afin de faciliter l’intégration de cette nouvelle mission dans les procédures internes des établissements.
Le dispositif sera complété lors de la désignation des Pilotes de plans de conservation partagés régionaux (PCP-Culture)..
Les Pilotes de plan, garants de la qualité du signalement
Si les Pilotes de plan définissent et mettent en œuvre la politique documentaire de leur PGP, ils jouent également un rôle majeur dans le signalement des titres intégrés au corpus documentaire retenu.
Grâce à la subvention annuelle attribuée à leur établissement, ils ont ainsi la responsabilité de constituer une équipe chargée d’assurer ce signalement, pour leur établissement comme pour ceux contribuant à leur PGP, qu’ils soient ou non déployés dans le réseau Sudoc.
Ces agents prendront également en charge certaines missions de coordination et d’amélioration de la qualité des données, notamment le dédoublonnage des titres relevant de leur plan, opérations auparavant assurées par les Centres du réseau Sudoc PS. Ils disposeront de droits d’accès aux outils de production de données de l’Abes et bénéficiront d’un accompagnement spécifique : formations, consignes de signalement, services d’aide aux données et documentation adaptée.
Un accompagnement différencié selon les bibliothèques
En distinguant les modalités d’accompagnement des bibliothèques déployées et non déployées dans le Sudoc, le dispositif national PCPP prend en compte la diversité des situations tout en poursuivant un objectif commun : renforcer la qualité, la lisibilité et la pérennité du signalement des périodiques conservés en France.
Avec les bibliothèques déployées dans le Sudoc
Pour les bibliothèques déployées dans le Sudoc, la participation à un Plan de conservation s’inscrit dans la continuité des pratiques professionnelles existantes, tout en bénéficiant d’un cadre national structuré et d’une coordination renforcée.
Dans ce contexte, le Pilote de plan n’a pas vocation à se substituer aux bibliothèques dans leurs missions de catalogage et de gestion des exemplaires. Il intervient comme référent scientifique et coordinateur, garant de la cohérence globale du plan.
Concrètement, le Pilote de plan :
- définit, en concertation avec les établissements participants, le périmètre documentaire du plan et les titres éligibles à la conservation partagée
- veille à l’harmonisation des pratiques de signalement dans le Sudoc pour les titres relevant du plan (niveaux de description, cohérence des états de collection, mentions de conservation
- accompagne les bibliothèques dans l’appropriation des consignes diffusées par l’Abes pour le signalement des PCPP
- garantit la prise en compte et le traitement des situations complexes (doublons, changements de titres, historiques éditoriaux)
Les Pilotes de plan s’appuient sur les agents recrutés grâce à la subvention annuelle ainsi que sur les Correspondants Catalogage du réseau Sudoc. Ces derniers deviennent les interlocuteurs privilégiés pour le traitement des demandes de numérotation ISSN ou de correction de notices transmises via Cidemis, qu’elles concernent ou non des titres intégrés à un PCPP.
Cette organisation vise à préserver la stabilité des circuits existants tout en renforçant l’autonomie des Correspondants Catalogage, désormais interlocuteurs privilégiés des bibliothèques déployées pour ces questions. Le Pilote de plan conserve ainsi un rôle de conseil et, lorsque cela est nécessaire, d’arbitrage documentaire.
Avec les bibliothèques non déployées dans le Sudoc
Les bibliothèques non déployées constituent un enjeu majeur du dispositif national PCPP. Elles conservent en effet des fonds de périodiques souvent riches, parfois uniques, mais qui ont historiquement été plus difficiles à accompagner dans la durée.
Dans ce nouveau cadre, le Pilote de plan anime une équipe composée de un à x agents recrutés grâce à la subvention annuelle. Il veille à l’accompagnement des bibliothèques, à la structuration des actions et à la sécurisation du signalement des exemplaires relevant du périmètre de son plan.
Plus précisément, le Pilote de plan :
- identifie, avec les bibliothèques concernées, les titres susceptibles d’intégrer le plan en fonction de leur intérêt scientifique, patrimonial ou territorial
- accompagne les bibliothèques non déployées dans le signalement de leurs états de collection dans Colodus. Avec son équipe, il apporte un appui méthodologique et des conseils adaptés aux différents contextes
- garantit l’amélioration de la qualité des notices bibliographiques dans le Sudoc pour les titres relevant du plan
- supervise, si nécessaire, la mise à jour des notices RCR des bibliothèques non déployées participant à son plan
- joue un rôle de médiation entre les bibliothèques et les dispositifs nationaux, en facilitant l’accès à l’information, aux outils et aux interlocuteurs compétents
Précisons que, dans le cadre du projet Orion, l’application Cidemis, dans sa forme actuelle, ne sera maintenue que de manière transitoire (environ deux ans). Pour les titres nécessitant une demande d’ISSN via Cidemis, les Pilotes de plan pourront s’appuyer sur les Correspondants Catalogage identifiés dans leur établissement.
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