Thèses électroniques en accès restreint : enquête sur leur mise à disposition

Au 1^er janvier 2019, sur les 85 000 thèses soutenues et traitées par les établissements, on dénombrait quelques 23 000 thèses électroniques – soit 27% du corpus – dont les auteurs avaient refusé la diffusion sur internet. Face à ce volume important, les établissements achoppent sur la façon de respecter et de mettre en œuvre les dispositions réglementaires, à savoir « assurer a minima la diffusion des thèses en accès restreint dans leur enceinte » et, depuis le 1^er septembre 2016, « au sein de la communauté universitaire ». Que ce soit du fait des zones de flou juridique qu’entretiennent les arrêtés ministériels successifs et/ou d’un manque de moyens techniques, force est de constater que les établissements interprètent et appliquent la réglementation de manière (très) différente.

Ainsi, plusieurs questions se posent et restent sans réponse satisfaisante :

• selon quelles modalités techniques et à qui donner accès aux thèses dont la diffusion est restreinte ?
• a-t-on le droit de prêter ces thèses dans le cadre du Prêt Entre Bibliothèques (PEB)? si elles ont été soutenues avant le 1^er septembre 2016 ? après le 1^er septembre 2016 ?

Face à ce constat, du 7 novembre au 7 décembre 2018, l’Abes a lancé une enquête sur les modalités de mise à disposition et de PEB des thèses électroniques en accès restreint, afin de recenser les pratiques des établissements et d’identifier, en filigranes, les difficultés rencontrées, ainsi que les besoins en matière d’accompagnement et de solution technique.

Bilan de l’enquête

70% des établissements habilités à délivrer le diplôme de doctorat – soit 62 – ont répondu à cette enquête. Précisons que les COMUE ont apporté une réponse par établissement membre, 9 COMUE ayant ainsi fourni 35 réponses à l’enquête. Au total, 88 questionnaires ont été dépouillés.

L’enquête a montré que les pratiques des établissements sont très hétérogènes :

• 2/3 seulement des établissements disposent d’un intranet. Cet intranet est accessible à distance, sur authentification, dans ¾ des cas.
• pour donner accès aux thèses électroniques en accès restreint, les établissements qui n’ont pas d’intranet les diffusent au format imprimé, sur un support numérique (CD-ROM, clé USB) ou sur un poste dédié situé dans la bibliothèque
• la quasi-totalité des établissements n’ouvrent pas leur intranet au reste de la communauté universitaire
• la quasi-totalité des établissements n’assortissent pas les fichiers diffusés sur leur intranet de DR.
• 2/3 des établissements n’autorisent pas le PEB des thèses dont l’auteur a choisi de restreindre la diffusion
• les établissements autorisant le PEB des thèses en accès restreint ne le pratiquent pas de la même manière : prêt d’un exemplaire imprimé, envoi de fichiers protégés (chronodégradables, non téléchargeables, non imprimables), recours à un logiciel de protection (surtout CopySafe, plus rarement VisioDoc), consultation sur place des fichiers ou envoi d’extraits seulement
• la plupart des établissements n’assortissent pas de DRM les fichiers fournis dans le cadre du PEB
• le recours à une copie imprimée de la thèse allonge les délais de traitement des demandes

Et maintenant ?

L’Abes, qui est en charge d’organiser le dépôt et le signalement des thèses, a un rôle majeur à jouer dans les actions nationales pour répondre aux interrogations et aux besoins. Cependant, sur plusieurs aspects (droit d’auteur, accès ouvert aux thèses et aux données), elle doit pouvoir s’appuyer sur les compétences d’autres opérateurs ou services de l’Etat.

La démarche à entreprendre passera tout d’abord par la présentation d’un plan d’action au GIS Collex-Persée détaillant les points à traiter et les acteurs concernés. Une fois validé, ce plan permettra d’envisager la mise en œuvre d’une solution nationale d’accès au texte intégral des thèses par l’ensemble de la communauté de l’ESR français, dans le respect du droit d’auteur et à l’aide de dispositifs techniques robustes et efficaces.

• Consulter le détail des résultats : Bilan de l’enquête 2018 sur les modalités de PEB et de mise à disposition des thèses électroniques en accès restreint (PDF : 1,05 Mo)