Fruit de la fusion entre les anciennes universités Pierre et Marie Curie et Paris Sorbonne – toutes deux signataires de l’accord-cadre SGBm, Sorbonne Université a définitivement changé de Système de Gestion de Bibliothèque le 28 mars 2021 après un an de gestion de projet avec le prestataire Ex Libris, et un passage en production le 28 janvier.
Plus qu’un « simple » projet technique, ce chantier de réinformatisation – qui concerne non seulement les bibliothèques intégrées de la Bibliothèque de Sorbonne Université mais également les nombreuses bibliothèques associées de l’université – a constitué un projet fondateur, outil de construction d’une identité commune pour le nouveau service résultant de la fusion de 2 SCD. C’est pourquoi le choix a été fait d’une très large implication des équipes dans la conduite de projet. Ainsi, c’est le tiers des agents qui, pendant deux ans, a réfléchi à l’organisation des activités dans un outil renouvelé, et élaboré collectivement de nouvelles procédures de travail harmonisées.
Entre autres évolutions majeures, cela a abouti à une refonte complète du circuit des acquisitions qui, grâce à l’EOD, intègre désormais complétement le service financier : celui-ci valide les commandes et effectue le service fait avec Alma, évitant ainsi de nombreux échanges (papiers, informatiques et courriels). Ainsi, la première commande dans Alma a été lancée à peine une semaine après la mise en production.
Précisons que le lancement conjoint de tous les modules d’Alma et Primo s’est accompagné d’un effort soutenu de formation dans le contexte difficile du confinement de novembre et autres adaptations liées au contexte sanitaire. Entre décembre 2020 et fin mars 2021, 217 agents ont ainsi été formés à tous les aspects de la circulation, du catalogage et des acquisitions, ce qui représente un total cumulé de plus de 1 550 heures de formation, en visioconférence ou en présentiel.
Côté usagers, Sorbonne Université met actuellement à disposition de ses étudiants un catalogue qui regroupe l’ensemble des fonds documentaires des bibliothèques intégrées et des bibliothèques associées, un système de demande d’achat fonctionnel, un compte lecteur intégré, des conditions d’utilisation harmonisées et le retour indifférencié des documents dans toutes les bibliothèques de la Bibliothèque de Sorbonne Université.
L’équipe projet de Sorbonne Université « tient à remercier les universités de Toulouse et Grenoble qui, en mettant leurs supports en ligne, ont aidé à la réussite des formations ainsi que les équipes de l’Abes pour leur accompagnement lors de la phase Marché mais également lors de la fusion des 3 anciens ILN en un seul. »
- Chef de projet: Nadia Tarfaoui
- Équipe projet : 6 pilotes de groupes de travail, 2 administratrices SIGB, la Directrice Adjointe, une responsable de bibliothèque
- Périmètre : 18 bibliothèques universitaires et 29 bibliothèques associées
- SIGB précédents : Flora, Symphony, Aleph
- Volumétrie : 1 058 000 notices de documents physiques (1 710 000 exemplaires) + 610 000 notices électroniques
- Outil de découverte : Primo