Inscrite dans deux axes du projet d’établissement 2018-2022, la simplification des relations avec les usagers de l’Abes, dans leur ensemble, prend des formes multiples et irrigue de nombreuses activités de l’agence.
Simplification du modèle de conventionnement
Fortement impliquée dans la constitution des marchés de ressources électroniques correspondant aux négociations du consortium Couperin.org, l’Abes a souhaité simplifier le modèle de conventionnement, devant la montée en charge de l’activité constatée ces dernières années. En effet, jusqu’en 2020, à chaque marché porté par l’Abes correspondait un groupement de commandes distinct, impliquant la signature de conventions spécifiques par groupement. Autrement dit, un établissement pouvait être amené à signer jusqu’à 12 conventions différentes afin de bénéficier des marchés de documentation électronique de l’Abes.
Au printemps 2019, dans une démarche de co-construction avec les usagers, l’équipe chargée des Acquisitions de Documentation Electronique (ADELE) a lancé une enquête pour leur soumettre deux pistes d’amélioration :
- la mise en place d’une convention unique, permettant aux établissements de bénéficier d’au moins un marché porté par l’Abes, le choix des marchés restant ouvert
- le passage à une facturation regroupée, pour les marchés à facturation centralisée.
SI l’option de la convention unique a été plébiscitée (95 réponses positives sur 105), la facturation regroupée, bien que largement acceptée (85 établissements), souleve, dans certains cas, des difficultés administratives pouvant devenir des points de blocage. Il a donc été décidé d’approfondir la simplification de la relation conventionnelle et de maintenir une facturation par marché.
Un nouveau concept : le groupement de commandes permanent
Après une étape d’étude et prospective, l’équipe ADELE a rédigé un modèle de convention unique, impliquant la mise en place d’un nouveau concept, le groupement de commandes permanent. La convention a été testée par 8 sites pilotes volontaires, choisis pour leur diversité au regard des participations aux marchés de l’Abes : l’Université Bordeaux Montaigne, l’Université de Limoges, l’Université Lyon 2, l’Université de Nîmes, l’Université Paris 8, l’Université de Picardie, l’Université Rennes 1, l’Université de Strasbourg. Leurs retours ont été particulièrement utiles et l’Abes tient à remercier chaleureusement ces institutions qui, à la rentrée 2020, moment compliqué en termes de gestion organisationnelle, ont fait preuve de grande disponibilité pour répondre aux sollicitations de l’agence.
La convention unique du groupement permanent de l’Abes a pris effet au 1er janvier 2021. Elle remplace les conventions spécifiques par marché pour les marchés de ressources électroniques débutant en 2021, et, à terme, pour tous les autres marchés de documentation électronique portés par l’Abes.
Dans ce nouveau circuit, les établissements signent une seule convention d’adhésion aux marchés portés par l’Abes, puis, lors des renouvellements des marchés, ne signeront plus que la lettre d’intention correspondant aux ressources auxquelles ils souhaitent s’abonner.
Par ailleurs, à chaque début d’année, l’Abes envoie un document financier à chaque établissement, détaillant le tarif annuel des différents abonnements : le premier envoi, effectué en février 2021, a reçu de nombreux retours positifs.
Premiers pas vers la mise en œuvre d’une centrale d’achats
Cette évolution importante pour les établissements représente également un premier pas vers une centrale d’achats, autre axe du projet d’établissement 2018-2022, dont la mise en place complète nécessite une évolution statutaire préalable.
En attendant cette étape, l’Abes réitère son implication dans l’activité d’acquisition de ressources électroniques pour l’ESR, malgré les limites de trésorerie évidentes, en portant désormais des marchés sans facturation centralisée, comme pour les bases bibliométriques négociées par le consortium Couperin.org. Cette évolution confirme une nouvelle fois l’importance de la consolidation contractuelle pour les établissements abonnés, rendue possible par la passation de marchés publics sous le modèle du groupement de commandes.