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Projet de Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé : point d’étape.

21 février 2012

La  mise en place d’un système de gestion mutualisé constitue un des axes du projet d’établissement 2012-2015 de l’ABES.

La logique fondant cette démarche a d’abord été économique : plusieurs établissements envisageant de remplacer leur SIGB, il leur est apparu  économiquement et fonctionnellement cohérent de se regrouper pour ce type d’acquisition afin d’obtenir de meilleurs conditions des fournisseurs. L’ABES, qui a pour mission de proposer des solutions mutualisées aux établissements pour la gestion de leur documentation, est alors apparue comme pouvant jouer un rôle dans le portage de ce projet.

Entre temps, les systèmes hébergés de nouvelle génération sont arrivés sur le marché et ont commencé à proposer une alternative crédible aux SIGB traditionnels. Cette perspective a donné une ampleur différente au projet par son impact sur l’organisation du signalement au niveau local comme au niveau national.

L’ABES a engagé dès 2011 une réflexion en ce sens (cf Fil’ABES de septembre 2011) :

  • lors d’un séminaire interne puis d’un atelier ouvert aux établissements du réseau Sudoc ;
  • en participant aux travaux d’un groupe technique piloté par le PRES de Toulouse pour la préparation d’un cahier des charges collectif ;
  • en commandant à un groupe d’élèves conservateurs de l’ENSSIB des scénarios d’articulation des solutions de nouvelle génération avec le Sudoc.

Les élèves conservateurs de l’ENSSIB ont présenté leurs conclusions le 9 janvier dernier. Si leurs propositions ne constituent pas la feuille de route de l’ABES pour les mois à venir, elles ont apporté un éclairage extérieur précieux à la réflexion déjà engagée. Le groupe technique piloté par le PRES Toulouse a tenu sa dernière réunion le 26 janvier dernier. Les séances de travail avec Ex Libris et OCLC lui ont permis d’obtenir des informations concrètes sur les fonctionnalités proposées par les solutions de nouvelle génération.

Le Conseil d’administration de l’ABES a validé la proposition de recrutement d’un chargé de mission « SGB mutualisé ».  En s’appuyant sur les travaux et informations rassemblés tout au long de l’année 2011, et en association avec les établissements du réseau Sudoc, le chargé de mission :

– poursuivra l’étude des différents scénarios de mise en place d’un SGB mutualisé et proposera un scénario cibl

– évaluera les impacts du choix d’un SGB nouvelle génération sur l’existant, à la fois au sein de établissements et de l’ABES, notamment dans les domaines suivants :

  • techniques
  • financiers
  • juridiques (questions de propriété, de confidentialité et de réutilisation des données liées à la technologie du cloud computing utilisée par les SGB nouvelle génération)
  • gestion des réseaux
  • organisation de l’Agence
  • modalités de coopération avec et au sein du réseau

– évaluera l’impact d’un tel système sur l’organisation actuelle du Sudoc (workflow) et le rôle de l’ABES

– évaluera la compatibilité d’un tel système avec :

  • la stratégie actuelle de l’ABES
  • ses services et applications
  • les outils qu’elle a développés (notamment API Sudoc)

– fera des propositions de modèle économique pour ce système (répartition du coût entre les établissements et l’ABES, en stade d’implémentation comme de fonctionnement régulier sans omettre la phase de transition)

– émettra des propositions pour la période de transition, intégrant la coexistence de SIGB traditionnels avec un système de gestion hébergé

– conduira le projet de mise en œuvre du scénario retenu.

Les prochaines Journées de l’ABES (19 et 20 juin 2012) feront naturellement une place à ces problématiques (programme à paraître courant mars).
Les informations sur la progression de ce projet vous seront communiquées par le fil’ABES, au fil des étapes.

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