Les Centres du Réseau du Sudoc-PS, un bilan quantitatif 2018-2019

Depuis 2011, les Centres du Réseau (CR) du Sudoc-PS font l’objet d’un conventionnement sur trois années et d’une subvention annuelle octroyée par l’Abes dont l’enveloppe globale sur ces 3 années correspond à environ 600 000 euros.  Grâce à ce financement sur objectifs, il s’agit de soutenir des projets développées par chaque CR en relation avec les bibliothèques « non déployées » dans le réseau Sudoc.

2020 marque la dernière année du conventionnement en cours. Même s’il est trop tôt pour présenter un bilan complet de ces trois années – la réception des rapports d’activité 2020 étant prévue pour le premier semestre 2021, il a semblé intéressant de proposer un rapide bilan à partir des données fournies par les rapports d’activité 2018 et 2019.

Précisions

Rappelons que les 32 Centres Réseau du Sudoc-PS – terme qui a remplacé, depuis septembre 2018, l’ancien intitulé « Centre régional du Sudoc-PS » – disposent d’une compétence géographique (pour les 23 centres situés en région) ou thématique (pour les 9 centres situés à Paris ou dans la région parisienne).

Par ailleurs, le terme « région » doit être placé entre guillemets car la répartition des CR a conservé une compétence géographique liée aux régions telles qu’elles existaient avant l’application de la loi NOTRe, promulguée en août 2015. En d’autres termes, une bibliothèque souhaitant adhérer au réseau du Sudoc-PS doit s’adresser au CR situé dans sa  « région d’origine », tandis qu’une bibliothèque située à Paris ou en région parisienne s’adressera au CR correspondant aux prédominances thématiques de ses collections et de ses activités.

Un nombre à la fois modeste et conséquent de personnels impliquées dans la gestion du CR

Lors de la création en 1982 du réseau documentaire chargé de l’alimentation de ce qui s’appelait à l’époque le Catalogue collectif national des publications en série (CCN-PS), le ministère en charge de l’enseignement supérieur avait accompagné cette mise en place du financement de postes attribués aux établissements d’accueil, afin de  compenser le fait que les personnels recrutés étaient affectés, pour part ou pour l’entièreté de leur quotité de travail, à des tâches de signalement de collections disponibles dans des établissements « extérieurs » mais proches, géographiquement ou thématiquement, et pouvant intéresser la communauté d’étudiants, d’enseignants et de chercheurs desservie par l’établissement d’accueil du CR.

Presque trois décennies plus tard, le paysage administratif a considérablement changé. L’accompagnement par le ministère en charge de l’enseignement supérieur s’est désormais recentré sur des missions de gestion stratégique, laissant à des opérateurs nationaux comme l’Abes le soin de piloter les activités collaboratives comme la gestion du réseau du Sudoc-PS.

Par ailleurs, depuis la mise en œuvre de la loi LRU et notamment des Responsabilités et Compétences élargies (RCE), les services communs de documentation et leurs personnels sont gérés en autonomie par les universités. L’augmentation des tâches dévolues aux établissements documentaires, qui ne s’accompagne pas d’une augmentation comparable en terme de dotations en personnel, conduit certains établissements d’accueil à dérouter le temps de travail des gestionnaires du CR sur d’autres activités.

On constate donc que les moyens affectés aux CR sont en général modestes, seulement 4 d’entre eux disposant d’1 ETP (ou plus) pour en assurer la gestion. Si la moyenne se situe autour de 0,5 ETP, l’amplitude varie entre l’équivalent de 0,1 ETP et, pour le centre le plus favorisé, un peu plus de 2 ETP.

Les responsables CR occupent donc rarement uniquement cette fonction. Dans la majorité des cas, les compétences acquises à cet effet sont également utilisées pour la gestion des collections de publications en série de l’ établissement, dans lequel il assure également les tâches courantes communes à l’ensemble des personnels (service public, entre autres).

Par ailleurs, dans une quinzaine de cas, la gestion du CR est partagée entre plusieurs personnes, généralement un personnel de catégorie A et un personnel de catégorie B ou C. Cette disposition, qui suppose une coordination plus importante, permet en retour une meilleure répartition des tâches et des expertises.

Le CR, un partenaire au coeur du réseau du Sudoc-PS

Depuis leur création, l’action des CR est clairement et prioritairement orientée vers les bibliothèques dites « non déployées » dans le réseau Sudoc. Pour ce qui concerne le signalement et la gestion de leurs collections de publications en série, celles-ci ont la possibilité d’utiliser les outils mis à disposition par l’Abes et peuvent modifier uniquement certaines données liées à leurs propres exemplaires.

Richesse et variété  des établissements et des collections

La variété des établissements membres du réseau Sudoc-PS va bien au-delà de la typologie élaborée lors de la constitution de l’identifiant n°RCR (anciennement RBCCN). Le réseau Sudoc PS, absolument unique dans le paysage par ailleurs morcelé de la documentation en France, inclut en effet des bibliothèques relevant aussi bien du secteur public (état et collectivités territoriales) que du secteur privé, des bibliothèques et centres de documentation proprement dits ainsi que d’autres types de structures de type archives, musées, sociétés savantes…

Cette variété typologique vient du fait que la condition de participation au réseau n’est pas liée à la nature administrative de l’établissement, mais à la nature et à l’intérêt de ses collections de publications en série et à sa volonté d’en assurer la plus large connaissance par le biais des outils gérés par l’Abes en tant qu’opérateur national.

A la différence du CCFR – qui procède par chargement de données, les établissements utilisent un même environnement de production des données descriptives des publications en série disponible dans ces établissements documentaires d’une grande diversité.

Cependant, cette diversité et ce mode de gestion – qui constituent la force du travail en réseau, ne peuvent être assurés convenablement que si les trois échelons impliqués (l’Abes en tant que « tête de réseau », les CR en tant que « structure intermédiaire », les établissements) assurent correctement, chacun à leur niveau, les activités nécessaires au signalement.

Le CR, l’échelon indispensable entre l’Abes et les établissements ‘non déployés’

L’Abes n’aurait pas la capacité de gérer en direct les (près de) 1 500 bibliothèques « non déployées » participant au réseau du Sudoc-PS, en plus des (près de) 1500 bibliothèques membres du réseau Sudoc. En la matière, les CR constituent donc un échelon indispensable pour assurer l’interface avec  des ensembles comportant en moyenne une quarantaine de structures documentaires (RCR) … et de fortes disparités  (de 5 structures pour le CR ayant le moins de bibliothèques « non déployées » sous sa responsabilité à 140 structures pour le CR en ayant le plus).

En conformité avec les préconisations du Projet d’établissement de l’Abes, les CR s’efforcent « d’autonomiser » l’activité des bibliothèques non déployées, notamment en ce qui concerne l’activité, fondamentale, de saisie des états de collection via l’outil COLODUS.

Pour autant, le souci d’excellence en matière de qualité bibliographique des données implique que le CR constitue l’intermédiaire unique dans les relations entre les bibliothèques concernées et le CIEPS, pour la gestion quotidienne des demandes déposées via l’application CIDEMIS, développée en collaboration avec le CIEPS et ISSN France. Consulter le billet Punktokomo à ce sujet.

Le CR, un partenaire d’excellence bibliographique

Si l’activité du CR est clairement et prioritairement orientée vers les bibliothèques « non déployées », chaque CR constitue également un intermédiaire incontournable dans leurs relations avec le CIEPS et les centres ISSN pour les bibliothèques membres du réseau Sudoc, qui alimentent directement le Sudoc en notices bibliographiques de ressources continues et en notices d’autorité (indexation matières, collectivités auteurs …).

Ainsi, le CR contribue à la qualité du catalogue de la bibliothèque de son établissement d’accueil, ainsi que des bibliothèques membres des réseaux Sudoc et Sudoc-PS sous sa compétence géographique ou thématique.

En 2019, ce sont plus de 4000 demandes de numérotation ISSN en provenance des bibliothèques, déployées comme non déployées, qui ont transité par les CR, ceux-ci contrôlant la pertinence des demande (la publication est-elle bien une ressource continue ? Une notice correspondante ne figure-t-elle pas déjà dans le Registre de l’ISSN ? Les justificatifs sont-ils suffisants ? …) et assurant la liaison avec les centres ISSN et le CIEPS.

Précisons que les demandes de numérotation émises par le réseau Sudoc-PS représentent environ 8 % du nombre total de nouvelles notices créées dans le Registre de l’ISSN (données 2019). Ajoutons à cette intense activité les demandes de correction de notices ainsi que les refus opposés par les centres qui assurent la qualité des échanges avec le réseau du CIEPS, en évitant à celui-ci la gestion de demandes redondantes, inutiles ou inappropriées.

Stabilités et instabilités des réseaux Sudoc et Sudoc-PS

Pour les responsables CR, la gestion au quotidien du réseau dont ils ont la charge constitue une activité qui inclut de multiples tâches : répondre à toutes questions pouvant se poser dans leurs interactions avec leur propre réseau ; organiser des formations et des visites sur site ; assurer la signature et le suivi des conventions liant chaque bibliothèque au CR ; superviser les nombreux chantiers (de type vérification des états de collection, création de notices bibliographiques, demandes de numérotation, etc.) lancés notamment à l’aide des moyens financiers attribués dans le cadre du conventionnement, et réalisés le plus souvent directement en établissement.

Par ailleurs, il revient aux CR de prendre en compte les transformations et le nombre mouvant des établissements membres, certaines bibliothèques renonçant, pour diverses raisons, à leur participation au réseau. A ce titre, la suppression ou la fusion d’unités documentaires, l’incapacité à assurer le suivi des états de collection ou la valorisation nationale de leurs collections de publications en série constituent l’essentiel des raisons évoquées par les bibliothèques non déployées,

Pour leur part, les bibliothèques déployées sont parfois amenées à changer d’établissement de rattachement, comme c’est le cas pour un grand nombre de bibliothèques impactées par les fusions d’université et, principalement à Paris et en région parisienne, par les évolutions majeures de l’organisation administrative et politique de l’enseignement supérieur.

À l’inverse, le réseau s’enrichit régulièrement de nouveaux membres, du fait de l’activité de prospection active menée à cet égard par les CR, un grand nombre de bibliothèques n’étant pas membres du réseau du Sudoc-PS alors que la nature et l’intérêt de leurs collections de publications en série serait profitable à l’ensemble de la communauté documentaire française.

Ainsi, en 2019, le constat que le nombre de bibliothèques adhérentes aux réseaux Sudoc/Sudoc-PS soit en légère baisse (une trentaine de bibliothèques en moins) est à nuancer en prenant en compte la quinzaine de nouvelles adhésions et le fait que, sur les 45 bibliothèques non déployées renonçant à participer au réseau, 25 rejoignent de fait le « camp » des bibliothèques du réseau Sudoc, par le biais des vagues de déploiement/intégration de nouveaux établissements.

Un constant travail de terrain en formation, visites, partenariats…

Par tous les moyens à leur disposition, les CR multiplient les contacts avec les responsables des bibliothèques membres du réseau, une connaissance personnalisée des établissements, des collections, des personnels, des territoires étant ressentie comme indispensable et constituant l’un des axes forts de la notion même de réseau.

Plus de 160 visites sur site

Ainsi, en 2018-2019, près de 160 visites sur site ont été effectuées par les responsables de CR ayant fourni cette information (soit environ la moitié). Si certains CR ne disposent pas d’assez de temps pour cette activité, d’autres cumulent un grand nombre de visites, témoignant d’un investissement important, et souvent fructueux, rien ne remplaçant le contact personnel au sein des établissements (potentiellement) adhérents.

Plus de 120 formations organisées en deux ans

Certains déplacements sont l’occasion d’assurer des formations pour accompagner les professionnels dans l’utilisation des principaux outils et services mis à disposition par l’Abes pour la  gestion des publications en série et des ressources continues dans le Sudoc (CIDEMIS, COLODUS, Périscope, les webservices dédiés,…). Ces formations apparaissent essentielles s’agissant d’un domaine particulièrement complexe du point de vue documentaire.

Ainsi, plus de 120 formations ont été assurées au total par les responsables de CR ayant fourni cette information (soit plus des 2/3), certains CR ne disposant pas de temps pour cette activité alors que d’autres cumulent un grand nombre de formations.

Une vingtaine de journées d’étude par an

Les CR sont également incités, quand ils disposent des moyens matériels et financiers -notamment via la subvention sur projets octroyée par l’Abes- à organiser chaque année une Journée dédiée pour rassembler physiquement les responsables des bibliothèques membres de leur réseau. Certains CR se limitent aux bibliothèques « non déployées », d’autres associent l’ensemble des bibliothèques, qu’elles alimentent directement ou non le Sudoc.

En 2019, plus de la moitié des CR ont organisé une telle journée, occasion tout à la fois de renforcer les liens entre les établissements et d’informer des bibliothèques parfois isolées des évolutions concernant la gestion des publications en série (outils de l’Abes, plans de conservation partagée, numérisation, etc.). Différents partenaires institutionnels sont régulièrement associés à ces réunions (MESRI, MCC, CTLes, services universitaires, SRL, réseaux francophones de signalement/dépouillement, Mir@bel,…).

Vers 2021 et au-delà

Par le biais du service en charge des ressources continues au sein de l’Abes, les relations entre l’Abes, les CR et leur établissement d’accueil (impliquant désormais, en tant que partenaires privilégiés, les « nouveaux » Chargés de relations avec l’Abes) sont constantes. Elles se situent à un niveau à la fois général quand il s’agit de répondre à des problématiques collectives, et personnalisé pour prendre en compte au mieux les contraintes locales de tous ordres de chaque CR.

Il est remarquable que l’organisation même du réseau, mise en place en 1982 – il y a donc près de quarante ans – semble toujours aussi pertinente : le réseau Sudoc-PS n’est ni un réseau extrêmement hiérarchisé, ni une communauté anarchique – au sens propre et non dévoyé du terme. Disons qu’il a la solidité du premier type, et la souplesse du second, sans leurs inconvénients respectifs.

 

La mise en œuvre, en cours, d’un nouveau conventionnement pour la période 2021-2023 donnera une fois de plus l’occasion d’explorer de nouvelles pistes, de développer de nouveaux projets, et d’assurer l’implication du réseau et de ses partenaires dans la mise en œuvre du Projet d’établissement de l’Abes et, plus généralement, dans la prise en compte des évolutions documentaires les plus contemporaines. 

Yves Desrichard,
Responsable du Service Ressources Continues, Abes

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