Des nouvelles du projet SGBm

Depuis l’an dernier, les choses se sont considérablement accélérées du côté du projet SGBm !

Nous vous soumettons quelques éléments d’avancement, même si nous sommes tenus à des règles de confidentialité qui limitent sensiblement le champ de notre communication. Ce fil’ABES a fait l’objet d’une relecture attentive de notre service juridique !

Lors de la commission d’appel d’offres du 18 juin dernier, il a été décidé de ne retenir pour le dialogue compétitif que 5 candidats. Toujours pour des raisons de confidentialité liées à cette procédure, nous ne pouvons pas communiquer ici les noms des candidats retenus.

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Des nouvelles du projet SGBm

Quelques rappels

A ce stade du projet, il semble tout d’abord utile de rappeler… … les trois objectifs principaux du « Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé – SGBm », à savoir :

  • Fournir un système de gestion locale mutualisé aux bibliothèques des établissements membres du réseau Sudoc
  • Fournir, le cas échéant, un outil de découverte local associé au système de gestion
  • Garantir l’articulation entre le SGBm et les systèmes nationaux de signalement administrés par l’ABES pour les bibliothèques

… l’engagement des neuf établissements pilotes qui portent ce projet depuis son origine, à savoir :

  • Université de Bordeaux, service de coopération documentaire
  • Universcience, Cité des sciences et de l’Industrie
  • Université Blaise Pascal, Clermont-Ferrand
  • Université du Havre
  • Université de Lille 3
  • Université du Littoral Côte d’Opale
  • BIU de Montpellier
  • Université Paris-Descartes
  • Université fédérale de Toulouse Midi-Pyrénées

… la composition de l’équipe projet :

  • Pour l’ABES : un directeur de projet, deux chefs de projets (fonctionnel et informatique), plusieurs experts ABES intervenant ponctuellement en soutien au projet
  • un chef de projet par établissement pilote

… l’organisation du projet en différentes commissions et ateliers, reflétant l’ensemble des problématiques transversales liées tant aux ressources imprimées qu’aux ressources électroniques

  • Commission A acquisition
  • Commission B migration
  • Commission C workflow – articulation avec d’autres environnements
  • Commission D intégration
  • Commission E circulation
  • Commission F découverte
  • Commission G formation – documentation
  • Commission H coûts

Par ailleurs, six ateliers thématiques transversaux se sont réunis à plusieurs reprises pour conduire le projet et répartir les activités dans l’équipe : appel d’offres, fiche de site, modèle économique, planification, communication, marché. Précisons que le projet étant mené selon une approche Agile, de nouveaux ateliers pourront être créés en cas d’identification de nouveaux besoins. … le fait que 46 établissements sont signataires du groupement de commande.

Quelles modalités juridiques ?

Afin de faire émerger des offres qui conviennent à tous au regard des besoins exprimés, c’est la formule complexe du dialogue compétitif qui a été choisie. A l’issue de ce dialogue compétitif – qui se déroulera sur une année au cours de laquelle les fournisseurs retenus après une première sélection seront amenés à dialoguer lors d’auditions menées par chacune des commissions mentionnées ci-dessus, un contrat multi-attributaires sera défini. C’est ensuite au sein de cet accord-cadre que les établissements signataires pourront choisir d’entrer dans le groupement de commande lorsqu’ils le souhaiteront.

Quelles modalités techniques ?

Après avoir recensé les fonctionnalités attendues pour la mise en œuvre du SGB et défini leur classement – prioritaire ou non, les commissions susnommées sont chargées de concevoir les « cas pratiques » qui seront soumis aux fournisseurs. Ainsi, au travers de 70 cas pratiques, déclinaison des fonctionnalités du futur SGBm dans une situation réelle, chaque prestataire retenu pourra exposer la manière dont son système va répondre aux besoins exprimés par le réseau.

Calendrier  des prochaines grandes étapes

  • 17/04/2015 : envoi du règlement de consultation aux fournisseurs ayant répondu à l’AAPC – Avis d’Appel Public à la Concurrence
  • 28/05/2015 : date limite de dépôt des offres écrites par les fournisseurs
  • 18/06/2015 : commission d’appel d’offre n°1 : élimination des candidats non admis à poursuivre leur participation au dialogue compétitif sur des critères financiers et techniques
  • 01/07/2015 au 20/05/2016 : auditions et phases de tests
  • 20/06/2016 : commission d’appel d’offre n°2 : décision d’attribution de l’accord cadre
  • automne 2016 : 1er marché subséquent
  • début 2017 : début de la phase de ré-informatisation des sites pilotes

Contacts : sgbm@abes.fr

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SGBm : nomination du nouveau directeur de projet

Serge Genot prendra ses fonctions le 1er avril en tant que nouveau directeur du projet SGBm. Il s’agit pour lui d’un retour à l’ABES – où il a exercé les fonctions de directeur technique – après une période de disponibilité. Il fera bénéficier le projet SGBm de sa connaissance de l’ABES et d’une expertise enrichie par la diversité de ses expériences. Ingénieur de recherche en informatique, il a contribué entre 2009 et 2011 en tant que directeur général adjoint au développement du Consortium Cocktail. Il est actuellement responsable, dans le cadre d’un projet européen, du déploiement d’une suite logicielle pour les établissements de l’enseignement supérieur algérien.

Serge Genot succédera à ce poste à Pascal Pérotin, nommé directeur adjoint de l’ABES au 1er janvier 2015. Avec cette nomination, comme annoncé dans un précédent Fil Abes, la direction de l’ABES s’étoffe pour mieux prendre en charge les deux projets majeurs qu’elle mène pour la communauté des bibliothèques et plus largement pour l’ESR. En tant que directeur adjoint, Pascal Pérotin sera le garant de la bonne coordination entre les projets SGBm et Sudoc 2. Pour sa part, afin de répondre à un besoin manifesté de longue date et particulièrement nécessaire en ces phases de transition pour l’ABES et les réseaux, Martine Brunet, précédente directrice adjointe, prend en charge une mission d’évaluation centrée sur les services aux établissements.

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Projet SGBm : publication de l’AAPC

L’avis d’appel public à concurrence pour le marché « Mise en œuvre d’un outil de gestion des bibliothèques en mode service » a été publié le 30 janvier 2015. Il est consultable sur le site web de l’ABES (rubrique « Marchés publics ») et sur  le Bulletin Officiel des Annonces de Marchés Publics (avis n° 15-16107). Il a également été publié au Journal officiel de l’Union Européenne (JOUE, avis n° 2015/S024-040047).

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SGB mutualisé : réunion du groupe pilote

Le mardi 4 décembre, pour la 3ème fois depuis la reprise du travail collaboratif fin septembre, l’équipe du projet SGBm se réunit  au complet en visio-conférence entre l’Abes et l’Université Paris-Descartes. Ces réunions mensuelles ponctuent le travail préparatoire mené en vue du dialogue compétitif prévu à partir de mars 2015. En effet, afin d’élaborer les cas pratiques qui seront soumis aux fournisseurs et de contribuer efficacement aux activités de ce projet à multiples facettes, sept commissions et huit ateliers ont été constitués, chaque groupe travaillant à distance à l’aide d’outils collaboratifs.  Le suivi de l’avancement et les choix à valider collectivement nécessitent des échanges en direct, objet de ces réunions mensuelles.
Voici les membres du groupe projet  :
Loïc Ducasse et Romain Roure (SICD Toulouse), Laure Franceschi (BIU Montpellier), Sophie Demange et Nadège Sieckelinck (SCD Lille 3),  Raphaëlle Bussemey (SCD Clermont-Ferrand), Sandrine Berthier (Réseaux Documentaire Universitaire de Bordeaux), Alessio Biondo (SCD Université du Littoral), Delphine Lescot (SCD Le Havre), Sylviane Pellenq et Barbara Contassot (Bibliothèque Universcience), Julien Sempéré (SCD Paris-Descartes) et pour l’Abes : Pascal Pérotin (directeur du projet SGBm), Marianne Giloux, Mickaël Seror (chefs de projet fonctionnel et informatique), Ilhem  Addoun, Laurent Piquemal, Raphäelle Poveda (experts métiers).
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Restructuration en cours à l’Abes

Pascal Pérotin, actuel directeur de projet SGBm ayant été nommé directeur-adjoint de l’Abes, poste qu’il occupera à partir de janvier 2015, le recrutement d’un nouveau directeur de projet a été lancé hier sur le site de l’Abes. De fait, la structure en charge du projet SGBm s’étoffe : en effet, le profil du prochain directeur-adjoint de l’Abes évoluant vers une dimension plus stratégique, Pascal Pérotin aura notamment à suivre de près les deux projets majeurs portés par l’Abes, à savoir le SGBm et Sudoc2.

Cette décision intervient à un moment opportun : en effet, l’actuel directeur de projet a mené à bien la constitution du groupement de commandes et ce sont 50 établissements signataires (dont 9 sites pilotes), soit plus de la moitié des bibliothèques déployées dans le réseau Sudoc qui ont  signé la convention constitutive.Voir la liste des établissements.

D’ici février,  la préparation du dialogue compétitif, phase spécifique très formalisée, sera finalisée par l’équipe projet. Le nouveau directeur de projet pourra donc s’appuyer sur cet important travail préparatoire et entrer derechef dans la phase de dialogue compétitif avec les fournisseurs.

Autre information importante concernant la restructuration  en cours : Stéphane Rey a accepté d’endosser la mission de préfiguration du projet Sudoc 2, laissant sa place à Valérie Silva à la tête du Département des Systèmes d’Information (DSI). Voir l’organigramme

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SGBm : lancement de la phase pilote

Le 22 septembre, l’équipe projet SGBm – composée de l’équipe ABES et des chefs de projets des sites pilotes – se réunit à l’ABES pour une journée de  travail qui inaugurera de facto une nouvelle étape du travail collectif, celle de la phase pilote.

Au cours de cette nouvelle phase, il s’agira principalement de préparer le dialogue compétitif et la conduite du projet dans toutes ses dimensions. On peut d’emblée affirmer que les processus opérationnels seront au premier plan des travaux du groupe projet afin d’accompagner au mieux les instances de pilotage du projet  (comité de pilotage SGBm, CA et CS de l’ABES, COPIL du MESR) et les partenaires (associations professionnelles des DGS, des DSI, des bibliothèques, Amue, Cocktail).

Comme en témoigne l’atteinte d’une masse critique significative pour la constitution du groupement de commande -plus de 40 établissements / regroupements d’établissements seront à terme impliqués, l’engouement suscité auprès des sites est encourageant et prouve que le SGBm va participer, au niveau national, d’un écosystème (avec Bacon, le Hub et Sudoc2 entre autres) pertinent pour accompagner l’IST dans sa mutation en cours.

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SGBm : il n’est pas trop tard !!!

Bonne nouvelle ! A ce jour, plus d’une trentaine d’établissements ont manifesté leur intention d’adhésion au groupement de commandes pour le projet de système de gestion de bibliothèques mutualisé (SGBm). Le seuil communiqué lors des Journées ABES est donc atteint.  En outre, le nombre – et la qualité – des sites pilotes engagés pour les étapes de la phase pilote est suffisant pour envisager celle-ci avec les garanties de représentativité et d’absorption de la charge de travail nécessaires.
Cependant, plusieurs établissements intéressés ayant fait  part à l’ABES de leur impossibilité de tenir les délais, faute du temps nécessaire pour solliciter les instances de décision de leurs établissements, il a été décidé de reporter la date limite d’intention d’adhésion selon le calendrier suivant :

  • 26 septembre (au plus tard) :  retour du formulaire de confirmation d’adhésion
  • envoi par l’ABES  de la convention constitutive du groupement de commandes (actualisée de la liste des membres)
  • 24 octobre : date limite pour le retour de la convention signée par les établissements

Jérôme Kalfon a fait état de ce glissement de calendrier lors d’une courte intervention donnée lors de l’Assemblée Générale de l’ADBU ce matin.

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SGBM : retours sur la journée d’étude ADBU

Le 20 février dernier, l’ABES a répondu à l’invitation de l’ADBU qui, pour sa première journée d’étude 2014, avait choisi pour thème  : “Ré-informatiser à l’heure du SGBM (Système de gestion de bibliothèque mutualisé) ». Cette journée a donné l’occasion  à l’ABES de  présenter les derniers avancements du projet SGBM.  Devant une audience de plus de cent personnes, Jérôme Kalfon (directeur de l’ABES), Jean Bernon (ABES), Marianne Giloux (ABES),  Grégory Miura (ADBU-SSI) ont alterné présentations et séances de questions-réponses avec la salle. Les échanges ont été nombreux et riches comme en témoignent les podcasts réalisés à l’occasion de cette journée d’information.

Pour retrouver les podcasts et présentations en ligne sur le site de l’ADBU : http://adbu.fr/actualites/retour-sur-la-journee-du-20-fevrier-re-informatiser-a-lheure-du-sgbm/

 

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“Ré-informatiser à l’heure du SGBM” : journée d’information ADBU

logo-adbuLe jeudi 20 février, à l’auditorium de la BULAC, se tiendra une journée d’information organisée par l’ADBU en partenariat avec l’ABES. Coordonnée par Grégory Miura, animateur de la commission « signalement et système d’information », cette journée proposera une réflexion autour de la question de la ré-informatisation des bibliothèques dans le contexte du démarrage du projet de SGB mutualisé. L’objectif de cette journée est de « permettre à chacun de suivre ce projet complexe mais également de replacer en contexte les enjeux en matière d’investissement, d’organisation du travail et de politique de données. »

Interventions aux programme

  • Problématique de la ré-informatisation en 2014, Grégory Miura, ADBU SSI
  • Le SGBM en contexte à l’ABES, quelle stratégie et liens avec les autres projets (BACON, hub de métadonnées) ? Jérôme Kalfon, ABES
  • Organisation du projet SGBM et premiers travaux & échanges avec la salle, Jean Bernon, ABES
  • Produire en réseau : point sur l’étude catalogage, Marianne Giloux, ABES
  • En être ou pas ? Le réseau et les sites pilotes, ADBU SSI et GT Pilotes SGBM

Plus de précisions / conditions de participation : rendez-vous sur le site de l’ADBU

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