SGB mutualisé
Sept ans après les premières études d’opportunité, la signature des premiers marchés subséquents marque l’entrée des Systèmes de Gestion de Bibliothèques (SGB) nouvelle génération dans les établissements de l’Enseignement Supérieur et la Recherche.
Durant les 16 mois de travail au cours desquels une trentaine d’experts ont mené un dialogue compétitif poussé avec les principaux éditeurs des Systèmes de Gestion de Bibliothèques (SGB) de nouvelle génération, une analyse poussée des solutions proposées a été menée. Le dialogue compétitif a permis de faire évoluer à la fois le modèle économique, les fonctionnalités et l’ingénierie de projet des candidats.
Depuis l’an dernier, les choses se sont considérablement accélérées du côté du projet SGBm !
Nous vous soumettons quelques éléments d’avancement, même si nous sommes tenus à des règles de confidentialité qui limitent sensiblement le champ de notre communication. Ce fil’ABES a fait l’objet d’une relecture attentive de notre service juridique !
Lors de la commission d’appel d’offres du 18 juin dernier, il a été décidé de ne retenir pour le dialogue compétitif que 5 candidats. Toujours pour des raisons de confidentialité liées à cette procédure, nous ne pouvons pas communiquer ici les noms des candidats retenus.
A ce stade du projet, il semble tout d’abord utile de rappeler… … les trois objectifs principaux du « Système de Gestion de Bibliothèque mutualisé – SGBm », à savoir :
… l’engagement des neuf établissements pilotes qui portent ce projet depuis son origine, à savoir :
… la composition de l’équipe projet :
… l’organisation du projet en différentes commissions et ateliers, reflétant l’ensemble des problématiques transversales liées tant aux ressources imprimées qu’aux ressources électroniques
Par ailleurs, six ateliers thématiques transversaux se sont réunis à plusieurs reprises pour conduire le projet et répartir les activités dans l’équipe : appel d’offres, fiche de site, modèle économique, planification, communication, marché. Précisons que le projet étant mené selon une approche Agile, de nouveaux ateliers pourront être créés en cas d’identification de nouveaux besoins. … le fait que 46 établissements sont signataires du groupement de commande.
Afin de faire émerger des offres qui conviennent à tous au regard des besoins exprimés, c’est la formule complexe du dialogue compétitif qui a été choisie. A l’issue de ce dialogue compétitif – qui se déroulera sur une année au cours de laquelle les fournisseurs retenus après une première sélection seront amenés à dialoguer lors d’auditions menées par chacune des commissions mentionnées ci-dessus, un contrat multi-attributaires sera défini. C’est ensuite au sein de cet accord-cadre que les établissements signataires pourront choisir d’entrer dans le groupement de commande lorsqu’ils le souhaiteront.
Après avoir recensé les fonctionnalités attendues pour la mise en œuvre du SGB et défini leur classement – prioritaire ou non, les commissions susnommées sont chargées de concevoir les « cas pratiques » qui seront soumis aux fournisseurs. Ainsi, au travers de 70 cas pratiques, déclinaison des fonctionnalités du futur SGBm dans une situation réelle, chaque prestataire retenu pourra exposer la manière dont son système va répondre aux besoins exprimés par le réseau.
Contacts : sgbm@abes.fr
Serge Genot prendra ses fonctions le 1er avril en tant que nouveau directeur du projet SGBm. Il s’agit pour lui d’un retour à l’ABES – où il a exercé les fonctions de directeur technique – après une période de disponibilité. Il fera bénéficier le projet SGBm de sa connaissance de l’ABES et d’une expertise enrichie par la diversité de ses expériences. Ingénieur de recherche en informatique, il a contribué entre 2009 et 2011 en tant que directeur général adjoint au développement du Consortium Cocktail. Il est actuellement responsable, dans le cadre d’un projet européen, du déploiement d’une suite logicielle pour les établissements de l’enseignement supérieur algérien.
Serge Genot succédera à ce poste à Pascal Pérotin, nommé directeur adjoint de l’ABES au 1er janvier 2015. Avec cette nomination, comme annoncé dans un précédent Fil Abes, la direction de l’ABES s’étoffe pour mieux prendre en charge les deux projets majeurs qu’elle mène pour la communauté des bibliothèques et plus largement pour l’ESR. En tant que directeur adjoint, Pascal Pérotin sera le garant de la bonne coordination entre les projets SGBm et Sudoc 2. Pour sa part, afin de répondre à un besoin manifesté de longue date et particulièrement nécessaire en ces phases de transition pour l’ABES et les réseaux, Martine Brunet, précédente directrice adjointe, prend en charge une mission d’évaluation centrée sur les services aux établissements.
L’avis d’appel public à concurrence pour le marché « Mise en œuvre d’un outil de gestion des bibliothèques en mode service » a été publié le 30 janvier 2015. Il est consultable sur le site web de l’ABES (rubrique « Marchés publics ») et sur le Bulletin Officiel des Annonces de Marchés Publics (avis n° 15-16107). Il a également été publié au Journal officiel de l’Union Européenne (JOUE, avis n° 2015/S024-040047).
Le mardi 4 décembre, pour la 3ème fois depuis la reprise du travail collaboratif fin septembre, l’équipe du projet SGBm se réunit au complet en visio-conférence entre l’Abes et l’Université Paris-Descartes. Ces réunions mensuelles ponctuent le travail préparatoire mené en vue du dialogue compétitif prévu à partir de mars 2015. En effet, afin d’élaborer les cas pratiques qui seront soumis aux fournisseurs et de contribuer efficacement aux activités de ce projet à multiples facettes, sept commissions et huit ateliers ont été constitués, chaque groupe travaillant à distance à l’aide d’outils collaboratifs. Le suivi de l’avancement et les choix à valider collectivement nécessitent des échanges en direct, objet de ces réunions mensuelles.Pascal Pérotin, actuel directeur de projet SGBm ayant été nommé directeur-adjoint de l’Abes, poste qu’il occupera à partir de janvier 2015, le recrutement d’un nouveau directeur de projet a été lancé hier sur le site de l’Abes. De fait, la structure en charge du projet SGBm s’étoffe : en effet, le profil du prochain directeur-adjoint de l’Abes évoluant vers une dimension plus stratégique, Pascal Pérotin aura notamment à suivre de près les deux projets majeurs portés par l’Abes, à savoir le SGBm et Sudoc2.
Cette décision intervient à un moment opportun : en effet, l’actuel directeur de projet a mené à bien la constitution du groupement de commandes et ce sont 50 établissements signataires (dont 9 sites pilotes), soit plus de la moitié des bibliothèques déployées dans le réseau Sudoc qui ont signé la convention constitutive.Voir la liste des établissements.
D’ici février, la préparation du dialogue compétitif, phase spécifique très formalisée, sera finalisée par l’équipe projet. Le nouveau directeur de projet pourra donc s’appuyer sur cet important travail préparatoire et entrer derechef dans la phase de dialogue compétitif avec les fournisseurs.
Autre information importante concernant la restructuration en cours : Stéphane Rey a accepté d’endosser la mission de préfiguration du projet Sudoc 2, laissant sa place à Valérie Silva à la tête du Département des Systèmes d’Information (DSI). Voir l’organigramme
Le 22 septembre, l’équipe projet SGBm – composée de l’équipe ABES et des chefs de projets des sites pilotes – se réunit à l’ABES pour une journée de travail qui inaugurera de facto une nouvelle étape du travail collectif, celle de la phase pilote.
Au cours de cette nouvelle phase, il s’agira principalement de préparer le dialogue compétitif et la conduite du projet dans toutes ses dimensions. On peut d’emblée affirmer que les processus opérationnels seront au premier plan des travaux du groupe projet afin d’accompagner au mieux les instances de pilotage du projet (comité de pilotage SGBm, CA et CS de l’ABES, COPIL du MESR) et les partenaires (associations professionnelles des DGS, des DSI, des bibliothèques, Amue, Cocktail).
Comme en témoigne l’atteinte d’une masse critique significative pour la constitution du groupement de commande -plus de 40 établissements / regroupements d’établissements seront à terme impliqués, l’engouement suscité auprès des sites est encourageant et prouve que le SGBm va participer, au niveau national, d’un écosystème (avec Bacon, le Hub et Sudoc2 entre autres) pertinent pour accompagner l’IST dans sa mutation en cours.
Bonne nouvelle ! A ce jour, plus d’une trentaine d’établissements ont manifesté leur intention d’adhésion au groupement de commandes pour le projet de système de gestion de bibliothèques mutualisé (SGBm). Le seuil communiqué lors des Journées ABES est donc atteint. En outre, le nombre – et la qualité – des sites pilotes engagés pour les étapes de la phase pilote est suffisant pour envisager celle-ci avec les garanties de représentativité et d’absorption de la charge de travail nécessaires.
Cependant, plusieurs établissements intéressés ayant fait part à l’ABES de leur impossibilité de tenir les délais, faute du temps nécessaire pour solliciter les instances de décision de leurs établissements, il a été décidé de reporter la date limite d’intention d’adhésion selon le calendrier suivant :
Jérôme Kalfon a fait état de ce glissement de calendrier lors d’une courte intervention donnée lors de l’Assemblée Générale de l’ADBU ce matin.