Depuis son ouverture lors des Journées de l’Abes en mai 2015, la base de connaissance nationale BACON s’est considérablement étoffée : elle expose désormais plus de 1 100 fichiers KBart régulièrement mis à jour, à un rythme d’accroissement annuel d’environ 10%.
Combler le manque de signalement des ressources scientifiques francophones
Initialement destinée à améliorer le signalement des bouquets de ressources numériques francophones dans les outils documentaires de l’ESR, la base de connaissance BACON ne s’est pas limitée à capter et diffuser les métadonnées des éditeurs francophones. Dès son lancement, le parti pris a été de signaler l’ensemble des collections électroniques intéressant les bibliothèques de l’ESR (collections en libre accès, bouquets disponibles sur abonnements ou masterlists des éditeurs).
En Suisse , les professionnels francophones, qui produisent depuis quelques années leurs notices bibliographiques dans 3 systèmes informatiques distincts, ont fait un choix politique fort : utiliser un fichier d’autorité commun, à savoir IdRef.
Ainsi, depuis le 2 octobre 2022, le réseau Renouvaud, de même que les deux autres réseaux suisses de catalogage francophone RERO+ et SLSP, produit ses données de référence dans IdRef sous la coordination de RERO+, chef d’orchestre qui met en musique ces 3 réseaux de catalogage partagé pour les autorités. Sous la houlette de la Bibliothèque cantonale et universitaire de Lausanne, Renouvaud, le réseau vaudois des bibliothèques regroupe 144 bibliothèques et donne accès à plusieurs millions de documents physiques et numériques, qu’il s’agisse de collections universitaires ou de celles des bibliothèques communales et scolaires.
En 2012, pour répondre aux demandes des membres des réseaux exprimées lors d’une enquête de satisfaction et via l’AURA (l’Association des Utilisateurs des Réseaux de l’Abes, dissoute depuis et remplacée par la commission SSI – Signalement et Systèmes d’Information – de l’ADBU), le pôle Formation créait les « J.e-cours ».
Il s’agissait alors d’améliorer et consolider la diffusion des consignes de travail auprès des utilisateurs, de proposer à ceux ayant déjà suivi une formation initiale des contenus de formation plus ciblés et d’intégrer ce temps de formation dans les habitudes de travail des utilisateurs, dans le cadre d’un rendez-vous court, en ligne et régulier.
C’est le jeudi qui fut choisi pour proposer, à un rythme bimensuel, ces cours en ligne, d’une durée de 45 minutes : l’appellation « J.e-cours » paraissait toute trouvée.
L’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat a été mis à jour par l’arrêté du 26 août 2022.
Ce billet fait le point sur les modifications concernant le dépôt national des thèses.
il est reprécisé que l’impression des exemplaires de la thèse à destination des membres du jury et du doctorant est à la charge de l’établissement ,ce qui était déjà le cas auparavant, mais la formulation n’était pas aussi claire.
la mention de la recommandation TEF, jugée trop précise, a été supprimée et remplacée par la mention des « règles de signalement définies par l’Abes » : cela ne change rien à la situation actuelle, puisque l’Abes base les règles de signalement des thèses sur la recommandation TEF. Cette dernière reste donc en vigueur.
il est clairement indiqué que, si le jury demande des corrections au doctorant, «La délivrance du diplôme de doctorat est conditionnée au dépôt de la thèse corrigée.». Dans le cas d’une demande de correction émise par le jury, le dépôt d’un second fichier de thèse est donc obligatoire : le diplôme ne peut être délivré si le docteur n’a pas déposé un nouveau fichier corrigé de sa thèse. C’était déjà le cas mais la nouvelle formulation fournit aux établissements un levier pour contraindre les docteurs à déposer le fichier corrigé de leur thèse.
il est précisé que le signalement des thèses de doctorat soutenues est obligatoire sur theses.fr.
une formulation a été revue au paragraphe 5, mais ne change rien à la situation actuelle.
L’Abes invite les établissements habilités à délivrer le diplôme national de doctorat à mettre à jour les documents administratifs qui citent l’arrêté du 25 mai 2016, afin de préciser que celui-ci, toujours valable, a été mis à jour par l’arrêté du 26 août 2022. Normalement, les mises à jour de l’arrêté du 26 août 2022 devraient être intégrées à l’arrêté du 25 mai 2016.
Pour sa part, l’Abes a mis à jour son site web ainsi que les manuels à destination des professionnels du réseau Thèses.
Le service Accompagnement des Réseaux de l’Abes a le plaisir d’informer les membres des réseaux documentaires de l’ouverture des inscriptions aux formations 2022-2023.
Catalogueurs Sudoc et Calames
Les sessions de formation « Catalogueur d’un établissement Sudoc » et « Catalogueur d’un établissement Calames » sont assurées respectivement par l’équipe des formateurs-relais Sudoc et Calames.
Formations délocalisées : pour les établissements dans lesquels un grand nombre d’agents doit être formé dans l’année, une formation sur site est possible. Dans ce cas, le formateur se déplace, ses frais de mission et sa rémunération étant intégralement pris en charge par l’Abes.
Attention : des conditions d’éligibilité ont été fixées – voir les modalités.
Pré-requis : dans tous les cas, précisons qu‘il ne s’agit pas d’une formation au catalogage mais bien à l’utilisation des interfaces professionnelles de production dans le respect des consignes et règles de catalogage. Il est donc indispensable pour les agents en formation de connaître les fondamentaux : EAD pour Calames ; format UNIMARC, indexation RAMEAU, normes ISBD vers RDA-FR pour le Sudoc.
En cas de doute, prendre conseil auprès des correspondants et/ou se former dans le CRFCB de sa région – consulter la plateforme des formations des CRFCB.
Nouveaux correspondants
Pour leur part, les sessions de formation à destination des nouveaux correspondants sont assurées par les formateurs de l’Abes :
L’organisation des sessions J.e-cours sera annoncée via le site de l’Abes et les listes de diffusion, en fonction de l’actualité et des évolutions des pratiques. Chaque session est enregistrée et mise à disposition de tous, en libre accès, sur la plateforme Callisto-formation.
Pivot entre les établissements et les fournisseurs d’accès (éditeurs ou Inist-CNRS pour les plateformes ISTEX ou PANIST), l’application Licences nationales permet à tout établissement bénéficiaire de déclarer ses adresses IP. Une fois vérifiées par l’Abes, celles-ci sont transmises tous les mois aux fournisseurs d’accès. Actuellement, l’application comprend 379 établissements et des milliers d’adresses IP rattachées.
Le circuit semble simple, mais c’est sans compter sur l’absence de normalisation des noms des établissements à mission d’enseignement supérieur ou de recherche et sur l’évolution permanente des institutions elles-mêmes – fusions, nouvelles formes de regroupements, scissions…
Consolider les données …
Compte tenu de ses missions nationales en termes de gestion des métadonnées, incluant la description des établissements eux-mêmes, l’Abes a souhaité consolider à la fois l’identification des établissements et le suivi de leur vie. Deux choix techniques ont permis de répondre à ces objectifs :
désormais, chaque établissement est identifié par son SIREN, identifiant unique et pérenne, et, dans le processus de création des nouveaux comptes, l’API SIRENE de l’Insee est intégrée à l’application ;
une fonctionnalité d’historique des établissements qui feront l’objet de fusions ou scissions, grâce à une technologie basée sur les événements, permettra à partir de maintenant d’identifier les différents avatars d’un établissement, dans le but d’éviter les ruptures d’accès en cas de changement de périmètre.
…et proposer de nouveaux services
Plusieurs nouvelles fonctionnalités permettent également de répondre à d’autres besoins exprimés ou constatés : meilleur suivi des étapes de déclaration des adresses IP par les établissements, intégration d’éléments de gestion de workflows, export facilité des informations, accès à un tableau de bord clair et riche en informations…
Par ailleurs, l’application permet désormais de déclarer, de manière harmonisée, des adresses IPv6, amenées à terme à remplacer les adresses IPv4 utilisées actuellement.
La nouvelle application et la documentation associée ont bénéficié des échanges et tests UX menés avec des collègues de plusieurs établissements (Bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne, SCD de l’Université de Montpellier, SCD de l’Université Paul Valéry, SCD de l’Université de Rennes 1). L’équipe Licences nationales souhaite leur adresser à nouveau ses plus vifs remerciements pour leur apport très riche et toujours pertinent.
Une journée dédiée à tous ceux qui s’intéressent aux données d’autorité
Cette Journée d’étude en ligne a suscité un vif intérêt au sein du réseau Sudoc, puisque 210 inscriptions ont été enregistrées. Destinée avant tout aux Correspondants Autorités – qui ont répondu largement présents (36 % du public connecté), elle s’adressait également à tout professionnel de bibliothèque sensible aux enjeux des données d’autorité :
les catalogueurs et Correspondants Catalogage (respectivement 8,8 % et 17,7 % du public), qui savent qu’avec l’application du modèle IFLA LRM, d’ici quelques années, le catalogage deviendra un catalogage par entités, et que parmi elles, les entités « Œuvres » auront un rôle crucial
les Coordinateurs Sudoc (18,9% du public), qui savent que les alignements de données sont de plus en plus courants entre les différents environnements documentaires utiles à leurs établissements (Sudoc, portail HAL, service Editions de l’établissement…)
les personnels impliqués dans le signalement, sans avoir une fonction « Abes » (18,3 % du public) : qu’il s’agisse de correspondants HAL, membres d’un service d’appui à la recherche, administrateurs de portail ou de SGB, chacun a conscience que la collaboration avec les Correspondants Autorités est souhaitable
Le circuit de synchronisation entre le Sudoc et la solution de SGB Alma d’Ex Libris est le fruit d’une longue et fructueuse collaboration avec les équipes des universités de Bordeaux et de Toulouse, premiers établissements à avoir intégré ce nouveau circuit au début du mois de mai. Bien que le recul ne soit pas encore important, on peut d’ores et déjà se réjouir du travail accompli : au 31 mai, environ 60 000 notices ont été localisées pour ces deux établissements, preuve que ce nouveau circuit tient ses promesses.
Ce circuit de synchronisation répond à plusieurs enjeux et attentes des établissements Sudoc, comme notamment l’optimisation du signalement des exemplaires, l’enrichissement et la qualité des données exposées. En créant un véritable cercle vertueux pour la production et l’exposition des données, cette solution technique efficace et rationnelle est destinée principalement aux gestionnaires de la documentation électronique du réseau Sudoc.
Si le premier périmètre de production a été établi en collaboration avec les établissements ayant opté pour la suite Alma – Exlibris dans le cadre du projet SGBm, précisons que le circuit de synchronisation a vocation à s’élargir à tout établissement intéressé, quel que soit son Système de Gestion de Bibliothèques.
Le workflow en bref
Conçu pour une plus grande valorisation des données, ce workflow de synchronisation s’applique à chacune des étapes du circuit des données : de la création des inventaires dans Alma au moissonnage par le Sudoc, de l’exemplarisation automatique à la gestion des erreurs de validation et à la communication des mises à jour dans le cadre des transferts réguliers.
Le futur proche
Dés septembre, de nouveaux établissements pourront intégrer le circuit. Ces intégrations seront réalisées par déploiements successifs, selon un calendrier ajusté en collaboration avec les établissements et les équipes de l’Abes. Un accompagnement fonctionnel et technique sera bien entendu proposé aux établissements intéressés.
Organisée le mardi 24 mai 2022, la Journée d’étude « Les autorités étoilées » consacrée aux actions d’enrichissement pour la qualité des données d’autorité a remporté un franc succès avec 180 inscrits ayant participé aux échanges.Cette Journée d’étude en ligne visait plusieurs objectifs :
partage de méthodes de travail pour améliorer la qualité des données
retours d’expérience sur quelques réalisations menées par des Correspondants Autorités
échanges autour de collaborations possibles avec les autres acteurs du signalement
Les enregistrements des présentations sont en ligne et consultables à partir du site de l’Abes :
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Initialement destinée à améliorer le signalement des bouquets de ressources numériques francophones dans les outils documentaires de l’ESR, la base de connaissance BACON ne s’est pas limitée à capter et diffuser les métadonnées des éditeurs francophones. Dès son lancement, le parti pris a été de signaler l’ensemble des collections électroniques intéressant les bibliothèques de l’ESR (collections en libre accès, bouquets disponibles sur abonnements ou masterlists des éditeurs).
En Suisse , les professionnels francophones, qui produisent depuis quelques années leurs notices bibliographiques dans 3 systèmes informatiques distincts, ont fait un choix politique fort : utiliser un fichier d’autorité commun, à savoir IdRef.
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