L’arrêté du 25 mai 2016 fixant le cadre national de la formation et les modalités conduisant à la délivrance du diplôme national de doctorat a été mis à jour par l’arrêté du 26 août 2022.
Ce billet fait le point sur les modifications concernant le dépôt national des thèses.
il est reprécisé que l’impression des exemplaires de la thèse à destination des membres du jury et du doctorant est à la charge de l’établissement ,ce qui était déjà le cas auparavant, mais la formulation n’était pas aussi claire.
la mention de la recommandation TEF, jugée trop précise, a été supprimée et remplacée par la mention des « règles de signalement définies par l’Abes » : cela ne change rien à la situation actuelle, puisque l’Abes base les règles de signalement des thèses sur la recommandation TEF. Cette dernière reste donc en vigueur.
il est clairement indiqué que, si le jury demande des corrections au doctorant, «La délivrance du diplôme de doctorat est conditionnée au dépôt de la thèse corrigée.». Dans le cas d’une demande de correction émise par le jury, le dépôt d’un second fichier de thèse est donc obligatoire : le diplôme ne peut être délivré si le docteur n’a pas déposé un nouveau fichier corrigé de sa thèse. C’était déjà le cas mais la nouvelle formulation fournit aux établissements un levier pour contraindre les docteurs à déposer le fichier corrigé de leur thèse.
il est précisé que le signalement des thèses de doctorat soutenues est obligatoire sur theses.fr.
une formulation a été revue au paragraphe 5, mais ne change rien à la situation actuelle.
L’Abes invite les établissements habilités à délivrer le diplôme national de doctorat à mettre à jour les documents administratifs qui citent l’arrêté du 25 mai 2016, afin de préciser que celui-ci, toujours valable, a été mis à jour par l’arrêté du 26 août 2022. Normalement, les mises à jour de l’arrêté du 26 août 2022 devraient être intégrées à l’arrêté du 25 mai 2016.
Pour sa part, l’Abes a mis à jour son site web ainsi que les manuels à destination des professionnels du réseau Thèses.
Le service Accompagnement des Réseaux de l’Abes a le plaisir d’informer les membres des réseaux documentaires de l’ouverture des inscriptions aux formations 2022-2023.
Catalogueurs Sudoc et Calames
Les sessions de formation « Catalogueur d’un établissement Sudoc » et « Catalogueur d’un établissement Calames » sont assurées respectivement par l’équipe des formateurs-relais Sudoc et Calames.
Formations délocalisées : pour les établissements dans lesquels un grand nombre d’agents doit être formé dans l’année, une formation sur site est possible. Dans ce cas, le formateur se déplace, ses frais de mission et sa rémunération étant intégralement pris en charge par l’Abes.
Attention : des conditions d’éligibilité ont été fixées – voir les modalités.
Pré-requis : dans tous les cas, précisons qu‘il ne s’agit pas d’une formation au catalogage mais bien à l’utilisation des interfaces professionnelles de production dans le respect des consignes et règles de catalogage. Il est donc indispensable pour les agents en formation de connaître les fondamentaux : EAD pour Calames ; format UNIMARC, indexation RAMEAU, normes ISBD vers RDA-FR pour le Sudoc.
En cas de doute, prendre conseil auprès des correspondants et/ou se former dans le CRFCB de sa région – consulter la plateforme des formations des CRFCB.
Nouveaux correspondants
Pour leur part, les sessions de formation à destination des nouveaux correspondants sont assurées par les formateurs de l’Abes :
L’organisation des sessions J.e-cours sera annoncée via le site de l’Abes et les listes de diffusion, en fonction de l’actualité et des évolutions des pratiques. Chaque session est enregistrée et mise à disposition de tous, en libre accès, sur la plateforme Callisto-formation.
Pivot entre les établissements et les fournisseurs d’accès (éditeurs ou Inist-CNRS pour les plateformes ISTEX ou PANIST), l’application Licences nationales permet à tout établissement bénéficiaire de déclarer ses adresses IP. Une fois vérifiées par l’Abes, celles-ci sont transmises tous les mois aux fournisseurs d’accès. Actuellement, l’application comprend 379 établissements et des milliers d’adresses IP rattachées.
Le circuit semble simple, mais c’est sans compter sur l’absence de normalisation des noms des établissements à mission d’enseignement supérieur ou de recherche et sur l’évolution permanente des institutions elles-mêmes – fusions, nouvelles formes de regroupements, scissions…
Consolider les données …
Compte tenu de ses missions nationales en termes de gestion des métadonnées, incluant la description des établissements eux-mêmes, l’Abes a souhaité consolider à la fois l’identification des établissements et le suivi de leur vie. Deux choix techniques ont permis de répondre à ces objectifs :
désormais, chaque établissement est identifié par son SIREN, identifiant unique et pérenne, et, dans le processus de création des nouveaux comptes, l’API SIRENE de l’Insee est intégrée à l’application ;
une fonctionnalité d’historique des établissements qui feront l’objet de fusions ou scissions, grâce à une technologie basée sur les événements, permettra à partir de maintenant d’identifier les différents avatars d’un établissement, dans le but d’éviter les ruptures d’accès en cas de changement de périmètre.
…et proposer de nouveaux services
Plusieurs nouvelles fonctionnalités permettent également de répondre à d’autres besoins exprimés ou constatés : meilleur suivi des étapes de déclaration des adresses IP par les établissements, intégration d’éléments de gestion de workflows, export facilité des informations, accès à un tableau de bord clair et riche en informations…
Par ailleurs, l’application permet désormais de déclarer, de manière harmonisée, des adresses IPv6, amenées à terme à remplacer les adresses IPv4 utilisées actuellement.
La nouvelle application et la documentation associée ont bénéficié des échanges et tests UX menés avec des collègues de plusieurs établissements (Bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne, SCD de l’Université de Montpellier, SCD de l’Université Paul Valéry, SCD de l’Université de Rennes 1). L’équipe Licences nationales souhaite leur adresser à nouveau ses plus vifs remerciements pour leur apport très riche et toujours pertinent.
Une journée dédiée à tous ceux qui s’intéressent aux données d’autorité
Cette Journée d’étude en ligne a suscité un vif intérêt au sein du réseau Sudoc, puisque 210 inscriptions ont été enregistrées. Destinée avant tout aux Correspondants Autorités – qui ont répondu largement présents (36 % du public connecté), elle s’adressait également à tout professionnel de bibliothèque sensible aux enjeux des données d’autorité :
les catalogueurs et Correspondants Catalogage (respectivement 8,8 % et 17,7 % du public), qui savent qu’avec l’application du modèle IFLA LRM, d’ici quelques années, le catalogage deviendra un catalogage par entités, et que parmi elles, les entités « Œuvres » auront un rôle crucial
les Coordinateurs Sudoc (18,9% du public), qui savent que les alignements de données sont de plus en plus courants entre les différents environnements documentaires utiles à leurs établissements (Sudoc, portail HAL, service Editions de l’établissement…)
les personnels impliqués dans le signalement, sans avoir une fonction « Abes » (18,3 % du public) : qu’il s’agisse de correspondants HAL, membres d’un service d’appui à la recherche, administrateurs de portail ou de SGB, chacun a conscience que la collaboration avec les Correspondants Autorités est souhaitable
Le circuit de synchronisation entre le Sudoc et la solution de SGB Alma d’Ex Libris est le fruit d’une longue et fructueuse collaboration avec les équipes des universités de Bordeaux et de Toulouse, premiers établissements à avoir intégré ce nouveau circuit au début du mois de mai. Bien que le recul ne soit pas encore important, on peut d’ores et déjà se réjouir du travail accompli : au 31 mai, environ 60 000 notices ont été localisées pour ces deux établissements, preuve que ce nouveau circuit tient ses promesses.
Ce circuit de synchronisation répond à plusieurs enjeux et attentes des établissements Sudoc, comme notamment l’optimisation du signalement des exemplaires, l’enrichissement et la qualité des données exposées. En créant un véritable cercle vertueux pour la production et l’exposition des données, cette solution technique efficace et rationnelle est destinée principalement aux gestionnaires de la documentation électronique du réseau Sudoc.
Si le premier périmètre de production a été établi en collaboration avec les établissements ayant opté pour la suite Alma – Exlibris dans le cadre du projet SGBm, précisons que le circuit de synchronisation a vocation à s’élargir à tout établissement intéressé, quel que soit son Système de Gestion de Bibliothèques.
Le workflow en bref
Conçu pour une plus grande valorisation des données, ce workflow de synchronisation s’applique à chacune des étapes du circuit des données : de la création des inventaires dans Alma au moissonnage par le Sudoc, de l’exemplarisation automatique à la gestion des erreurs de validation et à la communication des mises à jour dans le cadre des transferts réguliers.
Le futur proche
Dés septembre, de nouveaux établissements pourront intégrer le circuit. Ces intégrations seront réalisées par déploiements successifs, selon un calendrier ajusté en collaboration avec les établissements et les équipes de l’Abes. Un accompagnement fonctionnel et technique sera bien entendu proposé aux établissements intéressés.
Organisée le mardi 24 mai 2022, la Journée d’étude « Les autorités étoilées » consacrée aux actions d’enrichissement pour la qualité des données d’autorité a remporté un franc succès avec 180 inscrits ayant participé aux échanges.Cette Journée d’étude en ligne visait plusieurs objectifs :
partage de méthodes de travail pour améliorer la qualité des données
retours d’expérience sur quelques réalisations menées par des Correspondants Autorités
échanges autour de collaborations possibles avec les autres acteurs du signalement
Les enregistrements des présentations sont en ligne et consultables à partir du site de l’Abes :
L’Abes a le plaisir de dévoiler ce jour le programme des Journées Abes 2022 programmées les 21 et 22 juin au Corum, Palais des Congrés de Montpellier et d’annoncer l’ouverture des inscriptions (pour la première fois via la plateforme Sciencesconf) : http://jabes.sciencesconf.org
Au programme
Sujet crucial en temps de science ouverte, la question de la réutilisation des données sera au cœur des échanges de la première journée. Produites par et pour les réseaux documentaires de l’ESR, les données de l’Abes, ouvertes et disponibles sous licence ouverte, sont largement réutilisées dans de nombreux environnements numériques. Comment optimiser l’exposition de ces données, gage de leur qualité selon les critères FAIR ? Comment, grâce à SciencePlus ou Bacon, accroître leur visibilité sur le web de données ou leur utilisation par les outils de découverte ? Quel rôle pivot jouent les données d’autorité et les identifiants IdRef dans le cadre de différents appels à projets et infrastructures de recherche ? Autant de sujets complexes qui feront l’objet de sessions plénières, d’une table ronde mais également de la conférence inaugurale, donnée par Nicolas Vigneron, spécialiste international de Wikidata, actuellement en résidence au SCD de l’université Clermont Auvergne.
Nouveau format expérimenté cette année, les Journées Abes 2022 intègrent la traditionnelle « Journée annuelle des Centres du Réseau Sudoc PS (JCR) » afin de mettre en lumière, lors de la seconde journée, les problématiques spécifiques liées au signalement des ressources continues.
Le mercredi après-midi, chacun pourra embarquer pour la session parallèle de son choix : 3 ateliers (destinés en priorité aux responsables CR du Sudoc PS) ; un point d’étape sur l’impact de la transition bibliographique sur le signalement des ressources continues ; un tour d’horizon de collaborations inspirantes entre services de Documentation et services d’Archives ; pour les amateurs de codes et astuces informatiques, une session en mode Hackathon qui abordera les territoires des scripts WinIBW et des requêtes croisées entre data.idref et Wikidata.
Les rendez-vous du salon professionnel Parrainages
Les Journées 2022 sont parrainées par 18 organismes (éditeurs scientifique, prestataires et éditeurs SGB, opérateurs de l’IST) que l’Abes remercie pour leur fidèle soutien. Chacun est invité à les rencontrer pendant le salon professionnel programmé le 21 juin de 17h30 à 19h.
Pack Diamant : OCLC et Gale Cengage, qui interviendront lors de 2 sessions plénières le 21 juin
Pack Or : BibLibre, Cairn, De Gruyter, Ebsco, EDP Sciences, Ex Libris, IOP Publishing, Progilone/Tech Advantage, Proquest, Springer, Wiley
Pack Cristal : American Chemical Society (ACS), Chemical Abstract Service (CAS), LexisNexis BIS
Participation institutionnelle : INIST-CNRS, association KohaLa
Enfin, chacun sera invité à sélectionner son poster préféré parmi la dizaine de posters proposés, illustration de la richesse et de la dynamique des projets des établissements documentaires de l’ESR.
Malgré les perturbations engendrées par les restrictions sanitaires des deux dernières années universitaires, l’Abes a maintenu son activité de formation, soit en réduisant la jauge des participants pour les formations en présentiel, soit en transformant certaines sessions en formation en ligne. Depuis octobre 2021, les sessions en présentiel ont repris, cette année universitaire ayant permis de retrouver un nombre de collègues formés assez similaire à ceux d’avant la pandémie.
La formation initiale des Correspondants
6 sessions en présentiel ont permis de former 41 nouveaux Correspondants des réseaux Sudoc (22) et STAR (19).
4 sessions à distance ont permis de former 67 nouveaux Correspondants des réseaux STEP (41) et Peb (26)
Depuis janvier 2022, le nouveau modèle de relation contractuelle entre l’Abes et les établissements des réseaux intègre un programme de coopération qui vise à soutenir financièrement les initiatives des établissements dans les domaines de la production, la qualité et le partage des données, du signalement des documents et du développement d’outils et de services partagés.
A partir de l’automne 2022, un dispositif de collecte et de sélection des projets sera mis en place sous forme de campagne annuelle. Afin de s’assurer de sa pertinence et d’en affiner les contours, l’Abes souhaite recueillir les idées et besoins de ses adhérents sur les actions qui pourraient bénéficier du programme de coopération. A cette fin, une enquête « flash » vient d’être lancée auprès des directions des établissements documentaires membres des réseaux Abes pour leur permettre de s’exprimer sur leurs besoins, actuels ou futurs, dans les domaines couverts par ce programme ambitieux.
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