Fluidifier le circuit
Depuis le chargement des données de feu le Fichier central des thèses fin septembre 2011, theses.fr recense en moyenne plus de 80 000 visiteurs uniques par mois qui consultent plus de 400 000 pages. L’ABES reçoit  quotidiennement des demandes de correction de données émanant la plupart du temps de doctorants désireux de signaler l’aboutissement de leur projet de thèse mais aussi d’utilisateurs lambda confrontés par exemple à des problèmes de téléchargement du texte intégral. Étant donné que theses.fr n’est qu’une vitrine pour des données saisies via deux applications professionnelles (STEP et STAR), l’ABES renvoie vers le correspondant de l’établissement de soutenance (selon le cas, correspondant STAR ou correspondant STEP) pour qu’il procède aux vérifications et, éventuellement, aux corrections Nous avons souhaité fluidifier ce circuit pour réduire le délai de traitement des demandes.
Depuis début avril 2012, toutes les pages décrivant des thèses en préparation ou des thèses soutenues sont dotées d’un bouton « signaler une erreur » qui permet à un utilisateur de theses.fr d’entrer en contact avec l’établissement de soutenance. Ainsi, l’erreur est signalée directement à la personne qui peut la corriger ou qui sait qui dans l’établissement peut la corriger. Un cercle vertueux se met en place.
Un cercle vertueux
Supposons qu’un doctorant constate une anomalie dans le titre d’une thèse en préparation. En cliquant sur « signaler une erreur », il accède à un formulaire qui permet de décrire le problème rencontré et de générer un mail à l’établissement de soutenance. Le correspondant STEP  reçoit ce mail qui contient la description de l’erreur mais aussi les coordonnées renseignées dans le formulaire. Dans le système local de gestion des thèses, le correspondant peut procéder aux vérifications et éventuellement corriger l’erreur. Il dispose du mail du doctorant pour le prévenir que la page de la thèse en préparation a été mise à jour. Bien évidemment, si le correspondant estime que le traitement de l’erreur n’est pas de son ressort, il peut faire appel à l’ABES qui prendra le relais.
Un feedback expérimental
Ce formulaire de rétroaction sur les données ou « feedback » n’est pas accessible sur toutes les pages de theses.fr : il ne concerne que les données qui ont une source unique identifiable avec certitude (plus de détails sur Punktokomo), à savoir les pages descriptives des thèses en préparation et des thèses soutenues, pour lesquelles le catalogage se fait dans STEP ou dans STAR par les personnels de l’établissement de soutenance. Les pages de personnes ou d’organismes de theses.fr sont la consolidation de données issues de plusieurs thèses : par exemple, cette page de personne ou cette page d’organisme est générée grâce à la saisie de plusieurs établissements. Le bouton « signaler une erreur » de ces pages renvoie vers le guichet d’assistance ABESstp et l’ABES se charge du traitement de la demande et d’une éventuelle redirection vers qui de droit.